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Posts Tagged ‘usabilidad’

Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

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El arte de hacer las cosas sencillas.

La importancia de las cosas sencillasAunque no soy aficionado a la arquitectura hace unos días leía en una revista un reportaje muy interesante sobre John Pawson, uno de los mejores arquitectos del mundo y que se caracteriza por el carácter minimalista de muchas de sus obras. Parece (dice la Wikipedia) que el origen de la frase es un poema de 1855, pero se hizo popular cuando la “adoptó” el arquitecto Ludwig Mies van der Rohe para expresar el concepto del “diseño minimalista” que tanto se ha extendido desde entonces.

Viendo alguna de sus obras no podía dejar de pensar en que me gustan los programas “minimalistas”.  Esas paredes tan límpias, las líneas rectas, los espacios despejados… recordaba mi idea de hacer los programas sencillos, con pocas opciones (las básicas). Fáciles de usar y de aprender.

En realidad es muy complicado hacer un programa sencillo.

La idea es incluir solo las funciones más importantes. Pocos iconos (y grandes). Un menú con pocas opciones (las que utilizan la mayoria de los usuarios). Se sacrifica el “tamaño” del programa, el número de opciones, en favor de la facilidad de uso. Esto no es tan fácil. En palabras de John Pawson “La gente no sabe lo complejo que es hacer las cosas sencillas” (creo que ya he dicho lo que me ha gustado el reportaje).

Muchos programas empiezan “bien”: limitados y sencillos. Pero los usuarios, incluso antes de ser usuarios, empiezan a echar en falta “cosas” enseguida. ¿Me puedes añadir un campo con la fecha tal? ¿Podría buscar también por contenido? ¿Puedo cambiar el orden de los documentos con un botón?… La lista crece proporcionalmente al número de usuarios, sobre todo si pertenecen a sectores distintos (como ocurre con los programas de gestión documental, que son “generalistas” por definición). (más…)

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