La gestión documental: ¿Vale la pena?
Todos estamos anclados en nuestra forma de toda la vida de hacer las cosas.
Se presenta una avance para las oficinas como es la gestión documental. Sobre papel es estupendo, rentable, asequible, etc. Pero requiere un reajuste–de más o menos envergadura–en nuestra forma de hacer las cosas en nuestra oficina.
¿Vale realmente la pena apuntarse a las ventajas que brinda la gestión documental?
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Fernando,
Esta pregunta – idéa, la lanzo al Foro:
Esto de la gestión documental empezó a rondar en mi cabeza porque se me van acumulando los archivos (en su mayor parte de aplicaciones de office y pdfs) y no sabía como ordenarlos de la forma más efectiva posible. Al principio los tenía los de cada aplicación por separado y en algunos casos, como en el Word, tengo subcarpetas para clasificar los documentos por tema (sobre todo por a quién hacen referencia). Luego me encuentro con que en reuniones… se usan distintos tipos de documentos, relacionados con un tema (por ejemplo un excel, un word, y un docuemento que me lo mandan escaneado…) y el sistema de ordenación no me sirve.
Desconocía que existiera esto de la gestión documental, pero por lógica me parecía que tenía que existir.
Mi primera idéa de un gestor de documentos era algo similar a cómo funciona el programa PICASA (¿lo conoces?) con las imágenes, que simplemente las tiene localizadas en cualquier ubicación del disco y te permite agruparlos a tu antojo, poner etiquetas…
Preguntando a algunos por aquí y mirando por internet, no he visto nada parecido. ¿sabéis si existen? Tiene que haber. Mi experiencia con la informática es que va por delante de mi imaginación…
En su lugar encuentro aplicaciones muy serias, como la vuestra, que se me antojan exageradas para mis necesidades.
Luego está lo de encripar lo documentos. Me parece útil, para añadir seguridad, pero bueno, tampoco manejamos altos secretos, como los de wikileaks. En tu blog (lo he descubierto hace poco) lo vinculas con la firma electrónica … que también me parece interesante.
Lo de la firma digital es otro tema que tampoco tengo claro hasta qué punto garantiza que sea uno mismo el firmante. Creo que eso sólo se conseguiría reconociendo huellas digitales…
En uno de tus post sobre el tema, hablas de las opciones de Camerfirma. No tiene sentido. El que firma es la persona, que puede firmar un documento de empresa, si tiene poderes para ello, o su propia declaración de la renta. Quiero decir que puede hacer un uso de empresa o un uso privado y lo que el sistema tiene que garantizar, a mi juicio, es que el firmante es la persona que se supone que es.
Un saludo.
la gestión documental, facilita compartir la información y se aproveche de la forma mas eficaz y como un recurso colectivo. Se reducen dramáticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, etc… seguridad y fiabilidad de información y documentos de gran valor para la organización, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su replica electrónica. Ademas de ahorro de costes, genera productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Hola de nuevo.
Me gusta mucho tu razonamiento porque es justamente el que suelo utilizar para explicar porqué una empresa necesita algo más que un escáner para organizar sus documentos.
El problema, como bien dices, es que un programa como ArchivaTech, basado en Oracle, es algo exagerado para tus necesiades, vamos que no quieres matar moscas a cañonazos.
Cuando me preguntan cual es el momento en el que necesitas realmente un programa «serio» casi todo el mundo espera un número, una cantidad de documentos (archivos) a partir del cual es aconsejable montar un programa. En realidad el número de documentos es menos imporante que el número de usuarios. Aquí sí surge una necesidad clara: diferentes usuarios accediendo desde diferentes ordenadores.
Si no es tu caso, puedes apañarte perfectamente con programas «de escritorio», monopuesto, como Paper Port o Rack2 filer, que vienen de regalo con algún escáner o cuestan menos de 100€. O quizás mejor aún, el «Google desktop» que funciona muy bien para un solo ordenador.
Si tus necesidades «crecen», tendrás que dar el salto. Aunque 130€ al mes no es un precio muy alto si vas a gestionar decenas de miles de documentos y perdéis el tiempo con frecuencia buscando ese archivo que sabes que está en alguna parte.
En cuanto a la firma, es un dispositivo más de los muchos que hay para mejorar la seguridad. Personalmente creo que es muy adecuado para muchas de las necesidades diarias. Los sistemas biométricos los veo muy bien para control de acceso (huellas en un portátil o similares) pero para enviar documentos o almacenarlos de una forma «fiable», funcionan bastante bien.
Si te quedan dudas, adelante. Para eso está este foro.
Probaré con la versión sencilla del Google Desktop. Creo que no me da la opción de agrupar distintos documentos, pero por empezar por algo…
Gracias por tu recomendación.
Hola, Te felicito por tu publicacion de mucha informacion y sobre todo muy claro, Ahora fijate que nosotros tenemos una base en ORACLE, Pues resulta que al parecer los usuarios tienen el problema que solo para un modulo se estan tardando en aplicar cualquier proceso, ya sea consulta, ejecucion de reporte o bien con un simple select que le demos se tarda un mundo. esto nos esta creando serios conflictos. Tu me puedes guiar que procedimiento debemos seguir para solventar este problema.
De antemano muchisimas gracias
Hola José, gracias por tus comentarios. Me alegro de que te resulte de utilidad.
Me he encontrado en muchas ocasiones con la situación que comentas. Es frustante saber que hay algo que falla, pero no saber qué. De hecho, suele ser más complicado y largo detectar el error concreto, saber qué «pieza» está causando el problema, que corregirlo. Y este comentario es frecuente, lo que hace que me plantee con frecuencia si debería hacer un blog solo de Oracle.
