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Posts Tagged ‘bases de datos’

Una de las decisiones más importantes al instalar un sistema de gestión documental en una organización (empresa, AAPP… ver nota al pie) es la base de datos en la que almacenar los miles, decenas de miles… o millones de documentos que se van a gestionar con el nuevo software.

Aunque parezca una decisión “técnica”, sus consecuencias son muy importantes por lo que no debe dejarse de lado como una “característica técnica más”. Estamos hablando del “contenedor” de todos los documentos y una elección incorrecta puede poner en peligro el funcionamiento de la empresa por lo que su elección no debe responder únicamente a criterios técnicos.

Sin ánimo de ser exhaustivo, me gustaría recorrer las diferentes posibilidades que encontramos en el mercado y analizar sus principales ventajas e inconvenientes. Estoy seguro que este sencillo ejercicio será suficiente para tomar una decisión bien fundada o, al menos, servirá para descartar algunas opciones rápidamente.

Empecemos por lo más sencillo: guardo mis documentos como archivos en Windows (o Mac) (más…)

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Mientras que para llevar una contabilidad, una agenda de contactos, facturas… almacenar datos “alfanuméricas” sirve cualquier producto del mercado, el “motor” de un sistema de gestión documental, el “gestor” de la base de datos “documental” tiene unos requisitos mucho más exigentes. Hace ya muchos años que la continua evolución del hardware ha resuelto los problemas de capacidad y rendimiento que plantea guardar en un PC corriente un fichero con 40, 50 ó 300 mil registros. Los datos “alfanuméricos”, nombres, apellidos, números de teléfono, cuentas contables… ocupan unos cuantos bytes y, por muchos que tengamos, siempre estaremos hablando de kilobytes. Unos pocos “Megas” a lo sumo. ¿Qué son 3 ó 4 Mb en un PC que tiene un disco duro con 500Gb, o, lo que es lo mismo, unos 500.000 Mb? Es despreciable. Es un problema resuelto.

Pero si hablamos de gestión documental, la cosa cambia. (más…)

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