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Archive for the ‘Cualidades del software’ Category

OCRLos programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) son una parte importante de un sistema de gestión documental. Utilizados correctamente son de gran ayuda en el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos pero en muchas ocasiones generan gran frustración en los usuarios que los instalan. Como en tanto otros aspectos, la felicidad no está en lo que tienes (en lo que el programa hace) si no en lo que deseas (lo que esperabas que hiciera). Muchos comerciales, sea por desconocimiento o por sus propios intereses, venden soluciones de gestión documental con un OCR que hace auténtica magia y cuando el sistema se instala el usuario queda decepcionado de la aplicación real del OCR a sus problemas de digitalización, muy por debajo de sus expectativas.

Qué hace (bien) un (buen) OCR

Un OCR convierte un documento electrónico en formato “imagen” (una foto) en un texto que se puede guardar en un documento Word, Txt, Excel… en el que podemos editar el texto, copiarlo y usarlo para buscar el propio documento a partir de las palabras que forman el texto. Transforma la “foto” de un texto escrito en “palabras”, en frases que forman un documento editable.

Un contrato en papel, por ejemplo, se puede convertir en un documento Word que puedo modificar para redactar un nuevo contrato o del que puedo copiar cualquier párrafo. De una tarjeta de visita, en papel, puedo obtener el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico… para incorporarlo a mi base de datos de clientes, o amigos. Un documento en PDF no editable (que no es más que una imagen TIFF incrustrada en un PDF, por más que parezca un texto) se puede convertir en un PDF de texto en el que sí podremos copiar el contenido y utilizarlo como texto en cualquier otro documento. Además podremos buscarlo por las palabras contenidas en el texto. (más…)

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ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio “virtual” es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el “espacio”. Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda “full text”, la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal “Ernesto Baroja” que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal “José Gómez” puede que no sea tan sencillo. (más…)

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(Este post es continuación del anterior. Léelo antes, si no has hecho ya)

big dataLos dos últimos pasos de este proceso “tipo” de digitalización progresiva no los dan todas las empresas. Algunas, simplemente porque no tienen volumen suficiente de datos que lo justifiquen. Otras porque no son conscientes (aún) de las ventajas que proporcionan.

Pongámonos en el caso de una empresa de un cierto tamaño que sí tiene un volumen de información importante. Ya ha recorrido todo el proceso anterior (descrito en el post previo) pero se da cuenta de que necesita herramientas más potentes para gestionar mejor los datos que acumula en su trabajo diario. Podemos decir, en resumen, que su ERP “de toda la vida” se le ha quedado corto.

El siguiente paso sería realizar análisis de sus procesos de negocio, de sus bases de datos de pedidos, facturas, cobros… y también de la gestión del almacén, inventario, procesos de producción…

Es el momento de instalar un programa de “business analytics”, un software que consulta toda la información de la empresa, agrupa resultados relevantes, cruza datos de diferentes departamentos, busca patrones y, con todos estos datos genera informes y gráficos con información relevante para los gestores.

Este tipo de programa necesita una adaptación a las necesidades concretas de cada cliente para elegir los datos de entrada relevantes y el formato de los datos de salida, de los informes generados. Por este motivo, las versiones más recientes suelen incluir un interfaz muy sencillo para crear “cuadros de mando” (dashboards) a medida a partir de plantillas predefinidas y componentes visuales.

Con su ayuda, los administradores de una empresa puede conocer prácticamente en tiempo real información muy importante para una gestión eficaz. Por ejemplo: (más…)

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Firma no-electrónicaLa firma digital es una de las “tecnologías” que iba a revolucionar el mundo pero que no acaba de triunfar, no se acepta masivamente o, al menos, no ha conseguido desbancar a la “obsoleta” firma manuscrita. Es cierto que ya hay bastantes operaciones telemáticas en las que se usa con cierta frecuencia, pero no es menos cierto que en los más de 15 años que han transcurrido desde las primeras normas que pretendían generalizar su uso y a pesar del decidido empeño de algunas Administraciones Públicas e innumerables empresas privadas, no acaba de triunfar.

De hecho, es odiada con frecuencia. Yo mismo la maldije, hace solo unos días. Y creo que con sobrados motivos.

¿Por qué será tan difícil incorporar ciertas tecnologías en las tareas cotidianas?

