Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

¡Hay que estar en «La Nube»! (no confundir con estar en las nubes).

"La Nube"

En mis 25 años de relación con la informática (no es que sea tan viejo, es que empecé pronto) he visto pasar por delante, sobre todo en las revistas y con mayor intensidad en los anuncios de las revistas, muchas modas. Algunas han quedado en nada, otras cumplieron las espectativas y algunas desparecen para reaparecer unos años después.

Los fracasos más estrepitosos están recogidos en más de una publicación y tienen sus propias páginas Web (hace unas semanas El Mundo recopilaba algunos casos realmente curiosos) y la pregunta que nos hacemos muchos al encontrar machaconamente algunos nuevos términos es ¿será un nuevo invento del marketing de las empresas o realmente es una tecnología que se va a imponer.

Con esto de «la nube» tengo esta sensación de indefinición (otro día hablaré de la virtualización, que también tiene para más de una discusión).

Volviendo a «la nube», por un lado está el nombre; ya empezamos mal. Un nombre tan vistoso, tan comercial ya me hace pensar que detrás hay un iluminado del marketing que nos quiere vender humo (más bien vapor de agua). Por otra parte, ¡cómo negar el éxito de algunas iniciativas en este sentido! Enseguida me viene a la cabeza el gmail, un ejemplo perfecto de este nuevo modelo.

Pero si llevamos esta idea a la gestión documental, que es de lo que yo me ocupo en este blog, la idea empieza a hacer aguas por todas partes. Al final, me recuerda la vieja, muy vieja ya, discusión de la arquitectura de una instalación: cliente-servidor en un entorno de red local o cliente-web sobre un servidor que puede estar, o no, físicamente en la misma oficina, o edificio, o ciudad que los usuarios. Siempre comienzo esta discusión con una reflexión previa, válida para muchos otros aspectos de una instalación: depende del cliente. No es lo mismo un despacho de abogados de 5 ó 6 personas que una empresa con 200 empleados repartidos en 5 ciudades. Volvemos a lo del Ferrari para la compra: hay que darle a cada cliente (instalación) lo más adecuado para él, no para la media del mercado, o lo más moderno o lo que suelo instalar y domino mejor.

Pero cuando hablamos de gestión documental, de los documentos de la empresa, ficheros bastantes grandes (pesados diríamos en la jerga de Internet), hay muchos argumentos para descartar de entrada lo de poner los datos en la famosa nube. Repasaré algunos:

– Por seguridad. No es un argumento técnico, pero con frecuencia el cliente, que es el que paga, se negará en redondo a sacar la documentación de su despacho, oficina, empresa… Y por mucho que le hables de firma electrónica y de encriptación, no lo vas a convencer. Esperaremos unos años para que evolucione…

– Por el tamaño de los documentos: si hablamos de PDFs de pocos folios, podemos asumir que tengan que subir y bajar de la nube a través de una ADSL más o menos corriente. Pero si pasamos de unos pocos cientos de Kbytes a unos cuantos Megas (lo que no es difícil), la consulta de los documentos se puede convertir en un latazo insoportable.

– Por la calidad de la conexión a Internet: en algún viaje a EEUU me ha sorprendido la velocidad de acceso a Internet, en cualquier empresa. No es lo que tenemos aquí. Y mucho menos si nos vamos de las grandes ciudades. Por no hablar de conexiones que fallan con cierta frecuencia. ¿Qué haces sin conexión? Ya es malo quedarse sin correo, pero si no puedes acceder a tus datos…

Ahora vienen los puntos positivos, que alguno hay. (Mejor otro día y aprovecho para hablar de las ventajas de la arquitectura Web en general para que quede claro que no todo en la vida ha de ser local)