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Archive for the ‘didácticos’ Category

Hay Exceso de ofertados tipos de personas en el mundo: los ordenados, y los desordenados.

Los que tienen la mesa recogida, y los que la tienen llena de papeles amontonados en pilas.
Los que tienen los libros en las estanterías en posición vertical, a veces clasificados por géneros, y los que los ponen horizontalmente sobre otros libros, sin preocuparse de si están en un sentido o en otro.
Están los que guardan sus fotos en álbumes con una etiqueta con el año, y el contenido (1992 – Boda, 2005 – Viaje a Londres…) y los que las tienen en cajas, dentro de las bolsas de papel que te dan cuando las revelas.

Podría estar todo el día poniendo ejemplos pero seguro que ya te has identificado con uno de los dos grupos.

Por supuesto que hay “grados”. Los hay “super” ordenados, como Sheldon (de la serie Big Bang) que ordena las cajas de cereales en función del contenido de azúcar. Es un poco exagerado aunque una de mis hermanas ordena las latas de la despensa por orden alfabético, lo que tampoco está nada mal.
Y también hay “super” desordenados. Conozco un abogado que, una vez cubiertas todas las superficies horizontales de su despacho (antiguo, de madera noble, precioso), la mesa y las estanterías, pasó a las sillas (no todas, para que los clientes se puedan sentar) y luego, directamente al suelo. Montañas de papeles (literalmente) ocupando una parte significativa de su despacho. Una visión espeluznante (para gente como yo).

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Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

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tiempoTeniendo en cuenta que desarrollamos la primera versión de nuestro software de gestión documental (ArchivaTech) hace casi 15 años puede parecer que el título de este post, o todo él, está bastante anticuado.

La gestión documental, más concretamente, la instalación de un software de gestión de documentos electrónicos en una empresa (o institución), no es precisamente una situación nueva. Hace muchos años que se empezó a popularizar y en muchas empresas es una “tecnología” tan asentada como el procesador de textos o el correo electrónico.

¿A qué se debe, entonces, este título? O, de otra forma, ¿a quién le interesa?

Obviamente para mi tampoco es una “novedad”, ni como responsable del desarrollo de un programa de gestión documental ni como usuario.

No lo es tampoco para muchos de los que estáis leyendo este post.

Tampoco para cientos, miles de empresas que tienen un software específico de gestión desde hace años, o incorporan funcionalidades de gestión de documentos en sus ERPs, CRMs… en sus programas de gestión empresarial.

¿Me queda algún lector interesado “ahora”, en 2015, en este tema? (más…)

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virusEn los últimos días el número de correos con virus se ha multiplicado (al menos en España) hasta el punto de que ha sido noticia de primera plana. Se habla de cientos de miles de ordenadores infectados.

Pero ya antes de leer esa noticia tres de nuestros clientes se infectaron el mismo día, a pesar de nuestras advertencias frecuentes sobre este problema que incluían la operativa concreta con la que se propaga.

Los virus hace mucho tiempo que dejaron de ser un tema divertido de conversación entre frikis de la informática y se han convertido en un problema real que cuesta mucho tiempo y dinero a las empresas y los profesionales. A todos los que usamos ordenadores (es decir, a todo el mundo).

Y en el contexto de este blog, la pregunta es si un buen programa de gestión documental ayuda a defendernos de esta amenaza. La respuesta es sí, como veremos a continuación.

Antes de nada y para ayudar a luchar contra esta plaga, una descripción breve del ataque reciente:

1.- Un ruso, ucraniano, búlgaro… manda millones de correos electrónicos desde su país, impunemente.

2.- Los usuarios reciben (recibimos, yo también) un correo en el que una empresa de mensajería (TNT, SEUR, Correos o cualquier compañía local) nos informa que hemos recibido un paquete y que podemos recogerlo en la oficina más próxima. Tenemos que imprimir el fichero adjunto (un archivo .zip) y pasar a retirarlo.