¿Por qué algunos “informáticos” siguen sin conseguir que el uso de ciertas funciones de sus programas funcionen tan mal?

¿Por qué tengo que recurrir a un técnico experto para firmar un simple papel y enviarlo al Ministerio?

Algo no acaba de funcionar en la “revolución informática”.

No puede ser que una persona con conocimientos informáticos bastantes avanzados (yo) pierda una hora para firmar un documento con un certificado digital, que no encuentre la solución en el manual de la página Web del Ministerio en cuestión, que la ayuda que encuentro buscando en Google no sea suficiente y que, finalmente, tenga que recurrir a los técnicos de mi empresa (de software) para que recuerden un “truco” totalmente inesperado y escondido en un recoveco de un menú para poder firmar un simple documento electrónico.

(más…)

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El minusválido digital

El minusválido digital

Desde hace 40 años juego al baloncesto pero nunca me habían dado un balonazo como el que recibí hace un par de días. La radiografía es de mi mano izquierda. Aparte del dolor, cuando llegué a casa con el brazo escayolado me dí cuenta lo difícil que es hacer tareas cotidianas tan sencillas como ponerse una camisa o partir un trozo de pan con una sola mano.

Pero lo peor llegó cuando me senté delante del ordenador. Afortunadamente el ratón lo puedo manejar sin problemas pero el teclado se ha convertido en un auténtico engorro.

Aprendí a escribir a máquina a los 12 años, en un largo verano en el que tenía mucho tiempo libre. Mil veces me he alegrado de aquel sencillo curso de mecanografía que me permite escribir a una velocidad muy aceptable, con los 10 dedos y, muy importante, sin mirar al teclado.

Ahora, con una mano y solo un dedo útil de la otra, me arrastro como puedo mirando las teclas y sufriendo para escribir cada palabra. Me siento minusválido, en el sentido literal de la palabra. Qué pérdida de tiempo, que poca productividad. Calculo que tardo, al menos, el doble de tiempo en escribir una frase. Probablemente más. (más…)

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Manual de usuarioHace unos días un nuevo cliente de ArchivaTech nos pidió el manual de usuario. Nos puso en un pequeño aprieto. La versión más reciente del manual tiene un par de años y el programa ha cambiado bastante. Y, lo que es peor, el manual es francamente malo. Es uno de esos manuales que pone: Capítulo 3.- Crear un nuevo expediente. Pulse el botón “nuevo expediente” o la opción de menú “nuevo expediente” para crear un nuevo expediente.

Nunca me gustó ese manual, pero nunca encontré el momento de revisarlo y mejorarlo.

Pero en esta ocasión no podía dejarlo estar y decidí resolver de una vez el problema.

Normalmente esta situación la resuelvo diciendo que el programa es muy intuitivo y que con una sesión formativa de media hora los usuarios aprenden todo lo importante del programa y no necesitan el manual. Y es cierto. De hecho es la tendencia del software (y todos los gadgets electrónicos modernos) y es uno de los motivos por los que ha triunfado el iPhone y el iPad. (más…)

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Windows 8Hace unos días leía una noticia sobre la transición de los usuarios a Windows 8. En resumen: “no va muy bien”. Son muchos menos de los esperados. O quizás debería decir deseados (por Microsoft, claro).

Yo mismo, que me lancé rápidamente a los brazos de Windows 7, no tengo ninguna intención de cambiar a corto plazo.

¿Porqué habría de hacerlo?

Mi Windows 7 va de maravilla. Me da todo lo que necesito. ¿Porqué cambiar algo que funciona bien? Muy bien en este caso.

Todos recordamos el desastre de Windows Vista. De hecho, hay todavía millones de usuarios de Windows XP que, en vista del fracaso de Windows Vista, ni siquiera se atrevieron a cambiar a Windows 7.

Las actualizaciones de software son uno de los peores efectos colaterales de esta llamada sociedad de la información (o de la informática, en un término menos vistoso). Cada cierto tiempo tenemos que empezar de nuevo. Al cambiar de teléfono (menos con el iPhone, gracias a dios), al cambia el Word o el Excel, al cambiar el programa de contabilidad… Y, lo peor de todo, cuando cambiamos el sistema operativo. (más…)

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