Volviendo a tu pregunta, como supongo que imaginas es imposible ayudarte con precisión sin tener mucha más información. Pero en absoluto voy a dejar de intentar ayudarte.
Cuando estoy en una situación como la que comentas, me gusta (y me viene muy bien) imaginarme el proceso «completo» que sigue la consulta: identificar TODOS los «eslabones» de la cadena que unen la consulta del cliente con el resultado. Simplificando un poco, estos son:
El ordenador «local» desde el que se hace la consulta: es rápido, cómo anda de memoria, el disco duro, la conexión a la red local. Si el problema se presenta en todos los equipos que hacen consultas y tienen diferente hardware y configuración, ya puedes descartar esta pieza como la culpable del retraso.
La red: el cableado da problemas, el conmutador o concentrador es rápido, está colapsado… Si el problema es generalizado, puede ser la causa. Si otros programas van bien de velocidad al utilizarlos en red, entonces lo puedes descartar.
El servidor: es importante que el hardware esté bien dimensionado: memoria, velocidad del disco duro, conexión a la red… Es fácil ampliar algunos elementos, pero con frecuencia no son la causa del problema por lo que no sirve para nada aumentar lo que ya era suficientemente grande.
La configuración de Oracle: el famoso «tuning» que es muy potente pero complicadísimo. Es imposible resumir la cantidad de parámetros que puedes cambiar para mejorar el acceso de Oracle. Son cientos. Hay algunos libros muy buenos que revisan los más importantes. Si montas Oracle con regularidad, te recomiendo buscar alguno.
El software de acceso a la base de datos: me he dejado para el final el más importante. Es muy frecuente que una consulta SQL inadecuada provoque una caída enorme en el rendimiento. Hay que tener en cuenta cómo funciona Oracle al hacer una consulta que puede generar el envío de mucha información que colapse momentáneamente la red. O, simplemente, que requiera mucho tiempo de proceso. La mejor forma de saber si es vuestro caso es hacer la consulta desde una consola SQL (hay varios programas que lo permiten).
Oracle es un gestor muy probado. Si va lento, algún eslabón de esta cadena será responsable. La buena noticia es que tiene solución. Seguro. La mala noticia es que no siempre es fácil encontrarla.
Un saludo.
Hola Fernando, llevo bastante tiempo dandole vueltas a la cabeza, sobre la creación de una empresa de Servicios, dedicada a la gestion documental, a prestar el servicio a empresas sobre escaneo de documentos, pero la verdad es que no se por donde empezar. Me gustaria que me indicases si es posible los passos a seguir para la creación de la empresa.
Gracias.
Hola Jose.
No es demasiado complicado, pero tampoco elemental.
Te recomiendo que empieces por ver mi video de «las 5 patas de un proyecto de gestión documental» para que veas en cual de esas «patas» o servicios te quieres posicionar. O si quieres ofrecer un «servicio integral» a los clientes, que sí resulta más complicado.
Si lo que estás pensando es en ofrecer servicios de digitalización, tienes que empezar por manejarte con los escáneres que utilizarás para la conversión de los documentos en papel a ficheros informáticos. No es difícil, pero tienes que tomar algunas decisiones importantes, qué escáneres utilizar, y realizar una primera inversión. Aquí los errores se pagan, porque no hay vuelta atrás.
Mi consejo, para este tipo de servicio, es que no te limites a convertir los documentos en archivos y los entregues al cliente en un DVD o similar sino que lo incorpores a un programa o una base de datos que permita al cliente «gestionar» los documentos o incorporarlos a su propia base de datos, aunque esta opción es más complicada. De esta forma le das un valor añadido. Obviamente ArchivaTech es una opción, aunque ni mucho menos la única.
Y te recomiendo que hagas pruebas «reales» de escaneado antes de hacer un presupuesto. Un error al estimar los tiempos cuando se multiplica por 10 ó 20 mil documentos te puede salir muy caro.
Si tienes más dudas, que seguro las tendrás, no dejes de consultarme.
Un saludo y suerte.
Hola Jose, me gustaría saber si creaste la empresa de servicios dedicada a la gestión documental…
Hola; soy recien llegado, por búsqueda google intento encontrar un programa de gestión documental y me parece francamente interesante el vuestro, con la posibilidad de visualizar «lo» escaneado, y usar arrastrar como medio de clasificación.
Soy abogado, y tengo una duda que me interesa resolver: para decidirme
No sé si esta es la vía para plantear preguntas, pero bueno, lo hago y en caso de no ser así ruego me indiquéis como dirigiros mis dudas: soy abogado y mi trabajo «mas pesado» es clasificar diariamente las más de 30-50 notificaciones de juzgados, de escritos que presento, y de copias selladas por los diferentes juzgados de los escritos presentados. Claro: desgrapo todo ese material, y lo escaneo todo de una sola vez, quedándome un solo pdf de 100-200 páginas, al que debo asignar un nombre, que luego tengo que «ir leyendo», para extraer del pdf las páginas que corresponden a cada procedimiento, y después, pedir que lo guarde en la carpeta correspondiente a cada procedimiento debiendo nuevamente asignar nombre a ese nuevo específico pdf . Vamos, una pérdida de tiempo terrible, pero necesaria. Es más rápido así que escanear «separadamente» cada notificación, escrito, etc, separadamente, y tener que asignar en cada escaneo un nombre. Viendo que vuestro programa, el video explicativo, ya veo que dispone de una visualización previa en pantalla de lo escaneado; y eso de «arrastrar» me parece una maravilla. Mi pregunta es: siendo mi método de trabajo el que he explicado, ¿puedo ver en dicha presentación cada una de las páginas escaneadas (en un lote de 100 pag, p.e.), como un archivo «individual», seleccionar las que me interesen, y arrastrarlas a su carpeta? es decir, sin necesidad de hacer la operación del pdf acrobat X10 «extraer» y «guardar como»?
en caso de no ser así, directamente desde vuestro programa, existiría otro «previo» software que permita ese procesamiento de extracción simple, que luego remitiera lo extraido a vuestro programa para ya proceder a la clasificación de las páginas o conjunto de páginas extraido?
