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Archive for the ‘Digitalización’ Category

gestión documental yaEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar “todos” los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones “académicas”: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

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ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el “espacio”. Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda “full text”, la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal “Ernesto Baroja” que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal “José Gómez” puede que no sea tan sencillo. (más…)

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El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el “camino” que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la “oficina sin papeles” que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa “tipo”, en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra “empresa” para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

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escáner de alta productividadDesde hace un par de años recibo de media una consulta a la semana de personas interesadas en montar una empresa de digitalización de documentos para terceros (otras empresas o instituciones públicas). He escrito ya un par de veces sobre este tema y algunas de las dudas que genera y normalmente mi primer consejo es: “repasa el blog y encontrarás muchas respuestas”.

Hoy doy un pequeño paso más y reúno algunas de las preguntas más frecuentes sobre este asunto. Aunque sigo pensando que antes de embarcarse en un nuevo negocio hay que informarse a fondo, por lo que leer el blog completo sigue siendo mi primera recomendación.

Aquí van las “preguntas frecuentes” en un, más o menos, orden de importancia.

1.- ¿Es un negocio interesante? ¿Hay posibilidades de ganar dinero?

Sin duda la respuesta es . La digitalización de las empresas e instituciones públicas (en adelante diré solo “empresas” para abreviar) es un proceso imparable en todo el mundo. Cada vez más los documentos son electrónicos y los que están en papel resultan incómodos para las empresas por lo que existe la necesidad generalizada de digitalizarlos. Y el siguiente paso es “mirar para atrás” y digitalizar el archivo de la empresa. La oportunidad de negocio es evidente.

En algunos países, o regiones o ciudades, el proceso está bastante avanzado, sobre todo en las grandes empresas. En Madrid o Barcelona, por ejemplo, es difícil encontrar una empresa de un cierto tamaño que no haya completado ya gran parte del proceso de digitalización de sus documentos. Pero sigue siendo una asignatura pendiente en las PYMES y en la mayoría de las Administraciones Públicas. Los Juzgados en España, por ejemplo, lo necesitan urgentemente, aunque a nadie parece importarle. (más…)

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En un día como hoy (6 de enero) no me resisto a la oportunidad de publicar de nuevo el vídeo con el Secreto de los Reyes Magos para atender las cartas de millones de niños.

 

 

Espero que cunda su ejemplo.

 

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Solución de compromiso

Solución de compromiso

No sé si es porque me estoy haciendo mayor (que no viejo) pero lo cierto es que me gusta cada vez más el refranero español. A pesar de los avances tecnológicos, en cuanto al comportamiento humano, no hay nada nuevo bajo el sol. Y como “antes” los humanos no tenían que perder el tiempo consultando el correo y el WhatsApp continuamente, no se entretenían con Facebook o Twitter, no tenían videojuegos siempre a mano, además de no tener TV ni YouTube, pues antes, las personas dedicaban mucho más tiempo a pensar. Así que ya lo habían pensado todo. Incluso hay quien cree que la filosofía griega ya trató todos los temas posibles y poco hay posterior a ellos que merezca la pena.

Sin llegar a estos extremos, la verdad es que encuentro muy útiles muchos “consejos” que están recogidos en refranes, dichos, frases populares… y que se aplican perfectamente a la vida moderna y al uso de la tecnología.

Después de esta larga e innecesaria introducción para justificar el título de este post, vamos al grano, a hablar de un problema que se presenta cada día a todos los que digitalizamos documentos. (más…)

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Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: “depende”. No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

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