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Posts Tagged ‘archivado documentos’

gestión documental yaEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar “todos” los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones “académicas”: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

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tiempoTeniendo en cuenta que desarrollamos la primera versión de nuestro software de gestión documental (ArchivaTech) hace casi 15 años puede parecer que el título de este post, o todo él, está bastante anticuado.

La gestión documental, más concretamente, la instalación de un software de gestión de documentos electrónicos en una empresa (o institución), no es precisamente una situación nueva. Hace muchos años que se empezó a popularizar y en muchas empresas es una “tecnología” tan asentada como el procesador de textos o el correo electrónico.

¿A qué se debe, entonces, este título? O, de otra forma, ¿a quién le interesa?

Obviamente para mi tampoco es una “novedad”, ni como responsable del desarrollo de un programa de gestión documental ni como usuario.

No lo es tampoco para muchos de los que estáis leyendo este post.

Tampoco para cientos, miles de empresas que tienen un software específico de gestión desde hace años, o incorporan funcionalidades de gestión de documentos en sus ERPs, CRMs… en sus programas de gestión empresarial.

¿Me queda algún lector interesado “ahora”, en 2015, en este tema? (más…)

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ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el “espacio”. Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda “full text”, la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal “Ernesto Baroja” que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal “José Gómez” puede que no sea tan sencillo. (más…)

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escáner de alta productividadDesde hace un par de años recibo de media una consulta a la semana de personas interesadas en montar una empresa de digitalización de documentos para terceros (otras empresas o instituciones públicas). He escrito ya un par de veces sobre este tema y algunas de las dudas que genera y normalmente mi primer consejo es: “repasa el blog y encontrarás muchas respuestas”.

Hoy doy un pequeño paso más y reúno algunas de las preguntas más frecuentes sobre este asunto. Aunque sigo pensando que antes de embarcarse en un nuevo negocio hay que informarse a fondo, por lo que leer el blog completo sigue siendo mi primera recomendación.

Aquí van las “preguntas frecuentes” en un, más o menos, orden de importancia.

1.- ¿Es un negocio interesante? ¿Hay posibilidades de ganar dinero?

Sin duda la respuesta es . La digitalización de las empresas e instituciones públicas (en adelante diré solo “empresas” para abreviar) es un proceso imparable en todo el mundo. Cada vez más los documentos son electrónicos y los que están en papel resultan incómodos para las empresas por lo que existe la necesidad generalizada de digitalizarlos. Y el siguiente paso es “mirar para atrás” y digitalizar el archivo de la empresa. La oportunidad de negocio es evidente.

En algunos países, o regiones o ciudades, el proceso está bastante avanzado, sobre todo en las grandes empresas. En Madrid o Barcelona, por ejemplo, es difícil encontrar una empresa de un cierto tamaño que no haya completado ya gran parte del proceso de digitalización de sus documentos. Pero sigue siendo una asignatura pendiente en las PYMES y en la mayoría de las Administraciones Públicas. Los Juzgados en España, por ejemplo, lo necesitan urgentemente, aunque a nadie parece importarle. (más…)

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Síndrome de DiógenesDesde que IBM inventó el Ordenador Personal (PC) en el 82, vivimos en una revolución permanente. Todo cambia. La forma de trabajar, la forma de comunicarnos con los demás, la forma en que nos divertimos (¿ven televisión los jóvenes?).

Todo se vuelve “digital”, hasta las enfermedades. Acabo de consultar en la Wikipedia la definición del “síndrome de Diógenes” y no me extrañaría que dentro de poco tiempo hubiese una entrada dedicada a los “Diógenes digitales”, la versión moderna de este trastorno que lleva a las personas a acumular todo tipo de basura, objetos diversos, ropa… sin ningún sentido, orden ni necesidad. Leo en la Wikipedia que el síndrome de Diógenes afecta al 3% de las personas mayores de 65 años en España y me pregunto a cuantos usuarios de ordenadores afecta la versión digital de este trastorno. Me temo que serán muchísimos más.

Pero empezaré por el principio, por explicar qué tiene esto que ver con la gestión documental. Y la respuesta es: TODO.

Hace unos días me trajeron un ordenador y me pidieron que encontrara unos programas y los copiara en un disco externo. Es algo que me ocurre con cierta frecuencia. Era el ordenador de un programador, de un profesional de la informática, por lo que esperaba encontrarme un sistema de clasificación sencillo y claro y los archivos perfectamente ordenados en carpetas agrupadas de una forma lógica y sistemática. Sería cuestión de unos minutos localizar y copiar lo que andaba buscando.

Lo que me encontré fue el caos más absoluto, el mayor desorden (digital) que he contemplado en 30 años. (más…)

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Este post es la continuación del anterior. Léelo antes si no lo has hecho ya.

masterNo me gusta plantear los problemas sin dar una solución. Eso es quejarse, y de quejas ya tenemos bastante con la crisis.

En mi post anterior planteaba el problema que tenemos (todos) los usuarios de ordenadores y demás artilugios digitales: la dispersión de la información. Nuestros documentos, fotos, correos electrónicos, números de teléfono… Multitud de datos, en formatos variados y almacenados en “sitios” distintos.

Hay varias soluciones. Técnicamente es un problema resuelto. Económicamente tampoco es ningún problema, no es necesario gastar mucho dinero. Es más bien una cuestión de ORDEN, de organización. Incluso diría que de disciplina. Todas estas unas cualidades que siendo deseables, escasean. Es como adelgazar haciendo ejercicio, o dejar de fumar: empezaré mañana.

Así que podría acabar ya este post fácilmente con un consejo sencillo: “sé ordenado”. Clasifica bien tus documentos, haz las copias con regularidad, utiliza siempre los mismos criterios… (más…)

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Archivador grandeHay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

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