Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hace tiempo que quería hacer algunos comentarios sobre la arquitectura de una instalación de gestión documental. Es un tema interesante, relacionado con otros, como el “cloud computing”, los clientes Web, mantenimiento… es por esto que tengo previstas varias entradas sobre arquitectura, en un sentido amplio de la palabra.

Empezaré por un poco de historia, como siempre desde el punto de vista de usuario y de manera informal (ya estoy otra vez defendiéndome de ataques futuros a la falta de rigor de este blog ).

Antes de la aparición del PC, hacia 1982 si no me falla la memoria (me falló, es agosto de 1981), no había muchas discusiones: un ordenador más o menos “grande” y terminales “tontas”, poco más que una pantalla y un teclado. Era la época del S36 de IBM que te regalaban el software al comprar el hardware (justo lo contrario que ahora), el PDP de Digital (de nuevo me puede fallar la memoria). En el colegio mayor había uno que tenía un armario tamaño ropero lleno de manuales. Impresionaba bastante.

Pero con la llegada, masiva, del PC la cosa cambió: ahora los terminales pueden ser” inteligentes”. Y comienza una discusión que sigue vigente hasta hoy.

Los defensores de uno u otro modelo destacan siempre las virtudes de su propuesta, olvidando que las cosas casi nunca son blancas o negras, suelen ser grises. Siempre que valoramos varias opciones con una lista de «pros» y «contras» aparecen argumentos en las dos columnas. A menos que la lista la hagan solamente empresas que venden sus servicios «en la nube», en cuyo caso puedes leer 5 páginas seguidas de ventajas en una conocida revista dirigida a profesionales de la semana pasada. Cuando alguien me «vende» lo que sea (un coche, un portátil, un fin de semana en la playa…) y solo hay ventajas, siempre pienso que falta algo y, lo que es peor, el «vendedor» pierde credibilidad.

Así que, volviendo a la arquitectura, lo que hay que hacer es la lista de ventajas e inconvenientes de las dos opciones. Pero con un poco de cuidado. En primer lugar, hacerlo para mi necesidad concreta. Lo que es una ventaja para escribir este blog (por ejemplo, la facilidad de acceso desde cualquier lugar), puede no ser relevante para el contable de una empresa. Y lo segundo es ponderar las cualidades o defectos. No es lo mismo un problema con la seguridad de los documentos confidenciales, que poder imprimir de una forma más sencilla. Incorporar firma digital que poder personalizar los iconos. (Este es un error recurrente en las revistas que prueban los productos, ordenadores o coches, y resumen en un cuadro final «lo mejor» y «lo peor», poniendo al mismo nivel cualidades fundamentales con pequeños detalles sin importancia).

Hacer una lista «objetiva» que ayude a tomar una decisión no es difícil, pero requiere un poco de sentido común. Y, para hacerlo, propongo algunos aspectos a tener en cuenta.

Pero antes recapitulo para no perdernos: estamos valorando la arquitectura a instalar en mi sistema. Tengo varias opciones:

– Cliente-servidor (todo un clásico).

– Servidor con terminales «tontos» (ahora se llaman «ligeros», será por lo del lenguaje políticamente correcto)

– Servidor con terminales Windows, Mac o Linux accediendo con un navegador Web (esto está muy de moda, con razón)

– Y la misma configuración, pero «atacando» a un servidor remoto (en «la nube»).

Seguro que me dejo alguna combinación, pero están las más corrientes. Los parámetros a valorar los comentaré en otra entrada, porque ésta ya ha sobrepasado la longitud razonable.