(Recuerda leer el post anterior antes que éste, que es la segunda parte)
Tras la primera selección del «tipo» de programa que buscas, que necesitas en tu empresa, deberías tener un grupo relativamente pequeño de programas entre los que elegir. Son programas que cumplen los requisitos imprescindibles para tí y cualquiera de ellos debería ser válido. Ahora se trata de elegir el mejor, el más adecuado de este grupo de elegidos.
Llevo más de 20 años oyendo decir que «todos los programas son iguales» pero esto no es así. Aunque un Fiat Panda y un Mercedes CLS tienen, ambos, 4 ruedas, un volante, un motor y te llevan a dónde tú quieres pero nadie, nadie, diría que «son iguales» (tampoco cuestan lo mismo), dos programas de ordenador pueden parecer iguales porque realizan las mismas funciones y cubren los mismos objetivos y, sin embargo, ser completamente diferentes en la práctica.
Y «la práctica» es el uso diario y el aumento en la productividad en la empresa. No olvidemos, que se olvida con frecuencia, que este software es, por encima de todo, una herramienta para facilitar el trabajo, para reducir el tiempo empleado en las tareas diarias. Seguro que no compras un coche por su hoja de características técnicas. Seguro que, como mínimo, vas a verlo en persona, a probar la comodidad de los asientos, el tacto de la palanca de cambios. Probablemente incluso te darás una vuelta antes de tomar la decisión final. Con el software pasa exactamente lo mismo.
Pero antes de hacer la prueba, que es lo más importante y lo que debería llevar a tomar la decisión final, conviene «centrar un poco el tiro» para saber qué características son las más importantes para tí y por tanto a cuales tienes que estar más atento al probar el software.
Al igual que al elegir un coche (es obvio que me gusta el ejemplo) hay quién presta más atención al consumo, otros a la capacidad del maletero y Fernando Alonso al número de caballos que tiene el motor, al elegir un programa de gestión documental hay aspectos que valorarás más que otros.
Porque lo normal es que diferentes programas tengan diferentesfortalezas.Algunos se han centrado en un Workflow, control de gestión de procesos, muy sofisticado y potente. Otros son especialmente buenos en carga masiva de datos (miles de documentos diarios). Y otros pueden tener un sistema de búsqueda especialmente potente y versátil. Todo ello sin dejar de hacer el resto de funciones que has identificado como imprescindibles, aquellas que te hicieron descartar otros programas, como contaba en el post anterior.
A veces no está claro qué es lo más importante para un cliente concreto y en este caso recomiendo siempre un ejercició muy sencillo pero que quizás por obvio no se utiliza: «Imagínate un dia normal en el trabajo». Te sientas delante del software, o junto al comercial que te lo está enseñando, y piensa en las tareas que esperas hacer con el software en tu empresa: llega una factura por correo, busco una factura de hace un par de años, me mandan un contrato adjunto a un correo electrónico…
Parece una tontería pero hay que hacerlo, con el mayor rigor posible. Y no solo imaginando el uso diario, sino valorando la frecuencia con la que se hace esta tarea en la empresa. Algunos programas pueden ser válidos para guardar unos cientos de facturas anuales, pero se quedan muy cortos si queremos procesar esa cantidad cada día. O el workflow puede ser crucial para el trabajo en un laboratorio de pruebas y necesitas un programa que lo trate de una forma exahustiva. No es lo mismo firmar documentos digitalmente de forma ocasional, que hacerlo cada media hora y en grupos de varios cientos.
En definitiva, comprueba que el programa se adapta a tu forma de trabajar, a tus necesidades concretas, y que lo hace bien en las que más te importan, en las que usas con más frecuencia.
Y todo ello, insisto, en una prueba real. Merece la pena perder un poco de tiempo en elegir el mejor programa posible (o al menos uno lo suficientemente bueno) porque es una decisión que difícilmente tendrá marcha atrás. Una vez que lleves unas semanas utilizando el software elegido es muy difícil cambiarlo, así que es mejor acertar a la primera.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Hola, me gustaria contactarme via mail con quien escribio esta nota. Como dice la nota con lo de (casi) normal, yo sé poco y nada sobre este tema y hace dos meses que estoy en un nuevo trabajo donde se manejan unos 5 mil expedientes en carpetas (fisicas) que muchas veces se pierden y no se logran encontrar. Me gustaría poder explicar mi problematica a ver si pueden orientarme en que software instalar según mis necesidades.
gracias! muy bueno el post!
Puedes contactar conmigo directamente en mi correo, direccion@mtcsoft.es
Te adelanto algún comentario.
Uno de los objetivos fundamentales de los programas de gestión documental es disponer de herramientas de búsqueda potentes.
Introduciendo algunos datos identificativos de cada expediente resulta luego muy sencillo encontrarlos por cualquiera de esos datos.
Además puedes (y debes) utilizar una estructura jerárquica de varios niveles, como las carpetas de Windows, para clasificar los documentos de forma que estén agrupados los que tratan temas similares. Por ejemplo: Facturas – Emitidas – Año 2012 – Primer trimestre
La mayoría de los programas permiten, adicionalmente, buscar por cualquier palabra contenida en los ficheros de texto (como Word o Excel). Es lo que se llama búsquedas «full-text». Son similares a las que hace Google con los documentos de Internet.
Puedes ver una breve demostración de nuestro software de gestión documental, ArchivaTech, que recoge esta necesidad, tan corriente por otra parte. http://www.archivatech.es o directamente el video en http://youtu.be/EH7sgoBbDsY
No dejes de mandarme un correo si tienes alguna duda sin resolver.
Estimados señores, creen ustedes que un software de gestión documental necesita de un BPM para modelar sus worklow (que lo que hace es sistematizar los procesos de la organización)
Lo ideal es que la gestión de los procesos (workflow) esté integrada en la gestión documental de forma que las etapas que «generan» documentos se gestionen de forma unificada con los propios documentos.
Si la empresa necesita gestión documental y gestión de procesos, debería elegir un software de gestión documental que lo incluya entre sus funcionalidades.
La otra opción es conectar el BPM a la base de datos documental de forma que el programa de gestión de procesos tenga un enlace (un botón o algo similar) que permita acceder a los documentos digitales.
Hola.
Necesito saber de un programa de gestión documental, el cual tengan accesos mis clientes a través de la página web, en donde encontraran sus datos y documentos con solo poner una clave.
Me podrías ayudar?
Saludos!
Claro, eso es precisamente lo que hace ArchivaTech, con su módulo de acceso Web.
Hay muchos otros, la mayoría de ellos en versión «cloud» puro, es decir, que el servidor está en «la nube», en algún proveedor de hosting, y todos los usuarios acceden a través del navegador.
ArchivaTech se puede configurar de esta forma pero también en una arquitectura «mixta», que personalmente me gusta mucho más para empresas como la tuya. Con esta configuración tú puedes tener el servidor en tus oficinas y añadir los documentos muy rapidamente aprovechando la velocidad de la red local, mientras que tus clientes acceden a sus documentos (y solo a los suyos) a través de un navegador Web y una conexión a Internet.
Si necesitas más información mándame un correo a direccion@mtcsoft.es