Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hace mucho tiempo que considero las tiras de Mafalda como una auténtica guía, con frases tan geniales como «la vida moderna es más moderna que vida» (conozco a muchos ejecutivos de grandes empresas a las que se aplica perfectamente) o la declaración de rendición de Felipe: «hasta mis debilidades son más fuertes que yo». Hay muchas más.

Y hoy quiero recordar una que me viene a la memoria con frecuencia en muchos momentos, normalmente tratando con nuevos clientes, o ayudando a algún familiar en algún apuro (tecnológico), como pronto entenderéis.

Comenta Mafalda con uno de sus amigos: «Los perros, para vivir, tienen que ser perros. Los gatos, gatos y los caballos, caballos. Pero el hombre tiene que ser fontanero, abogado, ingeniero…»

Un buen trabajo suele estar prececido de años de estudio, primero en el colegio y luego en la universidad. Años de esfuerzo durante los que te enseñan conocimientos «artificiales» que no puedes adquirir fácilmente sin ayuda: matemáticas, física, química, cardiología… materias difíciles que exigen horas de estudio y práctica para ser dominadas y que, finalmente, te permitirán acceder al mercado laboral y desempeñar una profesión o un trabajo que no tiene nada que ver con «ser un hombre», sin más, un hombre prehistórico que caza con sus manos y unas piedras.

Ese es el peaje que hay que pagar para vivir en esta moderna sociedad.

Pero eso era antes. Porque ahora es mucho más complicado.

Mi padre, como muchas personas de su generación, se jubiló sin haber usado nunca una fotocopiadora. Tampoco sabía escribir a máquina. Tenía, tiene, muy buena letra y escribe unas cartas muy bien presentadas y legibles. Nunca programó un video para grabar una película de TV y el teléfono móvil lo utiliza exclusivamente marcando cada llamada: ni memorias, ni alarmas, ni fotos… ni por supuesto correo electrónico.

Se libró, por poco, de la revolución de la informática que nos ha caído a todos encima. Las siguientes generaciones no han tenido tanta suerte y, queramos o no, debemos vivir rodeados de ordenadores, tablets, iPhones y todo tipo de gadgets electrónicos en los que casi siempre hay un software que nos «ayuda» a hacer multitud de tareas.

Hace unos días, por poner un ejemplo, uno de mis 9 cuñados me pidió ayuda con unas fotos de un viaje. Aunque parezca mentira todavía usan en su casa máquinas de fotos «de carrete» (algo que me pone los pelos de punta casi tanto como cuando me llega un Fax del SIMO). Sin embargo, en esta ocasión se había llevado una cámara digital y tenía problemas para ver las fotos en su portátil.

¡No os podéis imaginar el desastre! Había creado carpetas, subcarpetas, más subcarpetas dentro de cada carpeta anterior… mezcladas con fotos en cada «nivel»… Estaba, con motivo, agobiado porque empezaba a pensar que había perdido sus fotos.

Empecé a ordenarle un poco el caos que tenía y me sorprendió su absoluto desconocimiento de las nociones básicas de Windows. No sabía crear una carpeta en el escritorio, ni usar dos ventanas abiertas a la vez, una al lado de otra, para mover las fotos entre ellas. ¡No conocía la distinción entre «mover» y «copiar» archivos! Y, a diferencia de mi padre, estamos hablando de una persona de mi edad (es decir, joven :)) que usa el ordenador cada día para trabajar.

¿Cómo puedo esperar que las empresas instalen programas de gestión documental y eliminen sus papeles si los futuros usuarios no saben ni mover archivos entre dos carpetas? ¿Cómo puedes hablar de herramientas para mejorar la productividad con alguien que no sabe el ABC, los aspectos más básicos de la herramienta que usa cada día?

Y entonces me acuerdo de Mafalda. Ahora el hombre no solo tiene que ser fontanero o ingeniero, tiene que saber informática. Quiera o no. Le guste o no. Haya hecho un curso en una academia o aprendido en su casa. Igual que tienes que saber inglés si quieres moverte por el mundo, tienes que saber informática para trabajar. En cualquier sitio.

Sea para escribir un informe, retocar un dibujo de un avión en autocad, o llevar la contabilidad de una empresa… necesitas manejar con soltura los ordenadores. Y, salvo que seas Botín o Mariano Rajoy y tengas un «asistente personal, becario o secretaria», también para contestar tu correo electrónico, escribir en Facebook o tuitear algo. No hay forma de librarse.

Es penoso ver a un médico, que te acaba de antender con gran profesionalidad y conocimiento del tema, teclear torpemente con dos dedos rellenando trabajosamente un informe en una pantalla. Es triste ver a una persona joven luchando, y sufriendo, con el portátil para ver unas fotos que acaba de hacer y teme borrar para siempre.

Así que, en resumen, es el momento de actuar. Si no lo has hecho antes en tu vida, ve ahora mismo a una academia cercana y apúntate a un curso de mecanografía. Te alegrarás el resto de tu vida. Y luego, a un curso de nociones básicas de uso de ordenadores. No tiene que ser muy largo, solo lo más basico.

Es lógico que en la Universidad se dediquen a enseñar materias complicadas, física atómica, a trasplantar un riñón… Conocimientos que no puedes aprender solo en tu casa. Pero escribir con los 10 dedos y manejar bien Windows te proporcionará muchísimo tiempo extra cada día.

Luego, me llamas y montamos un programa de gestión documental y tiras tus papeles a la basura.