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Posts Tagged ‘manejo de papeles’

big bangProbablemente conozcas la serie de TV Big Bang (o “The Big Bang Theory”), una de las comedias más populares  que se pueden ver en la televisión en medio mundo.

Desde hace 9 años nos reímos con el comportamiento obsesivo de Sheldon, un científico muy brillante que todo lo que tiene de inteligente (en el sentido clásico de la palabra) lo tiene de torpe en cuanto a sus habilidades sociales.

En el otro extremo, Penny, la camarera / actriz / vendedora, es bastante cortita en temas intelectuales pero es una experta en el trato con los demás (sobre todo con los hombres).

Algunas manías de Sheldon son realmente extravagantes: ordena las cajas de cereales por el contenido de azúcar, siempre come las mismas comidas según el día de la semana, sale con su novia según un calendario pactado y perfectamente regulado…

Es tan maniático que en un episodio le ordena el piso a Penny, lo que es toda una hazaña, y además se lo pasa bien.

Como amigo o compañero de piso Sheldon es odioso. Pero ¿y como empleado de una empresa? (más…)

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DigitalizaciónAunque ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia sobre este tema, así que me animo a retomarlo de una forma más práctica y a modo de guía (y con la indisimulada intención de ahorrarme algunos correos electrónicos bastante repetitivos). Espero que sea útil.

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el “núcleo” de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras “cosas”: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia “física” de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un “servicio completo” a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada. (más…)

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Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar “algo” en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

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Archivadores con las facturasAprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

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El fin del papelEn los últimos años es frecuente oír hablar a “expertos”, “gurús” o simples vendedores de la desaparición del papel, en muchas de sus actuales “formas”. Desde los periódicos (estoy de acuerdo), a los contratos, pasando por las facturas, agendas, libros… Hasta el papel higiénico parece en peligro, vistas las tendencias de los cuartos de baño japoneses (no es broma).
En muchas ocasiones, las voces que claman por la desaparición de tan ubícuo soporte son parte interesada en la discusión: vendedores de lectores de libros electrónicos, de agendas electrónicas, ecologistas convencidos que quieren salvar los bosques (todos queremos salvar los bosques, el problema es tener una alternativa) o fabricantes de programas de gestión documental. Aunque estoy en la lista de “sospechosos”, intentaré en este post reflexionar de la forma más objetiva posible, no sólo para provocar un poco de agitación entre mis lectores (si queda alguno en estos días de verano), sino como ejercicio de planificación empresarial: si es posible conocer las tendencias podré utilizarlas para diseñar estrategias (en realidad no aspiro a tanto, pero una visión general de la situación siempre es interesante).

Con esta discusión pasa como con tantas otras: la simplificación lleva al error. En este mundo acelerado en el que todos vivimos, parece que lo breve es siempre mejor que lo extenso. Los 140 caracteres de Twitter triunfan sobre las dos páginas de un buen post. Los titulares del periódico me bastan para saber qué está pasando. ¡Pues no, no es así! Simplificar es, con frecuencia, un error. Los detalles importan y, como en este blog mando yo (aunque lo pague con el abandono de mis lectores), voy a detenerme un poco y diseccionar el problema en partes. Porque cada “parte” tiene su vida propia, sus pros y sus contras, sus respuestas, diferentes.

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Algunas claves sobre el proceso y los costes

En las últimas semanas varios clientes, ciertos o posibles, me han planteado su “proyecto” de instalar un programa de gestión documental y digitalizar sus archivos “históricos” en papel (que no es lo mismo que los archivos “vivos”, de documentos recientes, como ya comenté en una entrada anterior).

Vamos, que tienen archivadores grandes como neveras llenos de papeles, cuando no habitaciones enteras. Y quieren liberar el espacio y, por supuesto, poder acceder fácilmente a los documentos una vez escaneados los papeles. Evidentemente no les basta con “fotocopiarlos” y guardarlos en un disco duro, o en varios DVDs. Necesitan hacer lo que los expertos en documentación llaman “indexar” los documentos, que no hay que confundir con la indexación de los campos de una base de datos.

Indexar” un documento es el proceso de añadir información estructurada a las imágenes que se obtienen con un escáner (u otro dispositivo). Puede ser algo tan sencillo como un título más o menos descriptivo, “Factura 23 del año 2010”, o puede ser un proceso bastante largo si añadimos más información. Por ejemplo, Nombre del autor, fecha, etiquetas que describan el contenido,… Es fácil darse cuenta que en el proceso de digitalización de un archivo el tiempo empleado en “indexar” cada documento (formado frecuentemente por varios papeles, no necesariamente de igual tamaño) y en clasificarlo (colocarlo en la carpeta o apartado previsto en la base de datos documental) es normalmente mucho mayor que el tiempo que necesita el escáner para digitalizar los papeles que forman el documento.

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