Me interesa mucho la respuesta, porque sin duda me interesa mucho vuestro programa para facilitar mi trabajo. Gracias anticipadas
Bueno, felicidades por el blog,
Estimado Jaime:
Ante todo disculpas por no contestarte antes. Estaba en Sevilla, precisamente haciendo una demostración de ArchivaTech a un grupo de abogados y procuradores. No es casualidad, es que andáis todos buscando lo mismo.
Precisamente dedicamos un buen rato a comentar la operativa diaria y la mejor forma de hacer el trabajo repetitivo, como el que tú comentas.
No es fácil tener esta «conversación» por escrito. Te sugiero que hablemos por teléfono, o Skype, y lo comentemos con la agilidad de una conversación, en la que puedes pedir más datos, rebatir argumentos… en fin, que es mucho más ágil.
Ya te adelante que el sistema que utilizas me parece complicado porque pasas mucho «trabajo» al proceso del PDF. Pero hay algo que se me escapa y creo que está relacionado con tu sistema de archivo.
¿Quedamos para una conversación?
Me puedes mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Disculpad, ya que estoy…; en relación con lo anterior, tego un scansnap de fujitsu, y quizá haya algún escaner con un software incorporado que sirva a la función que os he comentado; el rpoblema de los escaneres que se anuncian como «auto clasificadores» es que funcionan con código de barras, pero… evidentemente los Juzgados o los organismos externos a mi empresa no me envían sus notificaciones con «mi» código de barras, con el cogigo de barras que yo he asignado a mi expediente, por lo que tal tipo de escaner no me es util.
Siendo que el elemento común que «unificaría» mis escritos y los documentos externos (para una clasificación automática por un único codigo, cual sería el de codigo de barras), es, el nº de Juzgado, y el nº de procedimiento, y el nombre de mi cliente ((nombre que aparece en las notificaciones del juzgado
Buenas tardes:
Lo felicito por este blog tiene muy buenas publicaciones y además brinda orientación para quienes tienen dudas y problemas con la gestión de sus documentos.
Soy una archivista Colombiana que sueña con el reconocimiento y el respeto que merece nuestra disciplina en mi país. Estoy trabajando en ello desde el ejercicio de mi oficio y no ha sido facil pero aún así no desfalleceré.
Gracias.
Gracias por el comentario. A veces me cuesta seguir, son ya dos años y medio. Comentarios como el tuyo animan.
Por cierto, en Colombia tenemos ya distribuidor de nuestro software. Espero que pronto sepas que alguna empresa de tu país lo ha instalado.
He encontrado vuestra pagina y me ha parecido muy interesante, llevo tiempo pensando en digitalizar dcoumentos para tenerlos mejor gestionados, por ello me gustaria que me aconsejasen sobre cual escaner escoger de entre estos dos:
– Fujitsu scansnap S1500.
– HP Scanjet Professional 3000.
Son de precios similares, pero tengo dudas sobre compatibilidades, con sistemas mac/windows, cual tiene mejor software, en fin espero que puedan aconsejarme.
Gracias.
Sin duda alguna el Fujitsu. Es el mejor en su gama. Hemos vendido más de 600!. Yo mismo tengo uno.
Trae un buen software y es muy robusto manejando el papel.
Ojo, la versión Mac es diferente. Creo que no es compatible.
Gracias por la rápida contestación, por cierto he visto que hay una versión de dicho escáner (Fujitsu scansnap S1500) con un software llamado “Rack2-Filer versión 5.0” quería preguntar si dicho software es imprescindible y si viene en idioma español.
Gracias una vez más.
Rack2-Files es un pequeño gestor documental con un interfaz muy atractivo. No es imprescindible en absoluto. Es un complemento.
Personalmente no lo veo interesante porque puedes hacer casi lo mismo con el propio explorador de Windows y te obliga a aprender un nuevo programa.
Creo que un gestor documental debe utilizar una base de datos. Este es poco más que un juguete.
El manual viene en español, pero no he instalado el software.
Buenos dias Fernando,
Ante todo gracias por la información que aportas aclara muchas dudas, especialmente interesante me ha parecido en el articulo «Digitalización Certificada de Facturas» la mencion que haces sobre que a nivel legal puede haber problemas con una factura digital.
Quería consultarte dudas respecto a todo esto de los documentos digitales. Es posible que toda la documentacion de una empresa teoricamente pueda ser digital? Contratos, albaranes, facturas, impuestos…. ? Tanto inicialmente, generando el archivo correspondiente y utilizando firmas electronicas sin llegar a imprimirlo como escaneando la documentacion que ya existe en papel segun la normativa legal vigente? Podrias indicarme como puedo obtener informacion concreta sobre esto?
Gracias de nuevo
Saludos
Es una buena pregunta. El problema es que, como todos los temas relacionados con el Derecho, admite interpretaciones.
Algunas ideas que sí están claras:
– Firma digital. Sustituye a la firma manuscrita por lo que los documentos electrónicos firmados digitalmente tienen el mismo valor que los documentos en papel. A pesar de ésto, algún juez puede ser reticente a aceptar los documentos digitales y, aunque lleves razón, no es bueno discutir con un juez.
