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Posts Tagged ‘consejos sobre informática’

virusEn los últimos días el número de correos con virus se ha multiplicado (al menos en España) hasta el punto de que ha sido noticia de primera plana. Se habla de cientos de miles de ordenadores infectados.

Pero ya antes de leer esa noticia tres de nuestros clientes se infectaron el mismo día, a pesar de nuestras advertencias frecuentes sobre este problema que incluían la operativa concreta con la que se propaga.

Los virus hace mucho tiempo que dejaron de ser un tema divertido de conversación entre frikis de la informática y se han convertido en un problema real que cuesta mucho tiempo y dinero a las empresas y los profesionales. A todos los que usamos ordenadores (es decir, a todo el mundo).

Y en el contexto de este blog, la pregunta es si un buen programa de gestión documental ayuda a defendernos de esta amenaza. La respuesta es sí, como veremos a continuación.

Antes de nada y para ayudar a luchar contra esta plaga, una descripción breve del ataque reciente:

1.- Un ruso, ucraniano, búlgaro… manda millones de correos electrónicos desde su país, impunemente.

2.- Los usuarios reciben (recibimos, yo también) un correo en el que una empresa de mensajería (TNT, SEUR, Correos o cualquier compañía local) nos informa que hemos recibido un paquete y que podemos recogerlo en la oficina más próxima. Tenemos que imprimir el fichero adjunto (un archivo .zip) y pasar a retirarlo.

Hasta hace poco estos mensajes estaban escritos en inglés o eran una mala traducción pero en los últimos meses han mejorado este problema y están escritos en un perfecto castellano. (más…)

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Ponle un airgbag a tu ordenador.

airbagEn un intervalo de dos semanas, dos de mis clientes han sufrido el ataque de dos virus muy similares.
Todo empieza con un correo aparentemente inofensivo, un aviso de llegada de un paquete de UPS, seguido del click de un usuario confiado que descarga el documento adjunto (un fichero .zip) y el contagio inmediato de su ordenador.
El virus empieza inmediatamente su doble tarea: por un lado se propaga al resto de los ordenadores de la red local (un despacho profesional), incluyendo los servidores, y por otra lado comienza a encriptar todos los documentos que abre el usuario con su ordenador infectado. En, literalmente, unos minutos, el daño es considerable y el usuario y sus compañeros empiezan a tener problemas de acceso a sus ficheros, incluyendo la base de datos del programa de gestión. En ese momento es cuando nos llaman, demasiado tarde para salvar los ficheros encriptados.

En realidad, el virus hace una tercera tarea: va dejando mensajes en las carpetas raíces de cada disco duro indicando que pueden descargar un programa para “desencriptar” los ficheros, previo pago de 500 euros.

No es un virus divertido, inocente, anecdótico. Es, simplemente, una extorsión pura y dura.
Y es algo que nos puede pasar a cualquiera. En cualquier momento.

Estos ataques deben estar resultando muy rentables porque el número se ha incrementado sensiblemente en los últimos meses. Además ya no son tan “obvios” como al principio. Ya no están en inglés ni son una mera traducción con un programa automático. Son correos con una apariencia muy realista y, por tanto, mucho más peligrosos. Yo mismo estuve a punto de caer en la trampa. Era un aviso de Amazon y, casualidad o no, había hecho un pedido el día anterior por lo que estaba esperando un correo de ese estilo. Me salvé porque no tenía sentido que adjuntase un fichero comprimido y eso me puso sobre aviso.

¿Podemos hacer algo para defendernos de estos ataques?
Obviamente hay varias normas básicas que todos conocemos: tener el antivirus actualizado, no abrir mensajes sospechosos, no pensar que una viuda nigeriana nos va a dar 3 millones de euros por hacerle una gestión, etc… Pero, siempre, siempre, a pesar de todas estas medidas de precaución, siempre existe la posibilidad de que se cuele algún virus hasta en las empresas más precavidas. (más…)

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(Relato de ficción de verano)

Derrotado por la tecnología

Derrotado por la tecnología

Pedro miró el reloj por vigésima vez. Ya casi eran las 9 de la noche y a estas horas debería estar sentado en su casa, relajado, y no en su despacho, delante de la odiosa pantalla del ordenador.

Y lo peor es que no sabía cuánto tiempo iba a necesitar para enviar de una vez el maldito documento a la Agencia Tributaria con la mucho más maldita firma digital que se escondía en algún recoveco del siempre odiado ordenador. Llevaba toda la tarde luchando con mensajes que no entendía, con textos de ayuda que parecían escritos por ingenieros de la NASA y con páginas Web que parecían reírse de él.

Se levantó a estirar las piernas y dio un paseo por su despacho. Había un desorden bastante evidente. No es que hubiera papeles por todas partes, es que había montañas de papeles por todas partes. Todas. En las mesas, en las estanterías, junto a la fotocopiadora, encima de algunas sillas. ¿Cómo había llegado a esta situación?

