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Posts Tagged ‘programas de gestión documental’

Exceso de ofertaSi has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, que fuera bromas no es tan sencillo, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente.

Es una de las maldiciones del mundo en que vivimos: continuamente hay que tomar decisiones. La oferta es muy amplia y solo en conocer los productos disponibles se pueden perder días enteros. Pero no hay más remedio que dedicarle un tiempo: una elección incorrecta tendrá consecuencias importantes, no solo en el precio, sino cada día, en el uso regular y frecuente del programa instalado… durante años. Así que elegir correctamente es muy importante y merece dedicarle un tiempo.

Sin ánimo de ser exhaustivo, ni siquiera ordenado, me gustaría comentar algunas características que permiten clasificar los programas de gestión documental y poder reducir el número de productos que deben estudiarse con más detenimiento.

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ArchivaTech - Programa de gestión documentalEvaluar un programa de gestión documental no es fácil. Hay una gran variedad. Cada uno con un aspecto visual distinto, con diferentes funcionalidades, con ventajas en algunos aspectos y desventajas en otros. Sin embargo, hay algunas características básicas que deben poseer todos. Al menos el que vayas a elegir para instalar en tu empresa.

En lugar de describirlas, os adjunto un video con las más importantes. Es una breve presentación de nuestro software, ArchivaTech, en el que, lógicamente, nos hemos preocupado en que “pase el corte”. Obviamente no es casualidad que nuestro propio software tenga estas características: lo hemos diseñado pensando en ellas.

Seguridad, utilización de una base de datos estándar (no hace falta que sea Oracle, pero que sea “conocida”), búsquedas rápidas y potentes (cuando digo “potentes” me refiero a que puedas encontrar fácilmente cualquier documento)… y, por encima de todas ellas, agilidad en la introducción de los documentos. Como bien sabrás si lees este blog con regularidad, esta es la característica más importante para que un proyecto de gestión documental llegue a buen puerto.

Hay otra característica que falta en el video: acceso remoto. El que un programa se monte en modo local frente a una instalación “cloud computing” no significa que no se puedan acceder a los documentos desde el “exterior”. Al nuestro, por ejemplo, puedo acceder desde mi iPad, usando el navegador. Sin embargo, como es una opción del programa la he dejado para otro video. Y otro post.

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