Esta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.
Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.
Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.
No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.
Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el «alcance», bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.
En el «mundo real» la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: «lo mejor es enemigo de lo bueno». Una más reciente: busca el «producto mínimamente viable», o «suficientemente bueno». En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.
Intentar eliminar «todos» los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones «académicas»: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.
Los dos últimos pasos de este proceso “tipo” de digitalización progresiva no los dan todas las empresas. Algunas, simplemente porque no tienen volumen suficiente de datos que lo justifiquen. Otras porque no son conscientes (aún) de las ventajas que proporcionan.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 