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Posts Tagged ‘recuperación de documentos’

Seguridad: costeHay palabras que lo dicen todo, al menos para algunas personas. Solo tienes que utilizarla en el momento adecuado, y se acaba la discusión. No hay que argumentar más, no hay que comparar las diferentes alternativas. “Si es por la seguridad, no se hable más, lo haremos, sea lo que sea”.

Si es para poner un nuevo candado en la puerta, no es grave. Pero cuando las medidas de seguridad afectan de forma significativa a los usuarios (y cuando digo afectan me refiero a que les hacen perder tiempo continuamente) y cuestan un dinero que deja de estar disponible para otros fines, conviene ser un poco más racional y evaluar bien las ventajas e incovenientes de esas imprescindibles medidas de seguridad.

Cuando hago este ejercicio de evaluación de una opción siempre me acuerdo de la teoría de juegos. ¿Conoces el concepto de “juego justo”? (más…)

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papelesEn general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

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