Feeds:
Entradas
Comentarios

Posts Tagged ‘digitalización’

Qué hace y qué no un OCR

Posted in Cualidades del software, tagged , on 16 febrero 2016| Leave a Comment »

OCRLos programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) son una parte importante de un sistema de gestión documental. Utilizados correctamente son de gran ayuda en el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos pero en muchas ocasiones generan gran frustración en los usuarios que los instalan. Como en tanto otros aspectos, la felicidad no está en lo que tienes (en lo que el programa hace) si no en lo que deseas (lo que esperabas que hiciera). Muchos comerciales, sea por desconocimiento o por sus propios intereses, venden soluciones de gestión documental con un OCR que hace auténtica magia y cuando el sistema se instala el usuario queda decepcionado de la aplicación real del OCR a sus problemas de digitalización, muy por debajo de sus expectativas.

Qué hace (bien) un (buen) OCR

Un OCR convierte un documento electrónico en formato «imagen» (una foto) en un texto que se puede guardar en un documento Word, Txt, Excel… en el que podemos editar el texto, copiarlo y usarlo para buscar el propio documento a partir de las palabras que forman el texto. Transforma la «foto» de un texto escrito en «palabras», en frases que forman un documento editable.

Un contrato en papel, por ejemplo, se puede convertir en un documento Word que puedo modificar para redactar un nuevo contrato o del que puedo copiar cualquier párrafo. De una tarjeta de visita, en papel, puedo obtener el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico… para incorporarlo a mi base de datos de clientes, o amigos. Un documento en PDF no editable (que no es más que una imagen TIFF incrustrada en un PDF, por más que parezca un texto) se puede convertir en un PDF de texto en el que sí podremos copiar el contenido y utilizarlo como texto en cualquier otro documento. Además podremos buscarlo por las palabras contenidas en el texto. (más…)

Anuncio publicitario

Read Full Post »

¿Es una utopía la «oficina sin papeles»?

Posted in Digitalización, Gestión de procesos, tagged , , , , on 7 noviembre 2015| 2 Comments »

gestión documental yaEsta es una de las frases que se oyen frecuentemente (en el mundo de la gestión documental) y muchos creen que es tan inalcanzable como el coche volador, el crecepelo milagroso o los móviles que duran una semana sin recargarlos.

Aunque la meta parece menos ambiciosa que estos otros ejemplos, en muchos despachos y empresas las montañas de papeles que se amontonan en todas partes ponen este objetivo casi al mismo nivel, o incluso menos factible aún.

Pero no es así. Es posible conseguirlo. Yo lo he hecho, cualquiera puede, y quiero compartir algunos consejos que te ayudarán a conseguirlo también a ti.

No hay recetas mágicas, atajos secretos ni trucos celosamente guardados por los que sí han conseguido eliminar el papel de (casi todo) su trabajo diario. Pero sí que hay algunas ideas clave y una cierta forma de hacer las cosas que pueden ayudar mucho. Vamos a ver algunas de estas ideas.

Lo primero es ser realista, práctico, y limitar un poco el «alcance», bajar el listón: no se puede eliminar el 100% de los papeles. Ni tiene sentido.

En el «mundo real» la perfección es más un problema que una ventaja. Hay muchas frases hechas que se aplican muy bien a esta situación. La más clásica: «lo mejor es enemigo de lo bueno». Una más reciente: busca el «producto mínimamente viable», o «suficientemente bueno». En definitiva: hay que tener metas ambiciosas pero buscar soluciones viables.

Intentar eliminar «todos» los papeles no es, casi nunca, la mejor solución. En una empresa, en la vida real, no hay que buscar soluciones «académicas»: hay que buscar la productividad. Muchos papeles, muchos documentos, resultan sencillos de digitalizar y gestionar con un programa de gestión documental y sin duda las ventajas de hacerlo son mayores que el trabajo de digitalización.

(más…)

Read Full Post »

La importancia de llamarse Ernesto

Posted in Cualidades del software, Digitalización, tagged , , on 31 mayo 2015| 2 Comments »

ErnestoVivimos en la era de la información. Últimamente, del exceso de información. Es abrumador. Documentos, videos, fotos…. correos electrónicos (lo peor). Todo se mide por miles, decenas de miles.

