Vivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.
Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.
Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio «virtual» es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.
Ahora el problema no es el «espacio». Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.
En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.
Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda «full text», la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal «Ernesto Baroja» que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal «José Gómez» puede que no sea tan sencillo. (más…)
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 