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Posts Tagged ‘protección de datos’

(Este post es una colaboración de Alejandro Gómez, de Iron Mountain)

LikeEl volumen de ventas y la cartera de clientes pueden decirle mucho sobre el patrimonio de una empresa, pero nada le dará más información sobre una organización que la reputación que ésta tiene. Los errores que una empresa tiene en la comunicación o construcción de su reputación pocas veces serán perdonados. Una vez que una organización ha arrastrado su nombre por el lodo puede ser casi imposible recuperar el equilibrio conseguido hasta el momento.

Este dato no pasa desapercibido para el ejecutivo moderno, y la mayoría de las empresas tratan de invertir una considerable cantidad de recursos para generar una imagen pública casi perfecta. Las acciones hablan más que las palabras, y una de las mejores maneras de demostrar su buen hacer es mediante el cumplimiento de sus expectativas tanto legales como personales.

Mantener a los clientes

Por buenas razones, muchos de los debates de hoy día sobre la gestión de documentos personales que tienden a centrarse en la protección de los activos de los clientes. (más…)

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La duda se reduce a “cómo hacerlo”.

gestión documental yaEn las últimas semanas he visitado no menos de 10 posibles clientes, gracias a las gestiones de nuestro distribuidor en Sevilla. Han sido empresas de todo tipo, desde bufetes de 2 abogados en el centro de la ciudad a fábricas de mayonesa en las afueras. Ayuntamientos, asesorías, fundaciones… de todo. Y todos ellos tienen un punto en común: quieren librarse de los papeles.

Ya no hay que “convencer” a nadie de las bondades de la digitalización de los archivos: todos la desean. Del ahorro de tiempo en las búsquedas, de la liberación de espacio que se puede conseguir (uno de los bufetes que hemos visitado tiene un piso entero lleno de papeles, además de una habitación completamente llena en su despacho actual).

Hemos, afortunadamente, llegado a una nueva etapa en la que la pregunta no es si debo instalar un sistema de gestión documental sino cómo debo hacerlo, cual es la mejor forma posible.

Y aquí también se repiten los comportamientos. Y los errores.

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La entrada con la segunda parte de mis reflexiones sobre este tema ha estado solo un par de días en la primera posición, desplazado por la nota sobre la imprevista visita a la radio. Como es un asunto que me parece especialmente importante, lo coloco de nuevo en primera posición, recordándote que tiene 2 entradas.

Este es el enlace a la primera parte y este otro es el enlace a la segunda parte.

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Hay varios motivos que pueden llevar a una empresa a montar un programa de gestión documental. Los he comentado en varias ocasiones. Y también suelo comentar que no hay uno más importante que otro: depende de la empresa, de su problema particular, del tipo de información que contienen los documentos. Quizás la primera idea que surge a la mayoría de personas es el ahorro de espacio: cambiar los metros cúbicos de archivo de papel por un pequeño disco duro en un servidor. Otros pensarán que el principal motivo es gestionar bien los documentos, en el sentido de clasificarlos de una forma eficaz y poder localizar cualquiera de ellos rápidamente. (más…)

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Otra de las 5 patas de un proyecto de gestión documental que tenía pendiente. Por obvia, a veces se olvida. Pero el día que la echas en falta, te das cuenta de tu error, demasiado tarde.

Hace un par de días comentaba con un amigo (esto se llama deformación profesional), cómo llevaban lo de las copias de seguridad. “No lo sé. Las hacía José Antonio y como se fué del trabajo, ya no las hace nadie, creo…” Estamos hablando de ¡más de 2 años! Si este puente les roban los ordenadores, el miércoles yo creo que alguno se va directamente a su casa. Y estas cosas pasan. Hay inundaciones (más…)

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destruccion de documentosEn mi entrada sobre las 5 patas de un proyecto de gestión documental anunciaba que ampliaría la información de cada una de ellas, y voy a empezar hoy por la última (quizás porque es la mas corta, y la menos conocida).

Uno de los objetivos de la implantación de un programa de gestión documental es liberar espacio valioso, en la oficina, ocupado por el archivo de los documentos en papel. Aunque creo haber comentado en alguna ocasión que en España aún no ha llegado el momento de “la oficina sin papeles” sí que defiendo que un escáner y un buen software de gestión documental te permiten adelgazar el archivo de una forma inmediata. Y la pregunta que surge sobre la marcha es: ¿qué hago con los documentos que voy escaneando y puedo destruir?

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El próximo día 30 de septiembre tendrá lugar en el Club Antares de Sevilla una nueva edición del “Curso sobre Novedades normativas en Protección de Datos y Seguridad Informática” organizado por Guadalquivir de Comercio Exterior, con el que se pretende aportar conocimientos novedodos que contribuyan a ofrecer una visión práctica en la adecuación del cumplimiento de la LOPD por empresas y entidades, (más…)

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