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Archive for the ‘Opinión’ Category

Hay Exceso de ofertados tipos de personas en el mundo: los ordenados, y los desordenados.

Los que tienen la mesa recogida, y los que la tienen llena de papeles amontonados en pilas.
Los que tienen los libros en las estanterías en posición vertical, a veces clasificados por géneros, y los que los ponen horizontalmente sobre otros libros, sin preocuparse de si están en un sentido o en otro.
Están los que guardan sus fotos en álbumes con una etiqueta con el año, y el contenido (1992 – Boda, 2005 – Viaje a Londres…) y los que las tienen en cajas, dentro de las bolsas de papel que te dan cuando las revelas.

Podría estar todo el día poniendo ejemplos pero seguro que ya te has identificado con uno de los dos grupos.

Por supuesto que hay “grados”. Los hay “super” ordenados, como Sheldon (de la serie Big Bang) que ordena las cajas de cereales en función del contenido de azúcar. Es un poco exagerado aunque una de mis hermanas ordena las latas de la despensa por orden alfabético, lo que tampoco está nada mal.
Y también hay “super” desordenados. Conozco un abogado que, una vez cubiertas todas las superficies horizontales de su despacho (antiguo, de madera noble, precioso), la mesa y las estanterías, pasó a las sillas (no todas, para que los clientes se puedan sentar) y luego, directamente al suelo. Montañas de papeles (literalmente) ocupando una parte significativa de su despacho. Una visión espeluznante (para gente como yo).

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reloj de arenaCon frecuencia me sorprendo al ver el desorden en el que “viven” y trabajan algunos profesionales. Despachos de abogados, gestorías, empresarios de todo tipo… en los que las montañas de papeles campan a sus anchas en las mesas, estanterías… a veces hasta en el suelo. “La oficina con papeles”, como dijo un programador que me acompañó en una ocasión.

Cuando a estas personas, abogados, gestores, gente ocupada, les hablas de gestión documental, de digitalizar documentos, casi siempre la respuesta es: “no tengo tiempo”.

Muchas veces la contestación completa, lo que están pensando (se nota) es: “no puedo perder el tiempo en esas tonterías. Tengo que trabajar en temas más importantes que ordenar papeles y clasificar documentos”. (más…)

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Síndrome de DiógenesDesde que IBM inventó el Ordenador Personal (PC) en el 82, vivimos en una revolución permanente. Todo cambia. La forma de trabajar, la forma de comunicarnos con los demás, la forma en que nos divertimos (¿ven televisión los jóvenes?).

Todo se vuelve “digital”, hasta las enfermedades. Acabo de consultar en la Wikipedia la definición del “síndrome de Diógenes” y no me extrañaría que dentro de poco tiempo hubiese una entrada dedicada a los “Diógenes digitales”, la versión moderna de este trastorno que lleva a las personas a acumular todo tipo de basura, objetos diversos, ropa… sin ningún sentido, orden ni necesidad. Leo en la Wikipedia que el síndrome de Diógenes afecta al 3% de las personas mayores de 65 años en España y me pregunto a cuantos usuarios de ordenadores afecta la versión digital de este trastorno. Me temo que serán muchísimos más.

Pero empezaré por el principio, por explicar qué tiene esto que ver con la gestión documental. Y la respuesta es: TODO.

Hace unos días me trajeron un ordenador y me pidieron que encontrara unos programas y los copiara en un disco externo. Es algo que me ocurre con cierta frecuencia. Era el ordenador de un programador, de un profesional de la informática, por lo que esperaba encontrarme un sistema de clasificación sencillo y claro y los archivos perfectamente ordenados en carpetas agrupadas de una forma lógica y sistemática. Sería cuestión de unos minutos localizar y copiar lo que andaba buscando.

Lo que me encontré fue el caos más absoluto, el mayor desorden (digital) que he contemplado en 30 años. (más…)

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Software libre o propietario

Software libre o propietario

Hoy me he entretenido en una discusión sobre el software libre en un periódico on-line. Ya sé que no tiene sentido, que acabas discutiendo con descerebrados y que hay muchas posibilidades de que termines cabreado con un desconocido. Es un viejo tópico: “No discutas con un imbécil porque acabas en su terreno y ahí tiene ventaja”.

Pero el título del artículo me ha enfadado tanto que me he dejado llevar y he enviado un comentario. Rápidamente contestado con acritud por la siempre vigilante comunidad de defensores del software libre, que como bien sabe todo el mundo, es más una secta que un grupo de tecnólogos. Aunque lo mismo se puede decir de los fans de Apple 🙂

Bromas aparte (tengo grandes amigos aficionados al Linux y no quiero que se enfaden), decía que el título no me ha dejado indeferente. Dice así: “¿Cómo sería nuestra vida si todo el software del mundo fuese libre?”

Pues un desastre. Está claro. (más…)

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Papel dineroLo fácil sería decir “nada” y provocar rápidamente comentarios airados de los lectores (que los hay) expertos en firma digital y gestión de documentos seguros.

Pero “simplificar es equivocarse” y es uno de los errores de esta alocada vida en la que todos vamos corriendo. Un error que no quiero cometer. Además me quedaría un post muy corto.

Con los documentos digitales pasa exactamente lo mismo que con los documentos en papel: hay una gran variedad de complementos que podemos añadir y que cambian su validez. Me refiero en este post a validez legal, desde el punto de vista contractual, o como medio de prueba en un juicio.