– Facturas. Las electrónicas son perfectamente válidas y sustituyen a las impresas en papel. Ojo con los requisitos técnicos que deben cumplir.
– Facturas «digitalizadas». Con las emitidas no hay problema. Con las recibidas debes usar un software homologado. Y ojo con la posible exigencia de un juez, que puede pedirte el original en papel.
– Contratos y demás documentos digitalizados. NO sustituyen al original en papel. En cualquier momento, unas semanas, unos meses, quizás un par de años, saldrá una normativa que permitirá digitalizarlos y destruirlos, dando valor a la versión digital. Llevamos, yo desde luego, varios años esperando que la Administración dé este paso, pero les está costando. Todo parece indicar que será pronto.
Hasta entonces, por más que algunos digan que ya es posible, es «delicado» arriesgarse a destruir todos los papeles. Puedes encontrar un juez poco amigo de lo digital y que no le dé valor a documentos que no están impresos y firmados «a la antigua».
Pero, sin duda, esto está cambiando y en poco tiempo podremos dar el paso definitivo al documento digital.
Es un tema muy interesante y tengo previsto pedir a unos conocidos, expertos en la materia, que colaboren con algún post sobre este tema.
Gracias de nuevo Fernando, es dificil encontrar informacion tan concreta como la que me has facilitado.
Saludos
En algunos procesos, como por ejemplo calidad, existe la importancia de clasificar los documentos y para ello se basan en la pirámide documental donde se organizan de acuerdo a su nivel de jerarquía así como su aplicación y su uso. Todos los documentos tienen diferentes valores para el negocio, estos Valores son: administrativo, contable, jurídico, legal, primario e histórico. La clasificación documental se hace de acuerdo a los siguientes criterios: Fondo, subfondo, proceso, subproceso, serie, subserie y tipología documental. Cada organización se encarga de agruparlos según sus requerimientos.
http://www.solucionessig.com/portal/soluciones/gestion-documental
Mira yo he creado una web NO COMERCIAL, por lo que no penséis que quiero vender nada donde intento explicar de la forma más sencilla que es la Gestión Documental, que abarca y para que sirve…me he informado mucho, cosa que me ha costado pues en la mayoría de webs te anuncia cada uno su programita,…http://www.gestiondocumentalinteligente.com
después de hacer el curso agrupación documental. lo mas idóneo es hacer administración documental para cumplir mis objetivos para mi trabajo,ya que me favorece para las competencias laborales
Saludos, me gustaría saber en cuanto a las empresas digitalizadoras de documentos, que alternativa nos brindan a la hora de devolvernos la data en un DVD (por ejemplo) son solo los archivos gravados o nos brindan una alternativa como un visor de imágenes con cuadro de búsquedas, incluido en el dvd? me gustaría saber un poco mas del tema, si me pudieran escribir a mi correo, mejor (deffdipg@gmail.com)
Muchas veces las empresas no son conscientes de las facilidades y ventajas que tiene el destruir documentos empresariales. Primero por seguridad de que ningún curioso espié nuestra información y segundo por la ventaja de externalizar el servicio y olvidarnos de estar pendientes de eliminar nuestros documentos.
Estoy en un proyecto de negocio de digitalización de documentos para una clínica, todavía no usando un servidor, sino grabando simplemente en dvd y escaneando en scanner plano canon, que sofware me recomiendan o consejos para considerar, me pidieron a mi por la «confianza» de tener esos papeles en mi poder y quiero responder esa confianza con buen trabajo y que le sea útil a la empresa, (¿No se si me explico?) de acuerdo a el resultado se puede proyectar el trabajo adquiriendo equipo nuevos y de mayor rendimiento. Es un gran desafió que quiero llevar acabo con responsabilidad.
Gracias por su ayuda.
Atte: Aldo
Hola todos,
Esamos haciendo un trabajo universitario sobre la gestion de los archivos electronicos. Estamos buscando ejemplos concretos de software que las empresans usan hoy. Podeis ayudarme por eso? Cuales son las programas mas utilizados?
Este blog me sirvió mucho, gracias!
PS: Soy francesa, lo siento para mi espanol!
Gracias por sus respuestas!
Hay decenas de programas. Mi primera recomendación, obviamente, es http://www.archivatech.es
También encontrarás mucha información de Alfresco porque es software libre y está muy extendido.
Otro «clásico» es Documentum.
La lista es interminable.
Hola Fernando,
Soy española y resido en Colombia, necesito a ver si me podrias dar una idea de la infraestructura y organización para ejecutar en trabajo, para montar una empresa de digitalización y destrucción de documentos de archivos, servicio dirigido a pymes y profesionales.
Muchas gracias
Hola Gemma. En el blog tienes varios post específicos sobre el tema que me consultas. Te recomiendo que los leas, y los comentarios que también son muy valiosos, y luego me puedes consultar alguna duda puntual.
Un saludo.
Buenas tardes respetuosamente me permito preguntar o indagar si el rotulo de unidad documental es lo mismo que cuadro de clasificación documental (CCD) y si el cuadro de clasificación documental es lo que va en cada unidad documental o carpeta pegado con la información de esa unidad documental.
Tengo esa inquietud por lo que dice el acuerdo 005 del 2013 y el acuerdo 042
Quisiera saber si eso ha cambiado porque entiendo por rotulo es la información que debe llevar cada carpeta o unidad documental y cuadro de clasificación es lo relacionado al proceso cuando estamos elaborando o actualizando unas tablas de retención documental o en su defecto las tablas de valoración en donde los cuadros de clasificación tienen o llevan todas las series y subseries de todas las dependencias u oficina de la empresa o entidad a la que le estamos elaborando las TRD o TRV.
