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Posts Tagged ‘búsquedas de archivo’

Las 5 «patas» de un proyecto de gestión documental

Posted in Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , , , , on 16 septiembre 2009| 10 Comments »

Cuando una empresa o Administración afronta un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental lo más habitual es que tenga muy claro que va a escanear «papeles» para, entre otras cosas, liberar espacio físico. Sin embargo, un proyecto «completo» es mucho más que escanear. De hecho, puede tener hasta cinco módulos o partes claramente diferenciadas, si bien es verdad que una instalación que requiera todos estos módulos suele ser de gran volumen de documentos y, sobre todo, con una exigencia muy alta en la seguridad. (más…)

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¿Quién necesita un sistema de gestión documental? 2/5

Posted in didácticos, tagged , , , , on 14 julio 2009| Leave a Comment »

papelesEn general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

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