25 años atrás las cosas iban mucho mejor. Después de unos años aprendiendo en la gestoría de un amigo de su padre, se había decidido a montarse por su cuenta. Tenía varias clientes, una buena formación como licenciado en Derecho, experiencia gestionando los documentos de varias empresas de la ciudad… Era el momento de dar el paso adelante, y lo dio.

Unas oficinas modernas. Un par de ayudantes y una secretaria. (más…)

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El minusválido digital

El minusválido digital

Desde hace 40 años juego al baloncesto pero nunca me habían dado un balonazo como el que recibí hace un par de días. La radiografía es de mi mano izquierda. Aparte del dolor, cuando llegué a casa con el brazo escayolado me dí cuenta lo difícil que es hacer tareas cotidianas tan sencillas como ponerse una camisa o partir un trozo de pan con una sola mano.

Pero lo peor llegó cuando me senté delante del ordenador. Afortunadamente el ratón lo puedo manejar sin problemas pero el teclado se ha convertido en un auténtico engorro.

Aprendí a escribir a máquina a los 12 años, en un largo verano en el que tenía mucho tiempo libre. Mil veces me he alegrado de aquel sencillo curso de mecanografía que me permite escribir a una velocidad muy aceptable, con los 10 dedos y, muy importante, sin mirar al teclado.

Ahora, con una mano y solo un dedo útil de la otra, me arrastro como puedo mirando las teclas y sufriendo para escribir cada palabra. Me siento minusválido, en el sentido literal de la palabra. Qué pérdida de tiempo, que poca productividad. Calculo que tardo, al menos, el doble de tiempo en escribir una frase. Probablemente más. (más…)

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Síndrome de DiógenesDesde que IBM inventó el Ordenador Personal (PC) en el 82, vivimos en una revolución permanente. Todo cambia. La forma de trabajar, la forma de comunicarnos con los demás, la forma en que nos divertimos (¿ven televisión los jóvenes?).

Todo se vuelve “digital”, hasta las enfermedades. Acabo de consultar en la Wikipedia la definición del “síndrome de Diógenes” y no me extrañaría que dentro de poco tiempo hubiese una entrada dedicada a los “Diógenes digitales”, la versión moderna de este trastorno que lleva a las personas a acumular todo tipo de basura, objetos diversos, ropa… sin ningún sentido, orden ni necesidad. Leo en la Wikipedia que el síndrome de Diógenes afecta al 3% de las personas mayores de 65 años en España y me pregunto a cuantos usuarios de ordenadores afecta la versión digital de este trastorno. Me temo que serán muchísimos más.

Pero empezaré por el principio, por explicar qué tiene esto que ver con la gestión documental. Y la respuesta es: TODO.

Hace unos días me trajeron un ordenador y me pidieron que encontrara unos programas y los copiara en un disco externo. Es algo que me ocurre con cierta frecuencia. Era el ordenador de un programador, de un profesional de la informática, por lo que esperaba encontrarme un sistema de clasificación sencillo y claro y los archivos perfectamente ordenados en carpetas agrupadas de una forma lógica y sistemática. Sería cuestión de unos minutos localizar y copiar lo que andaba buscando.

Lo que me encontré fue el caos más absoluto, el mayor desorden (digital) que he contemplado en 30 años. (más…)

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árbol de carpetas

Los números son unos incomprendidos. Mucha gente los odia. O al menos los evita. Pregúntale a un amigo qué numero es mayor, 3/4 ó 4/5. Como no sea un ingeniero, físico o profesor de matemáticas… seguro que te pone mala cara (por cierto, igual que si le pides a un ingeniero, físico o profesor de matemáticas que te dibuje un perro).

¿Por qué este rechazo generalizado a los números? Por que no son naturales. Es natural conocer a docenas de personas por su nombre, y a muchos por su apellidos. Es fácil de recordar y lo asociamos fácilmente a una cara. Pero ¿te sabes el número del DNI de algún amigo o familiar? ¿O tu propio número de la Seguridad Social?

Es mucho más sencillo recordar “Manual Rodríguez” que “27.439.172”.

Sin embargo, a los ordenadores les ocurre lo contrario. Y a los programadores de bases de datos. (más…)

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Manual de usuarioHace unos días un nuevo cliente de ArchivaTech nos pidió el manual de usuario. Nos puso en un pequeño aprieto. La versión más reciente del manual tiene un par de años y el programa ha cambiado bastante. Y, lo que es peor, el manual es francamente malo. Es uno de esos manuales que pone: Capítulo 3.- Crear un nuevo expediente. Pulse el botón “nuevo expediente” o la opción de menú “nuevo expediente” para crear un nuevo expediente.

Nunca me gustó ese manual, pero nunca encontré el momento de revisarlo y mejorarlo.

Pero en esta ocasión no podía dejarlo estar y decidí resolver de una vez el problema.

Normalmente esta situación la resuelvo diciendo que el programa es muy intuitivo y que con una sesión formativa de media hora los usuarios aprenden todo lo importante del programa y no necesitan el manual. Y es cierto. De hecho es la tendencia del software (y todos los gadgets electrónicos modernos) y es uno de los motivos por los que ha triunfado el iPhone y el iPad. (más…)

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