Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Casos de éxito.

(no leas esta entrada sin leer antes la anterior)

Empecemos por el principio: escanear papeles más o menos formales, en este caso facturas recibidas, guardarlos de una forma segura y destruirlos a continuación es el sueño de todos los que nos dedicamos a la gestión documental. Y de muchos contables y administrativos que viven bajo un mar de papeles. Por no hablar de las empresas de un tamaño importante que necesitan, literalmente, almacenes para guardar estas montañas de papeles que, para más inri, tienen muy poco valor una vez “contabilizados” los datos.

Para conseguir este objetivo, el camino es bien conocido:

1.- Instalar un programa homologado por la agencia tributaria, y un escáner.

2.- Cada cierto tiempo, o día a día, se escanean las facturas en papel recibidas de los proveedores, se introducen sus datos “básicos” en el programa y se firman digitalmente (tanto la imagen obtenida como los datos). Ambos se almacenan en el sistema de gestión documental “incluido” en el programa homologado.

3.- Ya se pueden destruir las facturas en papel.

4.- En caso de inspección fiscal el funcionario podrá acceder a cualquier factura a través del sistema, a partir de cualquiera de sus datos significativos.

Hay varios puntos “oscuros” que trataré en la entrada siguiente, pero lo importante es que podemos mejorar la eficacia del sistema, es decir, reducir el tiempo empleado en el proceso, con una “técnica” bien conocida: un OCR (optical character recognition, o reconocimiento óptico de caracteres). El “cuello de botella”, el paso más lento del proceso, es la introducción de los datos de cada factura (una exigencia inexplicable, como luego comentaré). Por este motivo es clave para el éxito de la implantación que el sistema automatice lo más posible este paso, lo que se puede conseguir con un buen OCR, a ser posible, zonal. Veámoslo con más detalle, porque los detalles importan, sobre todo cuando vamos a repetir un proceso miles de veces.

Mientras que el escaneado de una factura es un proceso sencillo y rápido y la gestión de una base de datos de miles de documentos es un problema resuelto, la introducción “manual” del número de factura, fecha, proveedor… es un proceso lento y laborioso. Un OCR zonal permite definir áreas del documento en las que “esperamos” encontrar determinados datos de forma que el programa asignará los valores “leídos” a los campos predefinidos. El problema es que tenemos que definir una plantilla para cada proveedor, por lo que el sistema es más “rentable” cuanto mayor es el número de facturas de un mismo tipo (proveedor) que tenemos. Y, por supuesto, la calidad del OCR, el nivel de acierto al “reconocer” los números y letras, es clave para que los datos que se rellenan automáticamente sean correctos y eviten un tratamiento manual.

Otro posible paso «conflictivo» de cara a agilizar el proceso completo es la firma digital, lo que resuelven los mejores programas permitiendo el firmado “por lotes”, por lo que el tiempo asociado a este paso se reduce enormemente.

Así que el “caso de éxito” ideal es:

Una empresa con un número elevado de facturas, del menor número de proveedores posible, con un programa de digitalización que incluya un OCR zonal (o con una tecnología similar) con un grado de acierto muy elevado y automatice la firma digital por lotes.

Si su empresa (o Administración) encaja en este perfil, enhorabuena, es candidata a instalar uno de estos programas y ahorrar mucho tiempo, y espacio, en el archivado de sus facturas de proveedores. Y estos casos se dan y están funcionando hoy, lo que sin duda es una gran noticia.

En la siguiente entrada comentaré porqué estos casos no se dan con la frecuencia deseable.