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Archive for the ‘legislación’ Category

Firma digital impresaEn pleno siglo XXI, cuando la firma digital parece una tecnología “madura”, con los documentos electrónicos abarrotando nuestra bandeja de entrada del correo (electrónico)… para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma tienes que coger un coche, hacer 400 Km (o muchos más) y llevar un papelito EN PERSONA al rectorado de turno.

¡Vaya atraso! Y vaya atraso molesto, caro, incómodo e innecearios, … increible a estas alturas.

Pero lo curioso, y por eso lo incluyo como un tema relacionado con la gestión documental, es que hablamos de un documento que en origen es electrónico. Me explico:

Cada Universidad envía las notas del examen de selectividad a los alumnos que se han examinado en su área de influencia (Comunidad Autónoma) en un documento adjunto a un correo electrónico. Es, por tanto, un documento digital, no un papel.

Sin embargo, para matricularte en una Universidad que no esté en tu Comunidad Autónoma debes llevar este mismo documento en papel. ¡No puedes enviarlo por correo electrónico! Ni, puestos a ser obsoletos, el DNI. ¿Para qué está entonces el DNI electrónico? (más…)

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Papel dineroLo fácil sería decir “nada” y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.

Pero “simplificar es equivocarse” y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.

Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.

Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir “manuales” los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su “propia huella”. Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original. (más…)

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¿Te imaginas un mundo sin abogados?En las últimas semanas una pregunta se repite en cualquier seminario, jornada, discusión sobre gestión documental: ¿puedo digitalizar y DESTRUIR los documentos en papel? Documentos con valor legal para una empresa o Administración: contratos, facturas, recibos, justificantes de pago…

Todos queremos hacerlo, pero nos da miedo. Con razón. Y si le preguntas a un abogado es peor: unos te dirán que sí, y otros que no. Para un matemático 2+2 suma cuatro, pero para un abogado… depende de la interpretación de la ley…

La semana pasada participé en una jornada sobre gestión documental y tuve que preparar una presentación sobre este tema a directores financieros de empresas bastante grandes. El ponente previsto, experto en el tema, falló a última hora y me mandó unas notas. Me parecieron muy poco “serias” para el público previsto y pedí ayuda a otra empresa especializada en gestión documental “segura”. Lo que me mandó fue aún peor: decenas de Leyes, Normas y Reglamentos todos ellos dirigidos, en teoría, a conseguir la famosa “e-Administración”, la “oficina sin papeles” que todos perseguimos. Un auténtico caos de normas que se superponen unas a otras, parchean pequeños agujeros legales y estorban más que ayudan en el “largo y tortuoso camino hacia la administración electrónica” (lo pongo entre comillas porque es el título de un post anterior.

En definitiva, los legisladores lo están haciendo mal, rematadamente mal. (más…)

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Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Ha llegado la hora de la gestión documental (electrónica)

Al igual que en las pasarelas de París o Milán, en el mundo de la informática vemos desfilar  “modas” cíclicas que aparecen con la regularidad de las estaciones. Algunas efímeras, otras duraderas, las menos: revolucionarias. Y, al igual que con los trajes, hay modas que debemos seguir para no quedarnos “obsoletos”, sobre todo si vendes algún producto. Nada hay más destructivo en la imagen de una marca que vender un producto “pasado de moda”, obsoleto, superado, anticuado. Pero ojo que tan malo como llegar tarde a esta fiesta lo es llegar demasiado pronto. Si eres Coca Cola o Google puede que tú solito puedas “imponer” una nueva moda. Sacar un producto que revolucione el mercado puede ser un desastre si los consumidores no lo quieren y hay que tener muy buena “imagen de marca” para convencerlos de sus bondades, para “crear” nuevas necesidades. Apple lo hace frecuentemente. Las PYMES díficilmente podemos permitirnos ese riesgo.

Llegar tarde, por supuesto, es igualmente muy negativo. Ya está “todo el pescado vendido” (me encanta ese refrán). El mercado está “maduro”, hay mucha competencia y pocos clientes nuevos por captar.

Toda esta introducción tiene un objetivo, aunque no lo parezca. Quería hablar del “año de la gestión documental”. (más…)

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Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a “los abogados” como referencia de un “grupo” de profesionales (odio la palabra “colectivo”) que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror!

Para que veas que no es una apreciación subjetiva mía (que me caracterizo por ser bastante crítico con los que no tienen un escáner encima de la mesa) un ejemplo: hablaba la semana pasada con un abogado de Granada, bastante joven y con un despacho muy conocido que tiene en su bandeja de entrada ¡6.000 correos! Yo me pongo nervioso si tengo más de 30 y él tiene 6.000 (si no te horroriza el dato, no sigas leyendo porque no estarás de acuerdo con lo que voy a decir aquí). (más…)

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Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.

En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.

Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de “toda la vida”.

Lo normal es ir “contabilizándolas” conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), “llevar” la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul 😉 ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura. (más…)

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