Un papel impreso no vale nada. Curiosamente cuando se usaban máquinas de escribir “manuales” los documentos tenían más valor porque cada máquina tenía su “propia huella”. Al menos eso nos hacían creer en las novelas y películas policiacas. Lo que está claro es que un documento impreso hoy en día no sirve para probar nada porque cualquier persona crea una copia igual, o ligeramente diferente que es peor, en 5 minutos y nadie podrá distinguir la copia del original. (más…)

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MinimalismoUno de los principales problemas de la “sociedad de la información” es el exceso de información. Como decía un ponente de una charla que oí, hace ya varios años: “la información es poder, pero el exceso de información es caos”.

Un exceso que se puede producir en la “cantidad” y en el “detalle”. No solo nos puede abrumar el número de documentos, informes, referencias… sobre un tema. También la minuciosidad de los datos que encontramos.

Desde hace ya bastante tiempo la capacidad de almacenamiento de los ordenadores ha dejado de ser un recurso escaso que había que cuidar con esmero. Esta ventaja, deseable en casi cualquier situación, se ha vuelto en contra de los usuarios en algunos casos. Al disponer de la capacidad de guardar virtualmente cualquier documento que llegue a mis manos, hay una tendencia, una tentación, de guardarlos todos. Y ese es el error. No todos merecen ser guardados. No todos los datos son relevantes para el futuro. No todo el detalle de un problema que resuelvo hoy merece ser preservado para consultas futuras.

Hay que tener criterio. Hay que distinguir lo que merece ser archivado de una forma ordenada y fácilmente accesible, de lo que no tiene sentido guardar. Incluso se puede, y debe, ser un poco más sutil y guardar documentos agrupados, con una mera referencia al conjunto como los clásicos “legajos” de papeles que se ataban poco menos que con una cuerda y se almacenaban en estantes con una referencia en el papel que servía de portada.

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Si le preguntas a un directivo de una empresa cómo toma las decisiones en la gestión de la empresa seguro que te dice que lo hace de una forma racional, pensada, ponderando los pros y contras de cada opción antes de elegir la que le parece más adecuada.

Si le preguntas qué coche tiene y porqué lo compró quizás la respuesta sea muy diferente. Puede que tuviese en cuenta el consumo, las emisiones de CO2, el tamaño (si tiene una plaza de garaje pequeña) o la potencia. Pero es bastante probable que, simplemente, era el modelo que más le gustaba, el que le parecía más bonito.

Si le preguntas porqué se casó con su mujer seguro que no te va a decir que fué por sus “características técnicas”. En este “tema” todos admitimos que la pasión debe ir por delante de la razón. (más…)

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Exceso de ofertaSi has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, que fuera bromas no es tan sencillo, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente.

Es una de las maldiciones del mundo en que vivimos: continuamente hay que tomar decisiones. La oferta es muy amplia y solo en conocer los productos disponibles se pueden perder días enteros. Pero no hay más remedio que dedicarle un tiempo: una elección incorrecta tendrá consecuencias importantes, no solo en el precio, sino cada día, en el uso regular y frecuente del programa instalado… durante años. Así que elegir correctamente es muy importante y merece dedicarle un tiempo.

Sin ánimo de ser exhaustivo, ni siquiera ordenado, me gustaría comentar algunas características que permiten clasificar los programas de gestión documental y poder reducir el número de productos que deben estudiarse con más detenimiento.

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Una revolución permanente

En estos días el Spectrum cumple 30 años. Hace unos meses lo hizo el PC (Personal Computer) de IBM (sí, entonces vendían ordenadores, no servicios) y también los cumple el Commodore 64. Yo tenía uno, en 1.983.

30 años después seguimos instalados en esta revolución permanente de la informática, los móviles inteligentes (que no dejan de ser ordenadores), los iPads, Ultrabooks… A lo que se suma el software y servicios asociados: Facebook, Twitter…

Hay quien piensa que no es para tanto, que es solamente una evolución de la tecnología. ¿Solo? Veamos si es una revolución real. ¿Ha cambiado la forma de vivir de la mayoría de la gente? Sí, sin duda. Todo ha cambiado. No son avances en la gestión de grandes empresas o en la forma de trabajar de unas pocas personas. Todos, todos, no solo en el trabajo sino también en nuestra vida personal, diaria, vivimos inmersos en este nuevo mundo digital. Llevamos un pequeño ordenador en el bolsillo. Otro en el maletín. Tenemos uno, o varios en casa. Y, por supuesto, cada día cuando llegamos al trabajo lo primero que hacemos es encender el ordenador.

Y la segunda condición para calificarlo de revolución. ¿Ha sido en poco tiempo? (más…)

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Pregunta¿Cuántos blogs hay en el mundo? Según la Wikipedia, unos 156 millones. Y cada día hay 80.000 más.

Y si buscas en Google “gestión documental” encontrarás 300.000 resultados.

Entonces, ¿por qué leer, precisamente, este blog?

Vivimos sumergidos en información. Nos rodea por todas partes. ¿No has entrado nunca en una biblioteca y has pensado que te gustaría leer todos los libros que hay, siendo consciente de que es imposible? Pues ahora, cada día amanecemos en una nueva biblioteca, que se renueva continuamente.

La única solución, evidentemente, es ser selectivo. Elegir lo que realmente merece la pena leer.

Así que la respuesta a la pregunta es: leo este blog porque me enseña algo nuevo (que me interesa saber) o me hace reflexionar sobre algo que sé, pero no me había planteado de esta forma.

Al menos esta es mi motivación para leer los artículos de los demás (sean en un blog o en cualquier otro medio). Si no es la tuya, házmelo saber (y a los demás lectores).

Quizás otra forma de plantearse el objetivo de este blog es pensar a quién va dirigido. Al menos es una pregunta que me ayuda al redactar nuevos artículos (no me gusta la palabra “post”, aunque sea la técnicamente correcta). (más…)

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