Quisieran que me despajaran esta duda les agradezco de antemano su colaboración y atención prestada
Vivo en Valledupar y tengo a cargo un archivo central espero su respuesta y quedo atento a cualquier inquietud que pasen una buena tarde…
JAIR ALBERTO GUTIERREZ CUELLO
Correo: jagcb17@hotmail.com
CEL. 3008143765
Haces una pregunta que depende directamente de la legislación del país, que desconozco completamente.
Debes buscar la respuesta en otro lugar. Este es un blog de tecnología. Necesitas información legal.
Puedes probar con http://www.archiveros.com
Un saludo.
VOY A COMENZAR LA GESTION DOCUMENTAL COMO NEGOCIO, ME INTERESA MUCHO SABER SI TIENES UN DISTRIBUIDOR EN MEXICO PUES REQUIERO MAS INFOEMACIÓN YMAS DATOS, COSTOS, TIEMPOS ENTREGA ETC. CON QUIEN ME PUEDO CONTACTAR?
No tenemos distribuidores en México. Si tienes un buen proveedor de tecnología podemos montarlo desde España.
Hola. Mi nombre es Paqui Cardenal. Estaba buscando empresas en Sevilla que se dedicaran a la digitalización y escaneo de documentos y solo he encontrado por internet una empresa de Sevilla (y otras 3 que por lo visto ya no existen) y este blog relacionado con el tema. Mi interés en este tipo de empresas no es otro que el de enviarles mi curriculum ya que tengo experiencia en la digitalización y escaneo.
Como he leido varias entradas en la que comenta que hay muchas personas que le piden consejo para montar este tipo de empresas y que por saber de este tema muchas otras en activo le pedirán consejos, es por lo que he pensado que podría ayudarme. Basicamente lo que quisiera, si es posible, es nombres de empresas de este tipo en Sevilla, o teléfonos de contacto. Como no es un tema de interés para nadie podría comunicarme, tanto si tiene estos datos como si no, al correo pakicar@live.com. Le estaría muy agradecida.
Un Saludo.
Hola!
Estoy buscando un escáner automático para libros que me sirva también para escanear radiografías y documentos en papel que los pueda aspirar. Si es compatible con Debian, mejor que mejor.
Gracias.
Creo que necesitas magia. Son necesidades tan diferentes que no creo que un único escáner pueda hacerlas todas.
Si es automático de libros, la configuración es muy especial. Hay un video en una de las entradas del blog en el que puedes ver uno.
Las radiografías son muy especiales, si quieres calidad. Pero no tienen nada que ver con el papel, por motivos obvios.
Y un escáner que pueda aspirar papel, como el fujitsu fi6130Z, que es magnífico, no tiene nada que hacer con libros o radiografías.
En resumen, quieres un coche que se pueda aparcar como una moto y navegar como un barco. Si lo encuentras, dímelo porque será un producto fantástico.
Gracias, Fernando, por tu respuesta. Y enhorabuena por este blog, que me parece muy interesante. ¿Me podrías aconsejar escáneres de libros que pasen las páginas automáticamente (compatibles con Debian, si es posible)?
De nuevo, agradecido.
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2010/03/20/escaneres-de-libros/
En este post hablo de este tema. No sé si son compatibles con Debian. Seguro que tienes esa información en la web de las empresas.
Efectivamente como escribías en esa clarificadora entrada tan sólo hay unas cuantas marcas que fabrican esos escáneres. No obstante sigo teniendo la duda del presupuesto que hay que destinar si por ejemplo escogemos una conocida como Kirtas.
Solo conozco por encima este tipo de escáneres. No te puedo ayudar.
Si finalmente compras uno, puedes compartir tu experiencia.
Un saludo.
Buenas tardes
Mi nombre es fabian ramirez, quisiera saber que tipo de infraestructura se puede utilizar para organizar eficientemente el espacio para un archivo de gestion, se que existe estantería rodante pero mi organización no cuenta con el recurso para adquirir este tipo de muebles, es por esto que acude a su experiencia, Gracias por su ayuda
Mi especialidad es la gestión de documentos «electrónicos». No tengo conocimientos específicos sobre sistemas de archivo «físico».
Un saludo.
Hola! Me ha gustado mucho tu blog, sbretodo porque estas muy actualizado. Veo que hablaste de Big Data, lo cual me apasiona mucho y en verdad esta bastante relacionado con la gestión documental. Me gustaría escuchar tu punto de vista al hacer uso de Excel Power Pivot para el análisis de datos a gran escala en una empresa.
Saludos.
Excel + Power Pivot es una herramienta fantástica para hacer análisis de grandes volúmenes de datos.
Resulta un poco complicada para un usuario medio pero si tienes un nivel un poco más alto, es perfecta para todo tipo de informes y análisis.
Creo que es una estupenda elección.
Un saludo.
Buenas tardes, soy una estudiante de cencias de la información o como hoy día se denomina «grado en información y documentación». a colación con el tema de la gestión técnica documental, quería hacer la consulta sobre revistas profesionales que traten el tema o, si la pregunta ha sido demasiado específica, títulos que vosotros mismos, los profesionales, encontréis cmo útiles y funcionales a la hora de tener consultas o inquietudes en el mundo del archivo…no se si se valorarían más en este caso los indicadores como el de difusión o el factor de impacto, pero lo que más me interesa es la percepción personal de los gestores de archivo.
Muchas gracias!
No conozco ninguna. Pero quizás te interese la red personal archiveros.org
No leo ninguna publicación específica.
Un saludo.
buenas noches, para preguntarte que copia de seguridad podría tener un archivo físico, pero esta debe ser analoga tambien
No entiendo la pregunta.
