¿Realmente funciona?
(No leas esta entrada sin haber leído antes la anterior)
Ahora vamos con las malas noticias: los sistemas de digitalización certificada no se están instalando al ritmo deseado (más bien al contrario). Y la culpa es el absurdo reglamento, una legislación que ha desarrollado tan mal la idea inicial, muy buena, que la ha arruinado. Como dirían los técnicos, no se recoge el “espíritu de la ley” que era (a mi modesto entender) facilitar la gestión de las facturas recibidas, agilizar su tratamiento, reducir las necesidades de archivo de papel y, en suma, mejorar la productividad de las empresas. Lo que han hecho, en la práctica, es poner tantas trabas al proceso de digitalización que más bien parecen que quieren frenarlo.
¿Queremos avanzar en la e-Administración? Parece que los legisladores no. Otra cosa es saber si lo hacen conscientemente, o son unos incompetentes inconscientes.
Hay algunos problemas que no podemos “achacar” a la norma, pero sí que hay un par de errores incomprensibles que deberían corregirse ya, si es que el Legislador quiere que avancemos, que a veces hay que preguntárselo.
El principal error, el gran error, es la injustificable exigencia de la introducción de los datos significativos de las facturas como parte del proceso. Los escáneres son capaces de digitalizar una factura en, literalmente, un segundo. Pero introducir los datos “alfanuméricos”: número de factura, fecha, proveedor… es un proceso manual muy lento, y muy propicio a cometer errores. Es un auténtico cuello de botella. Y la pregunta que todos nos hacemos es ¿por qué se exige esta información “estructurada”?
Parece que el legislador tiene una respuesta adecuada: “Es para poder localizar las facturas de una forma rápida en caso de inspección”. El día que tuvo esta ocurrencia, este hábil funcionario debió quedarse descansando. ¡Qué gran idea! Les pido a las empresas un pequeño esfuerzo adicional y conseguimos una base de datos documental perfectamente accesible. La cuadratura del círculo.
Pero porqué le pide a un “archivo documental” en formato electrónico más que a su equivalente en papel. Que yo sepa las carpetas donde se guardan las facturas en papel no tienen un sistema de búsqueda incorporado. Normalmente las empresas guardan las facturas en papel en orden cronológico, numeradas correlativamente. Y, cuando necesitan localizar una, acuden a su programa de contabilidad, que para eso está. ¿Quizás el legislador olvida que todas las empresas que se precien disponen de un programa de contabilidad, o ERP? , y seguro que las que quieren digitalizar las facturas están en este grupo.
¿Para qué meter los datos, de nuevo, en el software de digitalización? Meterlos en la contabilidad, vale. Los necesito para gestionar pagos, deudas, liquidar el IVA o el Impuesto de Sociedades. Para mil usos muy, muy importantes. ¡Pero meterlos de nuevo para localizar una factura en una hipotética inspección! Es una aberración. Es una duplicidad absurda. Es, además, innecesario, porque puedo localizar la factura, a partir de sus datos, en mi programa de contabilidad y, ya con el número y la fecha, buscarla en mi archivo digital, o en papel, fácilmente.
¿Por qué, en resumen, se le pide mucho más al archivo electrónico que al papel?
Es un error garrafal que alguien debería corregir. No digo que haya que suavizar las medidas de seguridad para facilitar la implantación de la administración electrónica, pero al menos no le pongamos trabas.
Hay, todavía, un par de errores o carencias más. ¿Sabías que la validez de estas facturas digitalizadas se reduce al ámbito fiscal? La factura electrónica no tiene validez para un juez, no es un documento válido en el caso de tener un problema judicial. Los jueces van muy por detrás de los inspectores de Hacienda (no olvidemos que en este país lo único que funciona bien es la recaudación, ya sea de impuestos, multas, seguridad social…).
Es decir, que las facturas en papel que destruiste hace 4 años las puedes echar de menos si tienes un problema con un proveedor. Si él lleva ante al juez una copia (falsa o no) en papel y tú un ordenador con la factura digitalizada, la prueba válida es la suya. Alguien debería coordinar estos dos Ministerios (ya sé que es pedir demasiado, pero al menos lo intento).
Y, por último, hay una carencia que es un clamor: ¿por qué se reduce el procedimiento a facturas? Hay que ampliarlo a contratos, certificados, informes… en definitiva, lo que queremos es destruir todo (o casi todo) el papel de las empresas, ¡no solo las facturas!
En resumen, vamos en la dirección correcta, pero lentamente. Y algunos se dedican a poner piedras en el camino.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Buenos días:
En cuanto a al artículo de opinión que escribes en líneas anteriores quiero comentar lo siguinete:
Efectivamente, la obligación de asociar una serie de datos a la imagen de la factura para su conservación en formato digital puede llegar a ser un trabajo un tanto coñazo si no se cuanta con herramientas como el OCR que te lo hace de manera totalmente desasistida. Dependerá de muchos factores y de las empresas que quieran llevar a cabo la digitalización. Por el contrario, debo decir que la búsqueda posterior de las facturas por esos datos introducidos consigue una drástica reducción del tiempo de búsqueda, muchas veces siendo de horas incluso si tratamos con un volumen de facturas grande, así como otras ventajas como enviarlas de nuevo por correo electrónico, generación de informes segmentados, ventas, cobros, pagos,imprimirlas, flujos de aprobación, consulta Web de proveedores y clientes, etc. Comentar que muchas de las soluciones que existen en el mercado como puede ser EdasFacturas de la empresa ZaeroComa, permite exportar las facturas ya guardadas digitalmente a Contabilidad, por lo que no se produciría ese doble «picado de datos», además de exportar o importar a otros sistemas GED o ERP´s. En cuanto a que sólo son validas para la AEAT, se supone que todas las Administraciones van a adoptar una ley parecida o la misma para que se generalice la gestión digital de todo tipo de documentos, incluido el sistema judicial. En lo que si estoy de acuerdo, es que deberían ponerse de acuerdo todos a la vez y no hacer este tipo de leyes solo para unas administraciones y para otras no.
Un saludo a todos
Estimado Jaime:
Básicamente estoy de acuerdo contigo, pero quisiera hacerte un par de comentarios, por aquello de la réplica.
Evitar la «doble entrada de datos» es fundamental para conseguir el éxito en una implantación de un sistema de digitalización certificada, pero no es nada fácil si las facturas son variopintas (gasolina, comidas, taxis, peajes…) y de proveedores también variopintos. Para empresas de «cierto tamaño» que reciben un gran número de facturas de unos pocos proveedores, la utilización de un OCR zonal puede ser una gran ayuda. Y si además los datos que se introducen (los alfanuméricos) se pueden exportar al programa de contabilidad, perfecto. No creo que sea este el escenario habitual en una PYME pero, en cualquier caso, mi crítica va al legislador que ha impuesto una forma de trabajar que supone un obstáculo enorme para el éxito de la digitalización de facturas, éxito en general, no limitado a los casos más «favorables» y que, además, no está justificada, lo que me molesta especialmente. Las empresas hacen lo que pueden, algunas con mucho esfuerzo y bastante imaginación, para agilizar el proceso, pero la solución mejor sería reformar la norma para facilitar el proceso y hacerlo más ágil, lo que parece que es mucho pedir. En cuanto a que se pongan todos de acuerdo en la validez de los documentos digitalizados, estamos deseando que ocurra para, ahora sí, adaptar nuestro software, pero ya llevamos hablando de ésto un par de años y no parece que los legisladores estén muy preocupados en tardar otros cuantos más.