Cuando una empresa o Administración afronta un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental lo más habitual es que tenga muy claro que va a escanear «papeles» para, entre otras cosas, liberar espacio físico. Sin embargo, un proyecto «completo» es mucho más que escanear. De hecho, puede tener hasta cinco módulos o partes claramente diferenciadas, si bien es verdad que una instalación que requiera todos estos módulos suele ser de gran volumen de documentos y, sobre todo, con una exigencia muy alta en la seguridad.
Aunque su oficina no requiera un proyecto tan complejo, es conveniente saber que existen estas opciones: quizás no le parezcan tan superfluas. Y estos módulos son:
- Escaneado de documentos
- OCR (reconocimiento del texto)
- Software de gestión documental
- Sistema de copias de seguridad
- Destrucción certificada de documentación.
Cada módulo merece una entrada propia pero, de momento, me limitaré a describirlos muy brevemente a continuación:
Escaneado de documentos: es la parte más evidente: convertir los documentos en papel en archivos informáticos que se guardan en el ordenador. Es, sin duda, el primer paso, y el único para oficinas con poco volumen de documentos (cientos o pocos miles) y pocos usuarios (menos de 4 ó 5). Si no lo ha hecho ya, cómprese un escáner y empiece a deshacerse de sus documentos en papel (especialmente las fotocopias).
OCR (reconocimiento del texto): el reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) es un proceso que convierte una imagen en un documento de texto, editable, mediante un análisis muy complejo de la tipología de la imagen obtenida. Afortunadamente hay en el mercado varios programas comerciales que realizan el proceso de forma totalmente automática. La principal ventaja de guardar los documentos «como texto» en lugar de «como imagen» es que podemos buscar por el contenido (por palabras incluidas en el texto) y cortar y pegar partes de él para utilizarlas en otros documentos. Si el volumen de documentos a escanear es muy grande, hay programas muy sofisticados para reconocer facturas, o fechas dentro de un contrato, zonas parciales…
Software de gestión documental: es la parte fundamental, un programa (como nuestro ArchivaTech) que permita almacenar decenas de miles (o millones) de documentos de una forma ágil, rápida y sencilla, permitiendo localizar cualquier documento por múltiples criterios y de una forma casi instantánea. Es también imprescindible que aporte medidas adicionales de seguridad, controlando el acceso a los documentos y centralizando toda la información.
Sistema de copias de seguridad: cuando el volumen de información almacenada en formato electrónico es elevado, la implantación de un sistema automatizado de copias de seguridad se convierte en una prioridad. Hay múltiples sistemas en el mercado, siendo uno de los más recomendables el que realiza una copia remota, cifrada, en un servidor externo, de forma que podremos recuperar toda la información aún en caso de robo de los ordenadores, averías, inundaciones…
Destrucción certificada de documentación: si la información contenida en los documentos escaneados es de un nivel de seguridad muy alto, la última fase del trabajo debe terminar con la destrucción de los documentos en papel (o en otro formato), para lo que se pueden contratar los servicios de empresas especializadas que garantizan por escrito la destrucción de los documentos.
Normalmente un proyecto de implantación de gestión documental no incluye los 5 módulos, pero es importante conocerlos para saber cómo resolver un problema que podemos tener mañana, o el año que viene.
[…] Noviembre 2009 de Fernando Moreno-Torres En mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última […]
[…] Diciembre 2009 de Fernando Moreno-Torres Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das […]
[…] cuanto a mi intervención, explicaré brevemente las 5 patas de un proyecto completo de gestión documental y haré una demostración práctica a […]
[…] documentos que se escanean (o digitalizan, que nunca sé qué palabra usar), que es otra de las 5 patas… (ya solo queda […]
[…] idea interesante: si el nivel de seguridad es alto o muy alto, lee mi entrada “las 5 patas de un proyecto de gestión documental“. Las tres últimos, el programa de gestión, las copias de seguridad seguras y la […]
[…] con una anterior titulada “Escaneado de documentos” que, a su vez, es una de “las 5 patas de un proyecto de gestión documental“. Pero ahora me centraré en el hardware, en el escáner que utilizamos para convertir esos […]
[…] que pueden prestar a sus clientes. En realidad no sólo tengo un video, tengo un montón de entradas sobre el tema en este blog. Si no las has visto aún éste es un buen momento. Ellas habían visto el video (ya te dije que […]
un proyecto muy bueno que no da aconcer su manejo me diante de sus sinco patas que atraves del podemos aprender muchos objetivo.
que no importa lo que venga uno siempre tiene que estar preparado parar lo que venga yme parece un buen proyecto por que evita todo ese poco de papeles isireve para darle mas espacios mas campo de trabajo aotro
[…] servicios de “custodia de documentación” y es uno de los trabajos que forman “las 5 patas de un proyecto de gestión documental” que he comentado en varias […]