Cuando manejamos papeles, el exceso se hace evidente porque ocupa espacio. Montones de papeles en las mesas. Las estanterías llenas. Los archivadores a tope. Llega un momento en el que no tenemos más papeles simplemente porque no caben.

Con la documentación digital el problema es diferente. Los ficheros no ocupan espacio físico y desde hace unos años el espacio «virtual» es casi ilimitado. Incluso si almacenas fotos y videos un disco duro externo que cuesta menos de 100€ tiene hoy 2 TB de capacidad. Suficiente para archivar millones de documentos.

Ahora el problema no es el «espacio». Puedes, virtualmente, archivar TODO lo que quieras. El problema es encontrar lo que has archivado. Hace un rato, unos días o un par de años.

En el caso de los archivos digitales de una empresa, la necesidad habitual es buscar el contrato que firmaste con un proveedor hace unos meses (no sabes si 5 ó 9), una factura de un hotel o la tarjeta de visita (escaneada) de un contacto interesante que hiciste el año pasado en una feria y del que no recuerdas el nombre.

Los programas de gestión documental, al menos los buenos, proporcionan algunas herramientas de búsqueda que resuelven en parte este problema. Y de entre las funcionalidades que ayudan hay una que muchos usuarios creen que es la panacea: la búsqueda «full text», la posibilidad de acceder a todas las palabras que forman los documentos, de usarlas todas como palabras clave de búsqueda. Esto es una ayuda, sin duda, y muy útil en muchas ocasiones, sobre todo si buscas un contrato que firmaste con un tal «Ernesto Baroja» que seguro que hay pocos, en tu archivo digital. Pero si buscas a un tal «José Gómez» puede que no sea tan sencillo. (más…)

Read Full Post »

De la empresa analógica a la digital. Desde la contabilidad hasta el Big Data (1 de 2)

Posted in Digitalización, Gestión de procesos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , on 19 enero 2015| Leave a Comment »

El imparable y muy provechoso paso de las empresas del siglo XIX a la gestión digital del XXI

Archivo históricoParece que siempre estuvieron aquí, pero los ordenadores personales solo llevan 30 años entre nosotros. Y si hablamos de uso generalizado, la cifra quizás se reduzca a 20 años. Que no son nada.

Creo que es muy interesante, muy didáctico, repasar brevemente el «camino» que han recorrido miles de empresas, instituciones públicas, autónomos… desde la máquina de escribir, los papeles amontonados en los archivos y los libros de contabilidad a la moderna empresa digital, a la «oficina sin papeles» que hoy es una realidad en muchas empresas (aunque no todas, desde luego).

Es un recorrido interesante que he vivido en primera persona en MTC Soft y como espectador a través de muchos clientes y amigos. Es un camino que ha llevado muchos años pero que se puede recorrer ahora en unos días, quizás unas semanas. Y es un cambio a mejor, un cambio que merece la pena.

Veamos cómo ha ocurrido en una empresa «tipo», en una empresa representativa de las miles de PYMES, grandes empresas, Administraciones Públicas… también de autónomos y particulares, que han evolucionado del mundo analógico al digital (en adelante me referiré a todas ellas con la palabra «empresa» para simplificar).

El primer paso, al igual que en la mayoría de las empresas, fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas. Cuando una empresa empieza a funcionar puede emitir las primeras facturas con una plantilla en Word, en Excel o, si nos vamos a 1.980 (el PC apareció en el 82) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por duplicado y en dos colores: la blanca para el cliente (original) y la rosa para la empresa (copia para la gestión interna).

(más…)

Read Full Post »

Montar una empresa de digitalización – Preguntas frecuentes

Posted in Digitalización, tagged , , on 27 abril 2014| 15 Comments »

escáner de alta productividadDesde hace un par de años recibo de media una consulta a la semana de personas interesadas en montar una empresa de digitalización de documentos para terceros (otras empresas o instituciones públicas). He escrito ya un par de veces sobre este tema y algunas de las dudas que genera y normalmente mi primer consejo es: «repasa el blog y encontrarás muchas respuestas».

Hoy doy un pequeño paso más y reúno algunas de las preguntas más frecuentes sobre este asunto. Aunque sigo pensando que antes de embarcarse en un nuevo negocio hay que informarse a fondo, por lo que leer el blog completo sigue siendo mi primera recomendación.

