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Síndrome de DiógenesSon muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión electrónica.

La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.

¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?

El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica) van a trabajar con el nuevo programa.

Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo, un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo funcionan.

Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su uso. Y aquí empiezan los problemas.

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big bangProbablemente conozcas la serie de TV Big Bang (o “The Big Bang Theory”), una de las comedias más populares  que se pueden ver en la televisión en medio mundo.

Desde hace 9 años nos reímos con el comportamiento obsesivo de Sheldon, un científico muy brillante que todo lo que tiene de inteligente (en el sentido clásico de la palabra) lo tiene de torpe en cuanto a sus habilidades sociales.

En el otro extremo, Penny, la camarera / actriz / vendedora, es bastante cortita en temas intelectuales pero es una experta en el trato con los demás (sobre todo con los hombres).

Algunas manías de Sheldon son realmente extravagantes: ordena las cajas de cereales por el contenido de azúcar, siempre come las mismas comidas según el día de la semana, sale con su novia según un calendario pactado y perfectamente regulado…

Es tan maniático que en un episodio le ordena el piso a Penny, lo que es toda una hazaña, y además se lo pasa bien.

Como amigo o compañero de piso Sheldon es odioso. Pero ¿y como empleado de una empresa? Seguir leyendo »

Pasillo TDADesde hace muchos años, mucho antes de la presencia cotidiana de los ordenadores, muchas empresas e instituciones han tenido problemas de archivo de los documentos en papel. El espacio siempre es escaso, y caro, sobre todo cuando la sede está en el centro de una ciudad. No es un problema nuevo, ni la solución lo es: llevarse los papeles menos necesarios a otra parte.

Esa “otra parte” puede ser el trastero, un desván, un sótano, un almacén en las afueras o una vieja mina abandonada  con kilómetros de galerías vacías (es un ejemplo real).

Y “llevarse los papeles” es algo que podemos encargar a “otro” a una empresa que nos preste ese servicio (a cambio de un precio, por supuesto) y nos permita centrarnos en nuestro negocio real, en nuestro trabajo diario, que no es andar llevando papeles a depósitos más o menos lejanos.

Esta empresa presta servicios de “custodia de documentación” y es uno de los trabajos que forman “las 5 patas de un proyecto de gestión documental” que he comentado en varias ocasiones.

Pero, como casi siempre, el problema no se resuelve tan fácilmente. Está muy bien que nos quitemos de encima miles de documentos que ocupan metros y metros de estanterías y despejemos espacio valioso en nuestra oficina en la calle más céntrica de la ciudad, pero ¿qué pasa cuando necesitamos alguno de esos documentos que se han llevado? Seguir leyendo »

OCRLos programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) son una parte importante de un sistema de gestión documental. Utilizados correctamente son de gran ayuda en el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos pero en muchas ocasiones generan gran frustración en los usuarios que los instalan. Como en tanto otros aspectos, la felicidad no está en lo que tienes (en lo que el programa hace) si no en lo que deseas (lo que esperabas que hiciera). Muchos comerciales, sea por desconocimiento o por sus propios intereses, venden soluciones de gestión documental con un OCR que hace auténtica magia y cuando el sistema se instala el usuario queda decepcionado de la aplicación real del OCR a sus problemas de digitalización, muy por debajo de sus expectativas.

Qué hace (bien) un (buen) OCR

Un OCR convierte un documento electrónico en formato “imagen” (una foto) en un texto que se puede guardar en un documento Word, Txt, Excel… en el que podemos editar el texto, copiarlo y usarlo para buscar el propio documento a partir de las palabras que forman el texto. Transforma la “foto” de un texto escrito en “palabras”, en frases que forman un documento editable.

Un contrato en papel, por ejemplo, se puede convertir en un documento Word que puedo modificar para redactar un nuevo contrato o del que puedo copiar cualquier párrafo. De una tarjeta de visita, en papel, puedo obtener el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico… para incorporarlo a mi base de datos de clientes, o amigos. Un documento en PDF no editable (que no es más que una imagen TIFF incrustrada en un PDF, por más que parezca un texto) se puede convertir en un PDF de texto en el que sí podremos copiar el contenido y utilizarlo como texto en cualquier otro documento. Además podremos buscarlo por las palabras contenidas en el texto. Seguir leyendo »

No hay muchas entradas en este último año. Es difícil encontrar temas nuevos sobre un campo tan específico como la gestión documental. Sin embargo, artículos antiguos siguen recibiendo muchas visitas porque sigue habiendo mucho interés por temas que, para algunos, ya están superados.

Como otros años, acabo este compartiendo el resumen anual que genera WordPress con los datos más relevantes del año. Espero que sirvan para revisitar algunos posts interesantes.

Resumen anual

Y, por supuesto, os deseo a todos un Feliz Año nuevo en el que os libréis de la mayoría de los papeles.

 

gestión documental yaEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el “alcance”, bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el “mundo real” la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: “lo mejor es enemigo de lo bueno”. Una más reciente: busca el “producto mínimamente viable”, o “suficientemente bueno”. En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar “todos” los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones “académicas”: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

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tiempoTeniendo en cuenta que desarrollamos la primera versión de nuestro software de gestión documental (ArchivaTech) hace casi 15 años puede parecer que el título de este post, o todo él, está bastante anticuado.

La gestión documental, más concretamente, la instalación de un software de gestión de documentos electrónicos en una empresa (o institución), no es precisamente una situación nueva. Hace muchos años que se empezó a popularizar y en muchas empresas es una “tecnología” tan asentada como el procesador de textos o el correo electrónico.

¿A qué se debe, entonces, este título? O, de otra forma, ¿a quién le interesa?

Obviamente para mi tampoco es una “novedad”, ni como responsable del desarrollo de un programa de gestión documental ni como usuario.

No lo es tampoco para muchos de los que estáis leyendo este post.

Tampoco para cientos, miles de empresas que tienen un software específico de gestión desde hace años, o incorporan funcionalidades de gestión de documentos en sus ERPs, CRMs… en sus programas de gestión empresarial.

¿Me queda algún lector interesado “ahora”, en 2015, en este tema? Seguir leyendo »