Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das cuenta de tu error, demasiado tarde.

Hace un par de días comentaba con un amigo (esto se llama deformación profesional), cómo llevaban lo de las copias de seguridad. «No lo sé. Las hacía José Antonio y como se fué del trabajo, ya no las hace nadie, creo…» Estamos hablando de ¡más de 2 años! Si este puente les roban los ordenadores, el miércoles yo creo que alguno se va directamente a su casa. Y estas cosas pasan. Hay inundaciones, incendios, virus, averías (esto lo que más)… es totalmente inexcusable no hacer copias de una forma regular, tanto de los datos «alfanuméricos» (clientes, contabilidad, facturas…) como de los documentos.

Es un tema muy conocido, pero creo que recordar algunas ideas viene bien.

– Hay que hacerlas regularmente. De nada vale una copia «cuando me acuerdo, una vez cada 3 meses, ó 6, ó el día de mi cumpleños. Regularmente significa todos los viernes, o el primer lunes de cada mes, o todos los días. Pero de una forma sistemática.

– Cada cierto tiempo hay que comprobar que la copia es correcta (se ha copiado todo) y no está corrompida (por ejemplo, porque llevo 4 años usando la misma cinta y está totalmente machacada). Por supuesto que la revisión debe ser mucho menos frecuente que el proceso de copiado, pero debe hacerse «de cuando en cuando» (el ritmo lo marca sobre todo el volumen de datos que se introducen) y desde luego si hay algún cambio en el sistema de copias, el servidor…

– La copia hay que guardarla en un lugar seguro y alejado (físicamente) del servidor. En caso de robo, goteras, incendio… hay que asegurar (razonablemente) que o el original o la copia queden a salvo.

– El sistema debe ser sencillo, ágil y rápido. Y, a ser posible, automático. El motivo principal por el que la gente no hace copias es porque es un proceso farragoso, manual, lento y pesado. Si se instala un sistema correctamente, nadie pondrá excusas para no utilizarlo.

Estas son ideas de carácter general, aunque muchas instalaciones no las contemplan (lo que, repito, es inexcusable). Vamos a ver algunos ejemplos prácticos.

Cómo instalar un sistema seguro.

1.- Diariamente se debe hacer una copia a un sistema externo al servidor, como un disco duro externo o a otro ordenador. Esto es muy sencillo, es automático y no cuesta prácticamente nada, por lo que nadie tiene excusa para no hacerlo. Se instala un proceso automático y a las 2 de la mañana, por ejemplo, se copian todos los datos.

2.- Una vez a la semana (o cada 2 días, o cada 2 semanas, según el volumen y la importancia de los datos) se hace una copia que se lleva fuera de la oficina (o se guarda en una caja fuerte por ejemplo). Se puede grabar en un disco externo el jueves por la noche (automáticamente) y cambiarlo la mañana del viernes por otro, alternándo entre 2 ó 3 discos externos que NO se guardan en el mismo lugar físico que el servidor (al menos todos a la vez).

3.- Hay otra opción mucho más «elegante»: contratar un sistema de copia remota. Por la noche (normalmente) se hace una copia de seguridad pero no se almacena en la oficina sino que se transmite (cifrada por supuesto) a un centro de datos de una empresa especializada. Lógicamente, la copia es «incremental», es decir, cada día se copian solo los «cambios» respecto al día anterior, para reducir el volumen de datos a enviar. Este sistema es muy seguro y permite «replicar» un servidor de datos ante situaciones de pérdida total, como ocurrió por ejemplo a un famoso despacho de abogados situado en el edificio Windsor. Al día siguiente del incendio (que destruyó completamente las oficinas, el archivo informático y, por supuesto, todos los documentos en papel) se instalaron en unas oficinas «de emergencia» y tenían acceso completo a todos sus datos. De otra forma, quizás habrían tenido que cerrar, literalmente. Hay muchas empresas que ofrecen este servicio por una cuota mensual muy razonable.

Una última anécdota más cercana, para recordar que «estas cosas pasan». Hace unos meses les robaron los ordenadores a un cliente. Nos llamó. Se acercó un técnico con un portátil (es una instalacion de 6 usuarios) y en 5 minutos les recuperamos los documentos de los últimos 5 años. Ese día la copia de seguridad vale su peso en oro, literalmente.