Hola buen día.
tengo una empresa de transporte especializado en transporte domiciliario. también quiero ofrecer el servicio de gestión documental. que requisitos necesito para que mi empresa pueda ejercer ese servicio.
Buenos días. Disculpe el retraso. Estaba de viaje.
Hay dos opciones: montar a los clientes el software y digitalizar sus documentos para que ellos los consulten en su propia oficina.
O montar un servidor en sus instalaciones (las de usted, no las de los clientes) y dar acceso a través de Internet a los clientes.
Para la primera opción necesita personal con conocimientos técnicos para instalar un servidor Windows, Oracle y el propio gestor documental. No es complicado pero no es elemental.
Para la segunda opción, puede hacer la instalación de forma remota.
Si quiere información adicional me puede mandar un correo a direccion@mtcsoft.es
Un saludo.
Hola a todos!
Trabajo en una gran compañia y hace 15 años que sistematicamente digitalizamos nuestros documentos basicamente para facilitar su uso a traves de la intranet. Al mismo tiempo conservamos el documento en papel por la obligacion que nuestra industria nos impone de conservar los documentos originales o debidamente autenticado en gran mayoria de forma permanete.
Ahora, acabamos de incluir el proceso de firma electronica t por fin podremos ir convertiendo nuestro archivo en electronico desde su origen y eliminar el enorme flujo diario de papel que tenemos en nuestros archivos.
La cuestion es, como podemos autenticar las imagenes de los documentos que hemos digitalizado en el transcurso del pasdao decenio y medio y destruir los soportes (originales ) en papel. Como convertir las imagenes digitalizadas sin mas, (aunque siguiendo un proceso interno de comprobacion y verificacion) pero que no tienen firma electronica. No resulta practico pasar millones de imagenes por la firma y comprobacion electronica de una persona autorizada, luego cual es el sistema que se sigue en estos casos? Agradezco por adelantado cualquier ayuda.
Un saludo
Ese es el gran freno que impide que podamos hablar de la «oficina sin papeles», la destrucción de los originales con garantías jurídicas de las imágenes digitalizadas.
En España hay algunas normas sobre el tema pero son muy limitadas. Por ejemplo, se pueden destruir las facturas recibidas (de los proveedores) pero es un proceso muy farragoso y limitado.
Es una pena que los legisladores no están a la altura. La tecnología va muy por delante.
No tengo una solución para tu problema. Creo que llegará pronto, pero hace años que esperamos una normativa que permita destruir el archivo y sustituirlo por los documentos digitalizados y no acaba de llegar.
Aun asi muchas gracias Fernando.por tu respuesta
Hola,
Habia visto en esta web https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/alfresco/precio-alfresco que el coste de la licencia de Alfresco para unas 100 personas esta sobre los 48 mil euros. No es demasiado?
En el ocumento que tienen para descarga tambien se incluyen unos presupuestos que dicen que la licencia se paga hasta 300 usuarios y da igual si los utilizas todos o no. Esto es asi? hay que añadirle tambien el coste de servidor y todo eso? Es que me parece tela de caro al final. Alguien sabe si esto es cierto? Si no nos planteariamos seguir con la versión community…
Hola
Habia visto en esta web https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/alfresco/precio-alfresco que el coste de la licencia de Alfresco para unas 100 personas esta sobre los 48 mil euros. No es demasiado?
En el ocumento que tienen para descarga tambien se incluyen unos presupuestos que dicen que la licencia se paga hasta 300 usuarios y da igual si los utilizas todos o no. Esto es asi? hay que añadirle tambien el coste de servidor y todo eso? Es que me parece tela de caro al final. Alguien sabe si esto es cierto? mejor sería que sigamos utilizando la community entonces…
Creo que te equivocas de foro.
Además, Alfresco es mi «archienemigo». No me gusta la forma en la que lo instalan muchos distribuidores que no cobran la licencia pero sí la consultoría a unos precios desmesurados.
Hola buenas a todos, por casualidad o por qué Google es muy listo he terminado en este blog y me ha parecido interesante. Trabajo en una empresa del sector IT y uno de los departamentos es el de gestión documental donde yo trabajo. Veo que los post son de hace varios años y este tema ha evolucionado mucho y muy rapido. He leído por ahí proyectos de 48.000 mil euros…. Es cierto que pueden alcanzar esos precios pero actualmente una empresa que necesita ese proyecto tiene capital suficiente para asumirlo. Para una pyme hay software de gestión por menos de 1000 euros y la mayoría de los proyectos que llevamos rondan entre los 5000 y 10000…. Teniendo en cuenta que de pueden meter en renting tecnológico hasta 60 meses , por una pequeña inversión puedes tener toda la documentación controlada y cumpliendo los cánones que dicta la nueva ley de proteccion de datos.
La documentación disponible al momento estés donde estés , eliminación de grandes archivos físicos ( puede parecer una tontería pero quizá para una pequeña empresa le pueda servir para mudarse aún local más pequeño por lo que el alquiler sería menor igual que su precio, por lo que el software puede salirle gratis o incluso generar beneficios ).
Si alguien quiere más información podéis contactar conmigo. Un saludo
Hola Fernando, has oído hablar del software Dokuflex? Qué puedes decirnos de esta empresa de gestión documental? http://www.dokuflex.com/document-management/
No la conozco, ni su software. No te puedo decir nada sobre ella.
Un saludo.
Nosotros trabajamos con dokuflex. Cualquier cosa me dices
Buenas tardes:
Lo felicito por este foro tiene muy buenas publicaciones y además brinda orientación para quienes tienen dudas y problemas con la gestión de sus documentos.
Soy estudiante del Sena y me ha servido muchísimo.
