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ArchivaTech - Programa de gestión documentalEvaluar un programa de gestión documental no es fácil. Hay una gran variedad. Cada uno con un aspecto visual distinto, con diferentes funcionalidades, con ventajas en algunos aspectos y desventajas en otros. Sin embargo, hay algunas características básicas que deben poseer todos. Al menos el que vayas a elegir para instalar en tu empresa.

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que “pase el corte”. Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea “conocida”), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo “potentes” me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación “cloud computing” no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el “exterior”. Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

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En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las “5 patas” son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto “integral” no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos “aparatos” (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos “procedimientos”.

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para “liberarnos” de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la “oficina sin papeles” o la “Administración Electrónica” hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la “experiencia” más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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