¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?
Cuando hablamos del «fin del papel» (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.
Incluso para documentos con valor «jurídico», como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia «física» en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos «formales», como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.
Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.
Otra cosa es el archivo «histórico» en papel. Aquí queda mucho camino por andar.
Antes de nada quisiera dejar claro que estoy pensando en los archivos de empresas con documentos administrativos, de gestión. Facturas, contratos, acuerdos, recibos, justificantes de pago… Documentos sin valor «histórico» alguno. En una entrada anterior algún archivero (o documentalista diríamos en España) criticaba duramente mi empeño en destruir un «archivo histórico». ¡No estoy pensando en el Archivo de Indias! Hablo de documentos que todos, todos, desearíamos ver destruidos, sin valor alguno, salvo el relativo a la gestión de la empresa.
Lo más curioso, y molesto, es que todos sabemos que la mayor parte de esos «papeles», quizás el 99% en muchos casos, jamás los necesitaremos. Los guardamos «por si acaso». Por si un juez nos lo reclama en un procedimiento judicial. Por si un proveedor «no recuerda» cuando le pagamos una factura. Por si surge la necesidad de acceder a un viejo documento en papel en el momento más inoportuno.
La digitalización resuelve la mayor parte de este 1% de los casos, pero no todos. Desgraciadamente un juez nos puede reclamar «el original» y no fiarse de la imagen digitalizada que le aportemos. ¿Por qué? ¿Por qué esa desconfianza en el archivo digital y esa injustificada confianza en el papel?
Porque todos estaremos de acuerdo en que falsificar un papel no es tan difícil. Cualquier estafador más o menos habilidoso puede copiar nuestra firma con unos minutos de práctica. Los sellos de caucho, que tan formales nos parecen, se pueden encargar en cualquier imprenta. ¡Y no nos van a pedir la escritura de constitución de la sociedad para hacerlo!
Pero debo reconocer que falsificar un documento electrónico, como un contrato en Word, PDF o una imagen digital, es aún más sencillo. Lo hace cualquier niño de 15 años. ¡Y no deja rastro! No hay raspaduras, ni cambia el tipo de letra, ni el color del bolígrafo. Entiendo, pues, el miedo de los jueces a que les den un documento manipulado que no se corresponda al original, al contrato que firmaron las partes en un acuerdo.
Sin embargo, la solución para proteger la INTEGRIDAD de los documentos digitales es muy sencilla. Todos la conocemos: La firma electrónica, por supuesto. Y no es nueva. Desde hace más de 10 años se utiliza fácilmente y, lo que es más importante, está recogida en la mayoría de las legislaciones nacionales como sistema para asegurar el contenido de los documentos digitales. En España desde 1.997. En Colombia, por ejemplo, desde 1.999.
¿Por qué, entonces, no se aplica a la destrucción de los archivos en papel?
El problema es que el proceso de digitalización del archivo en papel y conservación del archivo digital resultante tiene un punto débil. Un eslabón de la cadena que hace que todo el sistema sea débil: la digitalización. La creación de una copia digital, de una foto a fin de cuentas, a partir del original en papel. Una vez que el documento ya es digital, la firma electrónica me asegura su integridad futura, como lo hace con los nuevos documentos que creamos directamente en formato digital. Pero, ¿quién asegura que la imagen creada por el escáner es fiel, es igual al original en papel?
Este es el talón de aquiles de la digitalización de los archivos. Porque si la imagen no es correcta, todo lo demás ya no sirve para nada. ¿Qué ocurre si el papel se dobla, o sale tan oscuro (o claro) que no se lee bien, o se tuerce y se distorsionan las letras y los números que contienen? En definitiva, ¿cómo asegurar que el resultado responde fielmente al original?
Este es, y no otro, el gran obstáculo que nos impide destruir nuestros «viejos» papeles.
La normativa sobre digitalización certificada de facturas de la Agencia Tributaria ha resuelto este problema de una forma muy interesante: homologando el sistema de digitalización incluyendo un «control de calidad» del proceso. Una auditoría inicial (para conseguir la homologación) garantiza la calidad del proceso y hay un compromiso de realizarlo siempre de la forma correcta, comprobando la validez del resultado. Desgraciadamente luego perdieron la cabeza al obligar a introducir datos detallados de cada documento (factura) algo totalmente innecesario que destroza la productividad (como ya he comentado hace tiempo).
Pero la idea es muy buena y habría que copiarla, no solo para facturas de gastos si no para todo tipo de documentos de las empresas y Administraciones.
¿A qué esperan los legisladores? Una buena norma, similar a este reglamento, que tenga en cuenta la necesidad de garantizar la calidad de la imagen obtenida, más el uso inteligente de la firma digital y la obligación de conservar los archivos en un sistema seguro.
Eso es todo. No es mucho, pero hay que hacerlo bien. ¡Y hacerlo ya! antes de que se nos acabe el siglo XXI.
[…] todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, […]
Buenos días,
Muy buen aporte. A la hora de contratar una empresa para la destrucción de documentación hay que verificar que cumpla con todos los requisitos establecidos por la ley para estar seguros que la destrucción de documentos se va ha realizar correctamente, en Dataeraser entregamos un certificado de destrucción al clientes y también realizamos la destrucción in situ en la sede del mismo para garantizar la correcta eliminación de los datos.
Como bien indicáis la única manera de poder destruir los documentos digitalizados antes de los cinco años es realizarlo con un escáner homologado por la agencia tributaría con sello y firma oficial.
Saludos Cordiales,
Muy interesante lo que comentáis. Personalmente pienso que todo se va a digitalizar cada vez más. La verdad es que tener las cosas en digital parece una opción mucho más cómoda y respetuosa con el medio ambiente pero está claro que la seguridad debe ser primordial al tratarse de documentos con información confidencial. Y al igual que en el caso de documentos en papel, asegurarse de que esa información se destruye correctamente, y la mejor forma de hacerlo es contar con una empresa especializada en este tipo de servicio.
La verdad es que la digitalización de documentos está suponiendo un antes y un después en lo que a la gestión de documentos se refiere. Creo que tiene aspectos muy positivos, siempre y cuando se respeten las normas en cuanto a privacidad, seguridad y manipulación.