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Posts Tagged ‘control de documentos’

ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el “espacio”. Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda “full text”, la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal “Ernesto Baroja” que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal “José Gómez” puede que no sea tan sencillo. (más…)

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árbol de carpetas

Los números son unos incomprendidos. Mucha gente los odia. O al menos los evita. Pregúntale a un amigo qué numero es mayor, 3/4 ó 4/5. Como no sea un ingeniero, físico o profesor de matemáticas… seguro que te pone mala cara (por cierto, igual que si le pides a un ingeniero, físico o profesor de matemáticas que te dibuje un perro).

¿Por qué este rechazo generalizado a los números? Por que no son naturales. Es natural conocer a docenas de personas por su nombre, y a muchos por su apellidos. Es fácil de recordar y lo asociamos fácilmente a una cara. Pero ¿te sabes el número del DNI de algún amigo o familiar? ¿O tu propio número de la Seguridad Social?

Es mucho más sencillo recordar “Manual Rodríguez” que “27.439.172”.

Sin embargo, a los ordenadores les ocurre lo contrario. Y a los programadores de bases de datos. (más…)

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Talking About TwitterHace unos días se celebró en Granada un congreso muy interesante sobre Twitter: “Talking About Twitter”, o #TATGranada, usando el hashtag del evento. La foto de la Alhambra con el célebre pajarito ha sido lo más llamativo del evento, pero yo me quedo con otra reflexión que hacía mientras asistía a una de las conferencias y veía pasar los tuits por la pantalla a toda velocidad.

¿Cuánta información está generando este congreso? Portadas de periódicos, noticias en ediciones digitales, fotos en los cientos de móviles de los asistentes, revistas y folletos en papel que nos entregaron… y, sobre todo, miles de tuits sobre el contenido, los asistentes, la Alhambra iluminada… Miles de tuits con enlaces a páginas Web, con fotos o videos, con información de todo tipo. Algunos interesantes. Algunos curiosos.

Y la reflexión que me inquietó fue: ¿dónde se guarda toda esta información? O mejor aún: ¿donde guardo yo la parte de esta información que me interesa? a nivel personal o a nivel profesional.

Como el ponente no me estaba resultando atractivo, seguí reflexionando sobre este asunto desde el punto de vista de la gestión documental. Y la pregunta se volvió más genérica: ¿Dónde guardamos los datos, la información, que nos interesa? (más…)

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Papel dineroLo fácil sería decir “nada” y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.

Pero “simplificar es equivocarse” y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.

Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.

Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir “manuales” los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su “propia huella”. Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original. (más…)

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codigosAdmitámoslo, los códigos no están de moda. A poca gente le gusta pensar en números, claves, combinaciones artificiales de letras y números… Y tiene bastante sentido. Puedes recordar el nombre y los apellidos de un buen número de amigos y contactos profesionales pero ¿te sabes el DNI de tu mujer? ¿O de tu mejor cliente?

Sin embargo llevar este rechazo a todos los terrenos tiene también consecuencias negativas. ¿Estoy exagerando? Creo que no y que lo puedo demostrar con un ejemplo muy sencillo.

Cuando empezó a popularizarse la informática, con el PC, el Spectrum o el Commodore 64, había dos rasgos característicos que hoy han desaparecido: el papel continuo de las impresoras (y con frecuencia rayado, el “papel pijama”) y los ceros “tachados”. Era fácil identificar a los “aficionados” a la programación por sus listados y por tachar los ceros para distinguirlos de la letra O mayúscula.

Dejando a un lado la anécdota del papel, me gustaría reivindicar el uso de los “ceros tachados”. (más…)

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CorreosEn los últimos días he leído varios artículos sobre la pesadilla diaria que representa para millones de personas tratar de mantener a raya el número de correos electrónicos que tienen en la bandeja de entrada de su gestor de correo.

No es un problema aislado. No es una “manía” de personas ordenadas (algo que algún amigo me achaca). Mantener la “bandeja a cero” es una aspiración generalizada, que muchos dan por perdida. De hecho en uno de los artículos que leí hablaban de la “utopía” de conseguirlo, dando por sentado que es una tarea casi imposible, una ilusión.

Para conseguirlo, o al menos intentarlo, hay incluso applicaciones para smartphones que utilizan una gestión “semiautomática” de los correos entrantes como única posibilidad para conseguir la meta.

Sin embargo, con algunos consejos sencillos y una disciplina al alcance de cualquiera es posible conseguirlo. No es una lista objetiva y seguro que muchos lo hacen igual de bien, o mejor, de otra forma. Pero a mí me funcionan bastante bien y por ese motivo los comparto con mis lectores. (más…)

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Información estructurada

Información estructurada

A los informáticos, especialmente a los que diseñamos bases de datos, nos encanta lo que yo llamo información estructurada. Creo que la expresión no es mía. Seguramente la he adoptado inconscientemente en algún momento. Pero lo importante es lo que significa.

Información estructurada son los datos que están perfectamente definidos y sujetos a un formato muy concreto. En una base de datos son campos con una definición específica: una fecha, un valor numérico en una factura, el tipo de IVA, el apellido de un cliente…

Son datos que responden a un diseño previo y no admiten ambigüedad. En el campo “nombre” pondrá “Fernando”, o “Enrique”, pero no un 27 ó la fecha de nacimiento. En la columna de tipo de IVA habrá un 21 (%), o un 18, 12 ó 7. Seguro que ahí no pone “Fernando”.

Por contra, la información desestructurada es todo lo contrario: libre y variada. El caso más extremo quizás sea una foto. Puede haber cualquier cosa: una flor, una montaña o tu perfil de Facebook. Otro ejemplo es un archivo guardado en un disco duro (o en un gestor documental): puede ser un contrato, una factura, una lista de tareas o, porqué no, una foto de tu novia.

Los programas más sencillos son los que trabajan solamente con información estructurada. Siempre pongo como ejemplo un programa de contabilidad. Tanto el diario de apuntes contables como el plan de cuentas forman la base de datos más sencilla imaginable. Es como una hoja Excel: fecha del apunte, valor, debe o haber y poco más.

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