Desde hace muchos años, mucho antes de la presencia cotidiana de los ordenadores, muchas empresas e instituciones han tenido problemas de archivo de los documentos en papel. El espacio siempre es escaso, y caro, sobre todo cuando la sede está en el centro de una ciudad. No es un problema nuevo, ni la solución lo es: llevarse los papeles menos necesarios a otra parte.
Esa «otra parte» puede ser el trastero, un desván, un sótano, un almacén en las afueras o una vieja mina abandonada con kilómetros de galerías vacías (es un ejemplo real).
Y «llevarse los papeles» es algo que podemos encargar a «otro» a una empresa que nos preste ese servicio (a cambio de un precio, por supuesto) y nos permita centrarnos en nuestro negocio real, en nuestro trabajo diario, que no es andar llevando papeles a depósitos más o menos lejanos.
Esta empresa presta servicios de «custodia de documentación» y es uno de los trabajos que forman «las 5 patas de un proyecto de gestión documental» que he comentado en varias ocasiones.
Pero, como casi siempre, el problema no se resuelve tan fácilmente. Está muy bien que nos quitemos de encima miles de documentos que ocupan metros y metros de estanterías y despejemos espacio valioso en nuestra oficina en la calle más céntrica de la ciudad, pero ¿qué pasa cuando necesitamos alguno de esos documentos que se han llevado? (más…)
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 