Hasta hace poco estos mensajes estaban escritos en inglés o eran una mala traducción pero en los últimos meses han mejorado este problema y están escritos en un perfecto castellano. (más…)

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Ponle un airgbag a tu ordenador.

airbagEn un intervalo de dos semanas, dos de mis clientes han sufrido el ataque de dos virus muy similares.
Todo empieza con un correo aparentemente inofensivo, un aviso de llegada de un paquete de UPS, seguido del click de un usuario confiado que descarga el documento adjunto (un fichero .zip) y el contagio inmediato de su ordenador.
El virus empieza inmediatamente su doble tarea: por un lado se propaga al resto de los ordenadores de la red local (un despacho profesional), incluyendo los servidores, y por otra lado comienza a encriptar todos los documentos que abre el usuario con su ordenador infectado. En, literalmente, unos minutos, el daño es considerable y el usuario y sus compañeros empiezan a tener problemas de acceso a sus ficheros, incluyendo la base de datos del programa de gestión. En ese momento es cuando nos llaman, demasiado tarde para salvar los ficheros encriptados.

En realidad, el virus hace una tercera tarea: va dejando mensajes en las carpetas raíces de cada disco duro indicando que pueden descargar un programa para “desencriptar” los ficheros, previo pago de 500 euros.

No es un virus divertido, inocente, anecdótico. Es, simplemente, una extorsión pura y dura.
Y es algo que nos puede pasar a cualquiera. En cualquier momento.

Estos ataques deben estar resultando muy rentables porque el número se ha incrementado sensiblemente en los últimos meses. Además ya no son tan “obvios” como al principio. Ya no están en inglés ni son una mera traducción con un programa automático. Son correos con una apariencia muy realista y, por tanto, mucho más peligrosos. Yo mismo estuve a punto de caer en la trampa. Era un aviso de Amazon y, casualidad o no, había hecho un pedido el día anterior por lo que estaba esperando un correo de ese estilo. Me salvé porque no tenía sentido que adjuntase un fichero comprimido y eso me puso sobre aviso.

¿Podemos hacer algo para defendernos de estos ataques?
Obviamente hay varias normas básicas que todos conocemos: tener el antivirus actualizado, no abrir mensajes sospechosos, no pensar que una viuda nigeriana nos va a dar 3 millones de euros por hacerle una gestión, etc… Pero, siempre, siempre, a pesar de todas estas medidas de precaución, siempre existe la posibilidad de que se cuele algún virus hasta en las empresas más precavidas. (más…)

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ImagenEn muchos círculos (no de Google+, de amigos) se habla de los hackers con cierto romanticismo, o más bien condescendencia. Como se habla de un amigo un tanto idealista que se ha ido a recorrer Africa en moto o a un monasterio a escribir una novela. Nadie los defiende abiertamente, pero despiertan cierta simpatía. Son unos “antisistema”, jóvenes, desorientados… no aprobamos lo que hacen pero tampoco se les trata como criminales.

Es un poco como lo de copiar música, libros o películas: no pasa nada, no hacemos daño a nadie, las multinacionales tienen mucho dinero…

Pero esta imagen poco tiene que ver con la realidad. Y como muestra, una historia real. Un suceso que ocurrió en mi propia ciudad hace solo unas semanas. Esto es lo que le pasó a una pequeña empresa de distribución (no daré el nombre pero eso no quiere decir que no sea una historia real).

Un lunes, al entrar en la oficina y sentarse delante de los ordenadores los empleados se encontraron con la desagradable sorpresa de que no podían entrar en su programa de gestión. La contabilidad, el CRM (programa de gestión de clientes), sus documentos con contratos y facturas… No había ningún dato accesible. Con la comprensible alarma empiezan a comentarlo entre ellos y descubren que a todos les pasa lo mismo y lo comentan con el gerente. (más…)

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Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

masterNo me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en “sitios” distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: “sé ordenado”. Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios… (más…)

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