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Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, abreviados habitualmente por OCR (por Optical character recognition) son un clásico del software genérico pero no todo el mundo los conoce ni los aprovecha como merecen.

Convertir un documento en papel en un fichero Word o una hoja Excel, editable, es decir, que nos permite corregir el texto y copiar frases o párrafos, es muy útil en muchos casos. En la práctica no se utilizan con la frecuencia que cabría esperar, en parte por desconocimiento, por el hecho de tener que pagar una cantidad extra por un programa más o menos exótico (para un usuario de a pie) y en buena parte porque somos poco tolerantes a los errores de las máquinas: si el resultado no es prácticamente perfecto, se desprecia la herramienta (esto mismo ocurre con los traductores automáticos, pero esa es otra historia y otro blog).

Pero, centrándonos en la gestión documental, el uso de los OCR sí que tiene un sitio muy claro en el que aprovechar sus ventajas: en el «indexado» de los documentos Seguir leyendo »

 

El próximo martes, 15 de diciembre, intervengo en esta jornada, organizada por Novotecnic y la Asociación Española de Editoriales de Publicaciones Periódicas.

Será a partir de las 09:30 en el hotel Cuzco, en Madrid.

Creo que la temática es muy interesante y los ponentes de un nivel muy alto (salvo el de gestión documental, del que no puedo decir mucho 😉

Puedes inscribirte y ver el programa en la página web de la jornada www.jornadadigital2009.com

En cuanto a mi intervención, explicaré brevemente las 5 patas de un proyecto completo de gestión documental y haré una demostración práctica a continuación.

Será una versión un poco más amplia del vídeo sobre los conceptos básicos de la gestión documental (añado las «patas» que faltan, OCR, copias de seguridad y destrucción certificada), y una demostración similar al vídeo de ArchivaTech.

Espero que si decides acercarte (o se lo comentas a algún amigo), no dejes de saludarme personalmente para conocernos «en persona».

Programa: Seguir leyendo »

Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das cuenta de tu error, demasiado tarde.

Hace un par de días comentaba con un amigo (esto se llama deformación profesional), cómo llevaban lo de las copias de seguridad. «No lo sé. Las hacía José Antonio y como se fué del trabajo, ya no las hace nadie, creo…» Estamos hablando de ¡más de 2 años! Si este puente les roban los ordenadores, el miércoles yo creo que alguno se va directamente a su casa. Y estas cosas pasan. Hay inundaciones Seguir leyendo »

Una experiencia muy positiva (por una vez).

No quiero que este blog sea de «informática general» ni mucho menos de «nuevas tecnologías», pero es una pregunta frecuente estas últimas semanas la compatibilidad de nuestro software con la última versión de Windows, las preguntas sobre el rendimiento, si es mejor que Vista (de eso no hay duda)… Así que me animo a contar mi experiencia cambiando mis tres ordenadores al nuevo sistema operativo. Creo que es una información valiosa para que otros tomen sus propias decisiones.

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No quería volver a tratar este tema tan pronto, pero es una anécdota de esta misma mañana y la quiero compartir por su interés.

Un amigo abogado se ha comprado un ordenador hace unos días. Realmente muy barato. En una conocida «mega-tienda» con vendedores «mega-tontos».

Es un ordenador «de marca» (los clónicos ya son historia), con Windows 7 original, 750 Mb de disco duro… un «maquinón», un monstruo.

Hasta aquí vamos bien. El problema surge Seguir leyendo »

Hace tiempo que quería hacer algunos comentarios sobre la arquitectura de una instalación de gestión documental. Es un tema interesante, relacionado con otros, como el “cloud computing”, los clientes Web, mantenimiento… es por esto que tengo previstas varias entradas sobre arquitectura, en un sentido amplio de la palabra.

Empezaré por un poco de historia, como siempre desde el punto de vista de usuario y de manera informal (ya estoy otra vez defendiéndome de ataques futuros a la falta de rigor de este blog ).

Antes de la aparición del PC, hacia 1982 si no me falla la memoria (me falló, es agosto de 1981) Seguir leyendo »

Estaba escribiendo una entrada sobre arquitectura pero he decidido volver a hablar del «cloud computing» para descargar un poco mi frustación.

Este blog está en «la nube». Esa nueva tecnología que va a revolucionar la forma de usar los ordenadores, que va a acabar con Microsoft y las aplicaciones «de escritorio». Y eso tiene algunas ventajas: ahora escribo desde mi casa, mañana desde la oficina y el otro día desde Expopyme, en un hotel de Pamplona. Además no me preocupo del disco duro en el que se guardan los textos, ni del antivirus, del mantenimiento…no me cuestan nada…

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¿Realmente funciona?

(No leas esta entrada sin haber leído antes la anterior)

Ahora vamos con las malas noticias: los sistemas de digitalización certificada no se están instalando al ritmo deseado (más bien al contrario). Y la culpa es el absurdo reglamento, una legislación que ha desarrollado tan mal la idea inicial, muy buena, que la ha arruinado. Como dirían los técnicos, no se recoge el “espíritu de la ley” que era (a mi modesto entender) facilitar la gestión de las facturas recibidas, agilizar su tratamiento, reducir las necesidades de archivo de papel y, en suma, mejorar la productividad de las empresas. Lo que han hecho, en la práctica, es poner tantas trabas al proceso de digitalización que más bien parecen que quieren frenarlo. Seguir leyendo »

Casos de éxito.

(no leas esta entrada sin leer antes la anterior)

Empecemos por el principio: escanear papeles más o menos formales, en este caso facturas recibidas, guardarlos de una forma segura y destruirlos a continuación es el sueño de todos los que nos dedicamos a la gestión documental. Y de muchos contables y administrativos que viven bajo un mar de papeles. Por no hablar de las empresas de un tamaño importante que necesitan, literalmente, almacenes para guardar estas montañas de papeles que, para más inri, tienen muy poco valor una vez “contabilizados” los datos.

Para conseguir este objetivo, el camino es bien conocido: Seguir leyendo »

Desde la primera vez que oí comentar, hace ya bastante tiempo, que las empresas podrían destruir sus facturas en papel y sustituirlas por una imagen escaneada del documento mi relación con la digitalización certificada se ha movido entre el amor y el odio, entre la alegría y la decepción, según pasaba el tiempo y comprobaba que los legisladores españoles no están a la altura y que la modernización de las empresas e Instituciones todavía tiene un largo camino por delante, a remolque de una legislación que no avanza a la velocidad deseable. Seguir leyendo »