Evaluar un programa de gestión documental no es fácil. Hay una gran variedad. Cada uno con un aspecto visual distinto, con diferentes funcionalidades, con ventajas en algunos aspectos y desventajas en otros. Sin embargo, hay algunas características básicas que deben poseer todos. Al menos el que vayas a elegir para instalar en tu empresa.
En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que «pase el corte». Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.
Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea «conocida»), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo «potentes» me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.
Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación «cloud computing» no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el «exterior». Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 