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Archive for the ‘Instalación de un sistema de gestión documental’ Category

Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

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El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el “camino” que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la “oficina sin papeles” que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa “tipo”, en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra “empresa” para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

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Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: “depende”. No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

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Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo “físico” con lo “virtual”. Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)

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En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de “convertir” en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque “todo son ventajas” y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas “en general”: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? (más…)

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En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de “las 5 patas de un proyecto integral”.

La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…

Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. (más…)

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“Competitividad” es una palabra de moda. A los políticos les encanta (les hace parecer preocupados por las empresas). Los vendedores de todo tipo de herramientas la usan continuamente (me incluyo). Los gestores de Administraciones Públicas y empresas la buscan afanosamente (también me incluyo).

“Burocracia” no es una palabra atractiva. Todo lo contrario. Tiene innegables connotaciones negativas. Es algo necesario, pero odioso. Hasta Mafalda la usa peyorativamente (es el nombre de su lentísima tortuga).

Desgraciadamente no podemos librarnos de la burocracia. De hecho, cada año que pasa su presencia (en la empresa) se hace más opresiva. ¡Está en todas partes! En forma de leyes, normas, reglamentos, obligaciones formales… (más…)

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(Recuerda leer el post anterior antes que éste, que es la segunda parte)

Tras la primera selección del “tipo” de programa que buscas, que necesitas en tu empresa, deberías tener un grupo relativamente pequeño de programas entre los que elegir. Son programas que cumplen los requisitos imprescindibles para tí y cualquiera de ellos debería ser válido. Ahora se trata de elegir el mejor, el más adecuado de este grupo de elegidos.

Llevo más de 20 años oyendo decir que “todos los programas son iguales” pero esto no es así. Aunque un Fiat Panda y un Mercedes CLS tienen, ambos, 4 ruedas, un volante, un motor y te llevan a dónde tú quieres pero nadie, nadie, diría que “son iguales” (tampoco cuestan lo mismo), dos programas de ordenador pueden parecer iguales porque realizan las mismas funciones y cubren los mismos objetivos y, sin embargo, ser completamente diferentes en la práctica.

Y “la práctica” es el uso diario y el aumento en la productividad en la empresa. No olvidemos, que se olvida con frecuencia, que este software es, por encima de todo, una herramienta para facilitar el trabajo, para reducir el tiempo empleado en las tareas diarias. Seguro que no compras un coche por su hoja de características técnicas. Seguro que, como mínimo, vas a verlo en persona, a probar la comodidad de los asientos, el tacto de la palanca de cambios. Probablemente incluso te darás una vuelta antes de tomar la decisión final. Con el software pasa exactamente lo mismo.

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10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo “todas” es “todas”, incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su “archivo” tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

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Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una “empresa de gestión documental”. Aunque es un asunto que he tratado “lateralmente” en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

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