Feeds:
Entradas
Comentarios

Archive for the ‘didácticos’ Category

Hay Exceso de ofertados tipos de personas en el mundo: los ordenados, y los desordenados.

Los que tienen la mesa recogida, y los que la tienen llena de papeles amontonados en pilas.
Los que tienen los libros en las estanterías en posición vertical, a veces clasificados por géneros, y los que los ponen horizontalmente sobre otros libros, sin preocuparse de si están en un sentido o en otro.
Están los que guardan sus fotos en álbumes con una etiqueta con el año, y el contenido (1992 – Boda, 2005 – Viaje a Londres…) y los que las tienen en cajas, dentro de las bolsas de papel que te dan cuando las revelas.

Podría estar todo el día poniendo ejemplos pero seguro que ya te has identificado con uno de los dos grupos.

Por supuesto que hay “grados”. Los hay “super” ordenados, como Sheldon (de la serie Big Bang) que ordena las cajas de cereales en función del contenido de azúcar. Es un poco exagerado aunque una de mis hermanas ordena las latas de la despensa por orden alfabético, lo que tampoco está nada mal.
Y también hay “super” desordenados. Conozco un abogado que, una vez cubiertas todas las superficies horizontales de su despacho (antiguo, de madera noble, precioso), la mesa y las estanterías, pasó a las sillas (no todas, para que los clientes se puedan sentar) y luego, directamente al suelo. Montañas de papeles (literalmente) ocupando una parte significativa de su despacho. Una visión espeluznante (para gente como yo).

(más…)

Read Full Post »

Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

(más…)

Read Full Post »

tiempoTeniendo en cuenta que desarrollamos la primera versión de nuestro software de gestión documental (ArchivaTech) hace casi 15 años puede parecer que el título de este post, o todo él, está bastante anticuado.

La gestión documental, más concretamente, la instalación de un software de gestión de documentos electrónicos en una empresa (o institución), no es precisamente una situación nueva. Hace muchos años que se empezó a popularizar y en muchas empresas es una “tecnología” tan asentada como el procesador de textos o el correo electrónico.

¿A qué se debe, entonces, este título? O, de otra forma, ¿a quién le interesa?

Obviamente para mi tampoco es una “novedad”, ni como responsable del desarrollo de un programa de gestión documental ni como usuario.

No lo es tampoco para muchos de los que estáis leyendo este post.

Tampoco para cientos, miles de empresas que tienen un software específico de gestión desde hace años, o incorporan funcionalidades de gestión de documentos en sus ERPs, CRMs… en sus programas de gestión empresarial.

¿Me queda algún lector interesado “ahora”, en 2015, en este tema? (más…)

Read Full Post »

virusEn los últimos días el número de correos con virus se ha multiplicado (al menos en España) hasta el punto de que ha sido noticia de primera plana. Se habla de cientos de miles de ordenadores infectados.

Pero ya antes de leer esa noticia tres de nuestros clientes se infectaron el mismo día, a pesar de nuestras advertencias frecuentes sobre este problema que incluían la operativa concreta con la que se propaga.

Los virus hace mucho tiempo que dejaron de ser un tema divertido de conversación entre frikis de la informática y se han convertido en un problema real que cuesta mucho tiempo y dinero a las empresas y los profesionales. A todos los que usamos ordenadores (es decir, a todo el mundo).

Y en el contexto de este blog, la pregunta es si un buen programa de gestión documental ayuda a defendernos de esta amenaza. La respuesta es sí, como veremos a continuación.

Antes de nada y para ayudar a luchar contra esta plaga, una descripción breve del ataque reciente:

1.- Un ruso, ucraniano, búlgaro… manda millones de correos electrónicos desde su país, impunemente.

2.- Los usuarios reciben (recibimos, yo también) un correo en el que una empresa de mensajería (TNT, SEUR, Correos o cualquier compañía local) nos informa que hemos recibido un paquete y que podemos recogerlo en la oficina más próxima. Tenemos que imprimir el fichero adjunto (un archivo .zip) y pasar a retirarlo.

Hasta hace poco estos mensajes estaban escritos en inglés o eran una mala traducción pero en los últimos meses han mejorado este problema y están escritos en un perfecto castellano. (más…)

Read Full Post »

Ponle un airgbag a tu ordenador.

airbagEn un intervalo de dos semanas, dos de mis clientes han sufrido el ataque de dos virus muy similares.
Todo empieza con un correo aparentemente inofensivo, un aviso de llegada de un paquete de UPS, seguido del click de un usuario confiado que descarga el documento adjunto (un fichero .zip) y el contagio inmediato de su ordenador.
El virus empieza inmediatamente su doble tarea: por un lado se propaga al resto de los ordenadores de la red local (un despacho profesional), incluyendo los servidores, y por otra lado comienza a encriptar todos los documentos que abre el usuario con su ordenador infectado. En, literalmente, unos minutos, el daño es considerable y el usuario y sus compañeros empiezan a tener problemas de acceso a sus ficheros, incluyendo la base de datos del programa de gestión. En ese momento es cuando nos llaman, demasiado tarde para salvar los ficheros encriptados.

En realidad, el virus hace una tercera tarea: va dejando mensajes en las carpetas raíces de cada disco duro indicando que pueden descargar un programa para “desencriptar” los ficheros, previo pago de 500 euros.

No es un virus divertido, inocente, anecdótico. Es, simplemente, una extorsión pura y dura.
Y es algo que nos puede pasar a cualquiera. En cualquier momento.

