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Posts Tagged ‘factura electrónica’

Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. (más…)

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Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa. Facturas recibidas.

En mi entrada anterior (que debes leer antes que ésta si no lo has hecho ya) comentaba que el tratamiento de las facturas recibidas difiere en algunos aspectos esenciales del de las facturas emitidas, por lo que su gestión debe tratarse de forma independiente.

Siguiendo el guión de la entrada anterior, empezaré por las facturas recibidas en papel, las de “toda la vida”.

Lo normal es ir “contabilizándolas” conforme se reciben, más o menos al día, introduciendo sus datos fiscales en un programa de contabilidad que me permitirá cumplir con las obligaciones fiscales (declaración de IVA y pago de impuestos), “llevar” la caja y el banco y controlar los pagos a los proveedores. Una vez introducidos los datos, se suele anotar el número (correlativo) de la factura, proporcionado por el programa contable, en una esquina de la propia factura, bien visible, en rojo preferiblemente (también vale en azul 😉 ) se le hacen dos agujeros y se guarda en un archivador en orden inverso (si no, hay que estar pasando todas las facturas cada vez, lo que es un engorro innecesario). Por si fuera poco, si hablamos de un recibo de un peaje, un parking, un taxi… el papel es muy pequeño y suele ser necesario graparlo a un folio en blanco para poder archivarlo con las demás factura. (más…)

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Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa.

He estado en bastantes conversaciones sobre este tema y muchas veces me ha parecido estar en el típico “diálogo de besugos” en el que todos hablan pero nadie escucha. Y el problema suele ser que hay pequeños matices que suponen sin embargo grandes diferencias en lo que se está diciendo, y en lo que los demás están entendiendo.

Creo que es similar a lo que ocurre con la firma electrónica. O el DNI electrónico: Autoridades de certificación, ficheros resumen, algoritmos de cifrados… conceptos que a todos nos suenan, pero pocos dominan.

Y, en el caso de las facturas, los nombres de las diferentes “versiones” son tan parecidos, que los equívocos son inevitables.

Así que, como siempre, empezaré desde el principio, desde cero, y no pienso entrar en detalles técnicos. Solo quiero dejar claros algunos conceptos básicos que debemos tener muy presentes. El que quiera ampliar la información puede consultar la página “oficial” de factura electrónica que, esta vez sí, es realmente buena, precisa y didáctica. (más…)

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¿Realmente funciona?

(No leas esta entrada sin haber leído antes la anterior)

Ahora vamos con las malas noticias: los sistemas de digitalización certificada no se están instalando al ritmo deseado (más bien al contrario). Y la culpa es el absurdo reglamento, una legislación que ha desarrollado tan mal la idea inicial, muy buena, que la ha arruinado. Como dirían los técnicos, no se recoge el “espíritu de la ley” que era (a mi modesto entender) facilitar la gestión de las facturas recibidas, agilizar su tratamiento, reducir las necesidades de archivo de papel y, en suma, mejorar la productividad de las empresas. Lo que han hecho, en la práctica, es poner tantas trabas al proceso de digitalización que más bien parecen que quieren frenarlo. (más…)

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Casos de éxito.

(no leas esta entrada sin leer antes la anterior)

Empecemos por el principio: escanear papeles más o menos formales, en este caso facturas recibidas, guardarlos de una forma segura y destruirlos a continuación es el sueño de todos los que nos dedicamos a la gestión documental. Y de muchos contables y administrativos que viven bajo un mar de papeles. Por no hablar de las empresas de un tamaño importante que necesitan, literalmente, almacenes para guardar estas montañas de papeles que, para más inri, tienen muy poco valor una vez “contabilizados” los datos.

Para conseguir este objetivo, el camino es bien conocido: (más…)

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Desde la primera vez que oí comentar, hace ya bastante tiempo, que las empresas podrían destruir sus facturas en papel y sustituirlas por una imagen escaneada del documento mi relación con la digitalización certificada se ha movido entre el amor y el odio, entre la alegría y la decepción, según pasaba el tiempo y comprobaba que los legisladores españoles no están a la altura y que la modernización de las empresas e Instituciones todavía tiene un largo camino por delante, a remolque de una legislación que no avanza a la velocidad deseable. (más…)

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