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Archive for the ‘Instalación de un sistema de gestión documental’ Category

Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

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El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el “camino” que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la “oficina sin papeles” que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa “tipo”, en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra “empresa” para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

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Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: “depende”. No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

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Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo “físico” con lo “virtual”. Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)

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En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de “convertir” en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque “todo son ventajas” y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas “en general”: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? (más…)

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En los últimos meses me han consultado muchas personas sobre la puesta en marcha de una empresa de gestión documental. La mayoría me consultan por que han leído este blog o visto alguno de mis videos sobre gestión documental, sobre todo el de “las 5 patas de un proyecto integral”.

La mayoría de ellas, casi la totalidad, están pensando en montar una empresa de digitalización de documentos, si no lo han hecho ya, y se suelen interesar por los escáneres, el precio que se puede cobrar a los clientes, la forma de integrarlo con un software de gestión, como ArchivaTech…

Lo que me llama la atención es que ninguno estaba pensando en montar una empresa de custodia de documentos. Y esta es, sin duda, una opción interesante para un nuevo negocio. (más…)

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“Competitividad” es una palabra de moda. A los políticos les encanta (les hace parecer preocupados por las empresas). Los vendedores de todo tipo de herramientas la usan continuamente (me incluyo). Los gestores de Administraciones Públicas y empresas la buscan afanosamente (también me incluyo).

“Burocracia” no es una palabra atractiva. Todo lo contrario. Tiene innegables connotaciones negativas. Es algo necesario, pero odioso. Hasta Mafalda la usa peyorativamente (es el nombre de su lentísima tortuga).

Desgraciadamente no podemos librarnos de la burocracia. De hecho, cada año que pasa su presencia (en la empresa) se hace más opresiva. ¡Está en todas partes! En forma de leyes, normas, reglamentos, obligaciones formales… (más…)

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