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Posts Tagged ‘archivado’

El mes de agosto es sin duda el más tranquilo del año y desde hace muchos años lo suelo aprovechar para preparar el nuevo “curso” (que empieza en septiembre). Y una de las tareas más duras es darle “un empujón” al trastero/archivo de la empresa. Ese despacho situado al final de la oficina que va acumulando papeles, carpetas, manuales, ordenadores e impresoras… y también alguna silla vieja y las cajas de los últimos equipos instalados. 

Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena “perder” tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)? (más…)

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papelesEn general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:

  • Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
  • Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
  • Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
  • Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
  • Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo

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