Gracias.
Me alegro. Gracias por tu comentario.
Hola Fernando! Mi nombre es Roberto, y curso el ultimo año del secundario en Argentina, hace un largo tiempo me eh interesado e informado sobre la digitalización de documentos y su tratamiento, estoy realizando un proyecto sobre el mismo tema, en la creación de una empresa «ficticia» pero con muy buena intención a futuro, y quisiera saber si me podrías asesorar respecto a la seguridad que debo tener para el caso de la custodia y almacenamiento de los documentos en una empresa de este tipo, que tipo de seguridad necesito,software o equipos necesarios, etc Desde ya muchas gracias!
mail: Real20@live.com.ar
Saludos!
No puedo contestar preguntas genéricas personales. En el blog tienes mucha información.
Buenas tardes.
actualmente estamos comenzando a esbozar la idea de desarrollar nuestro propio software de gestión documental, básicamente por el costo que trae aparejado implementar en nuestros clientes software propietario del caso donde el margen resultante cada vez es menor.
Concretamente que sugerencias o tips pueden ofrecernos de como encarar este punto dado que surgen entre otros factores tales como conocimientos del tema, elección de tecnología, alcances, tiempos de desarrollo, inversión, etc.
No creo que os merezca la pena. Hay muchos programas ya en el mercado y llegar al nivel que tienen os llevará mucho tiempo de desarrollo que luego resulta difícil recuperar.
Por ejemplo, ArchivaTech. Necesitaríais varios meses para cubrir las mismas funcionalidades. Es mucho más fácil que lo montéis en el cliente final, cobréis un margen por la licencia y facturéis horas de formación y consultoría. Mínima inversión y beneficio inmediato.
buenas tardes soy estudiante del sena- Regional pamplona Norte de santander-Colombia nos llamamos Fernanda Garcia Doris Flores Mary ibel Leal y Fernando mina nosotros pensamos que la gestión documental si vale la pena, La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
Buenos días,
Ahí va mi pregunta sobre un tema relacionado con archivos de empresa: Entendiendo que un expediente recoge todos los documentos acerca de un mismo asunto, si hablamos de un expediente de licitación, ¿el expediente se cierra con el documento del contrato? Si ese contrato se realizó con el objetivo de obtener un estudio o informes tecnicos o una obra, por ejemplo, ¿estos documentos (proyectos de obra, memorias, informes…) deberían archivarse junto al expediente de licitación o deberían archivarse en la sección de técnico en las series: «estudios», «informes tecnicos» y «proyectos de obra»?
Gracias y enhorabuena por el blog
Saludos
Siento no poder responder a tu pregunta.
Si te has fijado, este blog es «técnico» (tengo una empresa de software) y tu pregunta es más bien administrativa, o de Reglamento (o Legislación).
Y, además, las normas y procedimientos oficiales de archivo dependen de cada país. Incluso de cada Administración Pública.
Tendrás que buscar un foro «nacional» para encontrar una respuesta.
De acuerdo, gracias de todos modos por su tiempo. Saludos
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
El centro de la es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Hola buenas tardes, y perdone las horas. No sé si es el medio correcto para preguntar pero si la persona que me puede ayudar . Me gustaría hacerle una pregunta a ver si pudiera ayudarme. Es en cuanto a la tipología documental en concreto el e-emgde18. Cuando un ciudadano te adjunta junto a la solicitud documentos, en cuanto a la solicitud la tipiifcas como TD18 o como TD14.solicitud? Y en el caso de los adjuntos,si te adjunta un certificado qué tipología tendrá ese documento? Cómo TD18. Comunicación del ciudadano o como TD11. Certificado?
Gracias de antemano
No tengo idea. Es un tema «local» que debes consultar en tu país.
La legislación cambia de un país a otro.
Me parece interesante el tema planteado
¿Cómo funciona un sistema de gestion documental?
Un sistema de gestión documental también puede definirse como una forma de organización que usa la digitalización de los documentos y su almacenamiento en una localización centralizada para lograr que los trabajadores puedan acceder a ellos de manera más rápida, cómoda y sencilla.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA SU EMPRESA
La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. … El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos.
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas. La implementación correcta de la gestión documental permite recuperar cómodamente la información contenida en los documentos, codificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario, usando criterios básicos de economía y racionalización, es más sencillo determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio ya que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuáles deben quedar guardados por su mayor valía.
La gestión documental es importante??
¿El uso de ordenadores es importante?
¿El correo electrónico sirve para algo?
Estas dudas quedaron resueltas hace muchos años.
Hola, Te felicito por tu publicación de mucha información y sobre todo muy claro, Ante todo gracias por la información que aportas aclara muchas dudas, especialmente interesante me ha parecido en el artículo “Digitalización Certificada de Facturas” la mención que haces sobre que a nivel legal puede haber problemas con una factura digital.
Los documentos son parte fundamental de la empresa pues estos son considerados como la historia y memoria de la misma, ya que son los soportes en todas las actividades administrativas realizadas por la empresa.
