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Archive for the ‘Gestión de procesos’ Category

gestión documental yaEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar “todos” los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones “académicas”: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

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(Este post es continuación del anterior. Léelo antes, si no has hecho ya)

big dataLos dos últimos pasos de este proceso “tipo” de digitalización progresiva no los dan todas las empresas. Algunas, simplemente porque no tienen volumen suficiente de datos que lo justifiquen. Otras porque no son conscientes (aún) de las ventajas que proporcionan.

Pongámonos en el caso de una empresa de un cierto tamaño que sí tiene un volumen de información importante. Ya ha recorrido todo el proceso anterior (descrito en el post previo) pero se da cuenta de que necesita herramientas más potentes para gestionar mejor los datos que acumula en su trabajo diario. Podemos decir, en resumen, que su ERP “de toda la vida” se le ha quedado corto.

El siguiente paso sería realizar análisis de sus procesos de negocio, de sus bases de datos de pedidos, facturas, cobros… y también de la gestión del almacén, inventario, procesos de producción…

Es el momento de instalar un programa de “business analytics”, un software que consulta toda la información de la empresa, agrupa resultados relevantes, cruza datos de diferentes departamentos, busca patrones y, con todos estos datos genera informes y gráficos con información relevante para los gestores.

Este tipo de programa necesita una adaptación a las necesidades concretas de cada cliente para elegir los datos de entrada relevantes y el formato de los datos de salida, de los informes generados. Por este motivo, las versiones más recientes suelen incluir un interfaz muy sencillo para crear “cuadros de mando” (dashboards) a medida a partir de plantillas predefinidas y componentes visuales.

Con su ayuda, los administradores de una empresa puede conocer prácticamente en tiempo real información muy importante para una gestión eficaz. Por ejemplo: (más…)

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El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el “camino” que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la “oficina sin papeles” que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa “tipo”, en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra “empresa” para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

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caja negra

Como programador y como maniático del orden me gusta mucho el concepto de “caja negra” y lo uso con frecuencia. También me resulta muy apropiado al explicar a los clientes de nuestro software de gestión documental en qué consiste la gestión de procesos (o workflow), pero en muchas ocasiones noto que mi interlocutor no entiende lo que quiero decir.

La “culpa” es de la popularidad de las “cajas negras” de los aviones, los dispositivos que graban las conversaciones de los pilotos y los datos de los instrumentos de vuelo. Cada vez que se estrella un avión en cualquier lugar del mundo la aparición o no de sus cajas negras se convierten en el dato más relevante para los periodistas.

Y no, las cajas negras a las que me refiero al hablar de gestión de procesos no son las que llevan los aviones, que además son naranjas.

Creo que oí por primera vez esta expresión en una clase de electrónica. El concepto era en este contexto muy realista porque, efectivamente, en muchos dispositivos electrónicos existen físicamente cajas negras de plástico dentro de las que hay componentes electrónicos y tienen unos conectores para enchufar cables con una señal de entrada y otros para obtener una señal de salida. Esta es la imagen visual que tengo cuando oigo o utilizo la expresión “caja negra”. (más…)

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