En mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última (quizás porque es la mas corta, y la menos conocida).
Uno de los objetivos de la implantación de un programa de gestión documental es liberar espacio valioso, en la oficina, ocupado por el archivo de los documentos en papel. Aunque creo haber comentado en alguna ocasión que en España aún no ha llegado el momento de «la oficina sin papeles» sí que defiendo que un escáner y un buen software de gestión documental te permiten adelgazar el archivo de una forma inmediata. Y la pregunta que surge sobre la marcha es: ¿qué hago con los documentos que voy escaneando y puedo destruir?
La primera opción, la más ecológica, es reutilizar el papel por la otra cara. La mayoría de los documentos se imprimen por una sola cara por lo que utilizarlos por la otra cara para tomar notas es muy beneficioso para los bosques del planeta. Pero, y es un gran pero, hay que tener en cuenta lo que hay impreso en este papel antes de ponerlo en un montón al lado de la fotocopiadora o el fax. Recuerdo una anécdota, real, de un auditor que contaba que al dar la vuelta a un papel en una auditoría a una empresa encontró datos reales de la contabilidad de la empresa que en absoluto deberían salir del departamento de administración. Así que mucho cuidado con el reciclaje: que no nos haga olvidarnos de la seguridad.
La segunda opción es usar una destructura de papel. Son muy baratas, hacen un ruido espantoso y son un requisito obligado para la destrucción de documentos con información sensible (no voy a reproducir la LOPD ni mucho menos la norma ISO 27001, pero el que se vaya a certificar debe tenerlo en cuenta). La mayoría de las destructoras admiten clips, grapas, incluso CD y tarjetas de crédito, por lo que su uso no suele significar un problema de tiempo. Otra cosa es vaciar la cesta de papeles, que se llena con solo 4 ó 5 folios. ¿Sabías que algunas normas de seguridad exigen que las destructoras sean de virutas y no de tirillas? (la norma usa otras palabras, pero el caso es que hay que saber hasta de estas cosas para certificarse). Esta misma consideración se puede hacer a romper el papel a mano. Es más barato, pero ojo con la norma.
Tercera posibilidad: llamar a un trapero ¿existen todavía? que venga y se lleve los 5 metros cúbicos de papeles que digitalicé el mes pasado. Aquí si que se corre un peligro real. Hablando de estos temas me contaba un empresario que el camión en el que se llevaron sus papeles no estaba cerrado por arriba. En cuanto arrancó, empezaron a volar los papeles, algunos confidenciales, por la calle. ¡Todos los empleados salieron corriendo detrás del camión!, más bien del recorrido del camión, que no paró, recogiendo papeles de la calle, las aceras… ¡Esto no se puede hacer!
Por último tenemos la solución perfecta: contratar a una empresa de destrucción certificada que se lleva los documentos en cajones cerrados, los destruye sin que ningún operario los llegue a ver y te da un documento certificando la destrucción. Por supuesto el coste es significativo si el volumen es grande. Pero si nos limitamos a los documentos realmente importantes, que son pocos, puede merecer la pena para descansar tranquilos. Estas empresas además destruyen otros soportes: CDs, discos duros, cintas… porque si un papel despistado nos puede dar un buen susto, en forma de multa de la Agencia de Protección de Datos, ¡mucho más daño puede hacernos un disco duro perdido con cientos de miles de documentos!
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
[…] de la gestión documental (añado las “patas” que faltan, OCR, copias de seguridad y destrucción certificada), y una demostración similar al vídeo de […]
El servicio de destrucción de documentos confidenciales, ya es gratuito en Madrid.
El reciclaje de papel, puede absorber el coste de este servicio, contribuyendo activamente a la protección de nuestro entorno.
Reciclajes Dolaf ofrece sus servicios de destrucción de documentación confidencial o con datos personales, de forma totalmente gratuita, para todo el material depositado en su planta de Madrid (C/Septiembre, 1). Esta destrucción de papel, se realiza en diminutas partículas normalizadas (DIN32757) de diámetro inferior a 30 mm. El proceso se lleva a cabo en presencia del interesado si así lo requiere, y finaliza con la emisión de un certificado por parte de la empresa, que incluye todos los datos relativos al servicio.
La correcta eliminación de los datos personales recogidos en cualquier soporte cuando se convierte en un residuo, es un aspecto crucial en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, y del reglamento que la desarrolla. No en vano, la mayor parte de las sanciones impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos –AEPD-, tienen su origen en la aparición de documentos residuales con información de este tipo (historiales clínicos, Currículos, expedientes judiciales…) en lugares impropios y al alcance de cualquiera. Toda documentación que contiene datos personales, en algún momento deja de ser de utilidad para su productor, y se convierte en un residuo que hay que eliminar, pero que contiene intacta toda la información original, a no ser que se proceda a su debida destrucción.
La valorización del material –PAPEL- mediante su reciclaje, implica además un gesto altamente respetuoso con el medio ambiente, reduciendo significativamente el impacto ambiental derivado de la fabricación de papel. Así pues, por cada tonelada de papel que reciclamos, reducimos unos 2m3 la ocupación en vertederos, reducimos las emisiones de CO2 en 900 Kgs., evitamos la tala de unos 13 árboles adultos, ahorramos140 litros de petróleo y ahorramos 50m3 de agua (fuente ASPAPEL).
Sin duda una información muy interesante para muchas empresas que estaban «cojos» de esta última pata de su proyecto de gestión documental.
Aunque es cierto que en España aún queda bastante para ver eso de la oficina sin papeles, a dia de hoy, existen opciones muy buenas y económicas en la llamada «nube».
Por otro lado, me parece una buena idea reutilizar el papel escribiendo por la otra cara, pero casi mejor a título personal por lo que comentas de los datos que puede haber por el lado escrito.
En mi caso, yo reutilizo los papeles de esa manera, haciendo pequeñas octavillas que vienen genial para tomar notas.
Muy buen aporte, completamente de acuerdo con todo lo que comentas. La verdad es que el hecho de contar con una empresa especializada en este tipo de tareas da mucha tranquilidad porque tienes la certeza de que todo el proceso se hará acorde a la normativa vigente, además de la comodidad que supone.