Teniendo en cuenta lo anterior y la importancia que tienen los documentos no se puede dejar de lado la conservación adecuada de los documentos, ya que esta es la que nos permite una gestión empresarial buena. Todos estos procesos se rigen por la ley 594 del 2000 que ‘’regula todos los procesos documentales que se realizan en archivos de cualquier tipo, también obliga a todas las instituciones a contar con personal competente en archivística para desarrollar las actividades inherentes al cargo. ’’
Esta ley se creó con el fin de evitar la corrupción y la desorganización de los archivos, también se establecen unas reglas y principios que rigen la actividad archivística del país, fundamenta los principios que rigen la función archivística, los cuales hablan de cómo se deben conservar, organizar, direccionar, administrar los archivos en una empresa para su uso adecuado, que consiste en cumplir con el derecho del ciudadano al acceso a la información. También permite a la empresa una clara de visión de su pasado, presente y futuro pues todos los archivos son los soportes que una empresa tiene ya sea para adquirir la norma de calidad, para una junta, para saber hacia dónde se dirige la empresa pues los documentos se utilizan como soportes a la hora de evaluar la empresa, de tomar una decisión es necesaria la correcta conservación y organización de los documentos pues de esta forma se sabe cuáles son los documentos activos, semiactivos e inactivo; ahorrándole a la empresa costos, y tiempo. Por lo anterior el personal encargado debe estar capacitado sobre su correcta organización de acuerdo al ciclo de vida, a su periodicidad de consulta, al tipo de archivo entre otras características.
En conclusión las empresas deben tener una conservación de archivos adecuada porque aparte de que es una ley que las obliga, les beneficia en la totalidad, como se ha expresado son los soportes de las actividades administrativas, son las evidencias de los acontecimientos que han ocurrido en la empresa y por tal razón son los soportes que permiten a la empresa tomar decisiones futuras.
También el tener los documentos ordenados y clasificados proporciona a la empresa información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, esto será eficaz al encontrarse rápidamente lo que se desea.
Buena pagina
Hola, Te felicito por tu publicacion de mucha informacion y sobre todo muy claro, Ahora fijate que nosotros tenemos una base en ORACLE, Pues resulta que al parecer los usuarios tienen el problema que solo para un modulo se estan tardando en aplicar cualquier proceso, ya sea consulta, ejecucion de reporte o bien con un simple select que le demos se tarda un mundo. esto nos esta creando serios conflictos. Tu me puedes guiar que procedimiento debemos seguir para solventar este problema.
De antemano muchisimas gracias
Oracle es capaz de manejar millones de datos con soltura. Debéis tener un problema con el servidor, o de mantenimiento de la base de datos.
Pero es imposible darte una solución sin conocer a fondo el sistema. Es una tarea que puede ser fácil, o muy difícil, pero siempre necesita un diagnóstico y esa no es mi especialidad.
Buscad un buen gestor de bases de datos Oracle.
Algo que sí podéis hacer fácilmente es montar una copia en otro servidor. Si el problema persiste, la solución es más compleja y tiene que ver con la gestión de la base de datos en sí. Si se resuelve, el problema estaba en el servidor.
Un saludo.
Hola buenos días en mi opinión, La gestión documental si vale la pena ya que estás técnicas permiten a la empresa administrar sus de documentos a los largo del ciclo de vida del mismo, ya sea que se hagan mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que nos ayude a tener un mejor rendimiento, funcionalidad y mayor eficiencia
Hola buenas tardes, estoy totalmente de acuerdo con tu opinion lilia ya esta tecnica nos permite administrar y llevar a cabo nuestros procesos de una forma organizada, nos ahorra tiempo, es seguro y mejora la imagen corporativa de cualquier entidad o empresa y algo esencial contribuye a la conservacion del medio ambiente
muchas gracias por la información, he logrado salir de alguna dudas con lo gestión documental.
Gracias por tu comentario. Me alegra que te haya ayudado.
Los documentos son la parte fundamental de la empresa por eso deben estar seguros en un lugar adecuado con todas las normas establecidas por el archivo general de la nación y las leyes. Gracias
Hola buenas noches mi opinión, La gestión documental si vale la pena ya que estás técnicas permiten a la empresa administrar sus documentos a los largo del ciclo de vida del mismo, ya sea que se hagan mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que nos ayude a tener un mejor rendimiento, funcionalidad y mayor eficiencia
buenas noches
Lo felicito por este blog tiene muy buenas publicaciones y además brinda orientación para quienes tienen dudas y problemas con la gestión de sus documentos.
soy estudiante del sena y me ha servido mucho esta información gracias
buenas tardes
lo felicito por este blog tiene muy buenas publicaciones y ademas brinda orientación para quienes tienen dudas y problemas con la gestión de sus documentos
soy estudiante del sena y me ha servido mucho esta información
Hola, desde mi punto de vista la gestión documental es primordial ya que se trata de administrar el flujo de los documentos lo que dure su ciclo de vida y tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico al plano digital. Muy buenas tus opiniones, logré resolver algunas dudas..
Un sistema de gestión documental también puede definirse como una forma de organización que usa la digitalización de los documentos y su almacenamiento en una localización centralizada para lograr que los trabajadores puedan acceder a ellos de manera más rápida, cómoda y sencilla.
La gestión documental si vale la pena porque al momento que las empresas llevan a cabo su proceso empienzan avanzar y mejorar sus resultados tanto de rentabilidad como de productividad de sus procesos de trabajo.
Esto funciona atravez de un sistema de software de gestión documental podemos registrar, archivar y rastrear o capturar todos los documentos electrónicos de la empresa automáticamente, de una forma mucho más rápida y eficaz.
Buenos días, tengo una duda sobre la elaboracion de un cuadro de gestión documental. Para confeccionarlo me tengo que basar en el organigrama de la empresa, que es organico funcional, pero una de las series documentales cuelga de dos departamentos, es decir que una parte de la formación se gestiona desde dos departamentos diferentes y no sé como refleharlo ya que me indican que a la hora del expurgo no es posible que esté la serie esté dividida. ¿Me pueden dar una orientación sobre cómo hacerlo?
No es un tema que maneje, no te puedo ayudar.
Espero que algún otro lector pueda responderte.
Un saludo.
Gracias, Fernando, seguiré investigando. Un saludo