Estos ataques deben estar resultando muy rentables porque el número se ha incrementado sensiblemente en los últimos meses. Además ya no son tan “obvios” como al principio. Ya no están en inglés ni son una mera traducción con un programa automático. Son correos con una apariencia muy realista y, por tanto, mucho más peligrosos. Yo mismo estuve a punto de caer en la trampa. Era un aviso de Amazon y, casualidad o no, había hecho un pedido el día anterior por lo que estaba esperando un correo de ese estilo. Me salvé porque no tenía sentido que adjuntase un fichero comprimido y eso me puso sobre aviso.

¿Podemos hacer algo para defendernos de estos ataques?
Obviamente hay varias normas básicas que todos conocemos: tener el antivirus actualizado, no abrir mensajes sospechosos, no pensar que una viuda nigeriana nos va a dar 3 millones de euros por hacerle una gestión, etc… Pero, siempre, siempre, a pesar de todas estas medidas de precaución, siempre existe la posibilidad de que se cuele algún virus hasta en las empresas más precavidas. (más…)

Read Full Post »

ImagenEn muchos círculos (no de Google+, de amigos) se habla de los hackers con cierto romanticismo, o más bien condescendencia. Como se habla de un amigo un tanto idealista que se ha ido a recorrer Africa en moto o a un monasterio a escribir una novela. Nadie los defiende abiertamente, pero despiertan cierta simpatía. Son unos “antisistema”, jóvenes, desorientados… no aprobamos lo que hacen pero tampoco se les trata como criminales.

Es un poco como lo de copiar música, libros o películas: no pasa nada, no hacemos daño a nadie, las multinacionales tienen mucho dinero…

Pero esta imagen poco tiene que ver con la realidad. Y como muestra, una historia real. Un suceso que ocurrió en mi propia ciudad hace solo unas semanas. Esto es lo que le pasó a una pequeña empresa de distribución (no daré el nombre pero eso no quiere decir que no sea una historia real).

Un lunes, al entrar en la oficina y sentarse delante de los ordenadores los empleados se encontraron con la desagradable sorpresa de que no podían entrar en su programa de gestión. La contabilidad, el CRM (programa de gestión de clientes), sus documentos con contratos y facturas… No había ningún dato accesible. Con la comprensible alarma empiezan a comentarlo entre ellos y descubren que a todos les pasa lo mismo y lo comentan con el gerente. (más…)

Read Full Post »

Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

masterNo me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en “sitios” distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: “sé ordenado”. Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios… (más…)

Read Full Post »

Talking About TwitterHace unos días se celebró en Granada un congreso muy interesante sobre Twitter: “Talking About Twitter”, o #TATGranada, usando el hashtag del evento. La foto de la Alhambra con el célebre pajarito ha sido lo más llamativo del evento, pero yo me quedo con otra reflexión que hacía mientras asistía a una de las conferencias y veía pasar los tuits por la pantalla a toda velocidad.

¿Cuánta información está generando este congreso? Portadas de periódicos, noticias en ediciones digitales, fotos en los cientos de móviles de los asistentes, revistas y folletos en papel que nos entregaron… y, sobre todo, miles de tuits sobre el contenido, los asistentes, la Alhambra iluminada… Miles de tuits con enlaces a páginas Web, con fotos o videos, con información de todo tipo. Algunos interesantes. Algunos curiosos.

Y la reflexión que me inquietó fue: ¿dónde se guarda toda esta información? O mejor aún: ¿donde guardo yo la parte de esta información que me interesa? a nivel personal o a nivel profesional.

Como el ponente no me estaba resultando atractivo, seguí reflexionando sobre este asunto desde el punto de vista de la gestión documental. Y la pregunta se volvió más genérica: ¿Dónde guardamos los datos, la información, que nos interesa? (más…)

Read Full Post »

MinimalismoUno de los principales problemas de la “sociedad de la información” es el exceso de información. Como decía un ponente de una charla que oí, hace ya varios años: “la información es poder, pero el exceso de información es caos”.

Un exceso que se puede producir en la “cantidad” y en el “detalle”. No solo nos puede abrumar el número de documentos, informes, referencias… sobre un tema. También la minuciosidad de los datos que encontramos.

Desde hace ya bastante tiempo la capacidad de almacenamiento de los ordenadores ha dejado de ser un recurso escaso que había que cuidar con esmero. Esta ventaja, deseable en casi cualquier situación, se ha vuelto en contra de los usuarios en algunos casos. Al disponer de la capacidad de guardar virtualmente cualquier documento que llegue a mis manos, hay una tendencia, una tentación, de guardarlos todos. Y ese es el error. No todos merecen ser guardados. No todos los datos son relevantes para el futuro. No todo el detalle de un problema que resuelvo hoy merece ser preservado para consultas futuras.

Hay que tener criterio. Hay que distinguir lo que merece ser archivado de una forma ordenada y fácilmente accesible, de lo que no tiene sentido guardar. Incluso se puede, y debe, ser un poco más sutil y guardar documentos agrupados, con una mera referencia al conjunto como los clásicos “legajos” de papeles que se ataban poco menos que con una cuerda y se almacenaban en estantes con una referencia en el papel que servía de portada.

(más…)

Read Full Post »

codigosAdmitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el “papel pijama”) y los ceros “tachados”. Era fácil identificar a los “aficionados” a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los “ceros tachados”. (más…)

Read Full Post »

Older Posts »