Aquí van las «preguntas frecuentes» en un, más o menos, orden de importancia.

1.- ¿Es un negocio interesante? ¿Hay posibilidades de ganar dinero?

Sin duda la respuesta es sí. La digitalización de las empresas e instituciones públicas (en adelante diré solo «empresas» para abreviar) es un proceso imparable en todo el mundo. Cada vez más los documentos son electrónicos y los que están en papel resultan incómodos para las empresas por lo que existe la necesidad generalizada de digitalizarlos. Y el siguiente paso es «mirar para atrás» y digitalizar el archivo de la empresa. La oportunidad de negocio es evidente.

En algunos países, o regiones o ciudades, el proceso está bastante avanzado, sobre todo en las grandes empresas. En Madrid o Barcelona, por ejemplo, es difícil encontrar una empresa de un cierto tamaño que no haya completado ya gran parte del proceso de digitalización de sus documentos. Pero sigue siendo una asignatura pendiente en las PYMES y en la mayoría de las Administraciones Públicas. Los Juzgados en España, por ejemplo, lo necesitan urgentemente, aunque a nadie parece importarle. (más…)

Read Full Post »

El secreto de los Reyes Magos

Posted in Digitalización, tagged , on 6 enero 2014| Leave a Comment »

En un día como hoy (6 de enero) no me resisto a la oportunidad de publicar de nuevo el vídeo con el Secreto de los Reyes Magos para atender las cartas de millones de niños.

 

 

Espero que cunda su ejemplo.

 

Read Full Post »

Indexación de documentos: lo mejor es enemigo de lo bueno

Posted in Digitalización, tagged , on 13 agosto 2013| 10 Comments »

Solución de compromiso

Solución de compromiso

No sé si es porque me estoy haciendo mayor (que no viejo) pero lo cierto es que me gusta cada vez más el refranero español. A pesar de los avances tecnológicos, en cuanto al comportamiento humano, no hay nada nuevo bajo el sol. Y como «antes» los humanos no tenían que perder el tiempo consultando el correo y el WhatsApp continuamente, no se entretenían con Facebook o Twitter, no tenían videojuegos siempre a mano, además de no tener TV ni YouTube, pues antes, las personas dedicaban mucho más tiempo a pensar. Así que ya lo habían pensado todo. Incluso hay quien cree que la filosofía griega ya trató todos los temas posibles y poco hay posterior a ellos que merezca la pena.

Sin llegar a estos extremos, la verdad es que encuentro muy útiles muchos «consejos» que están recogidos en refranes, dichos, frases populares… y que se aplican perfectamente a la vida moderna y al uso de la tecnología.

Después de esta larga e innecesaria introducción para justificar el título de este post, vamos al grano, a hablar de un problema que se presenta cada día a todos los que digitalizamos documentos. (más…)

Read Full Post »

¿Cuánto cuesta digitalizar un archivo? (2ª parte)

Posted in Digitalización, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 19 noviembre 2012| 2 Comments »

Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: «depende». No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

Read Full Post »

10 consejos básicos para digitalizar tus documentos

Posted in didácticos, Instalación de un sistema de gestión documental, tagged , , on 28 mayo 2012| 5 Comments »

10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo «todas» es «todas», incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su «archivo» tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al «mundo digital» lo menos traumática posible.

(más…)

Read Full Post »

Montar una empresa de digitalización: primeros pasos

Posted in didácticos, tagged , , on 21 mayo 2012| 7 Comments »

DigitalizaciónAunque ya he escrito sobre esto antes (pulsa aquí para ver la entrada) ha pasado bastante tiempo y me siguen llegando consultas con cierta frecuencia sobre este tema, así que me animo a retomarlo de una forma más práctica y a modo de guía (y con la indisimulada intención de ahorrarme algunos correos electrónicos bastante repetitivos). Espero que sea útil.

Lo primero que tienes que pensar y decidir es qué servicios vas a ofrecer. Obviamente el «núcleo» de tu oferta es la digitalización de documentos en papel pero puedes ofrecer también a tus posibles clientes otras «cosas»: consultoría sobre la forma de organizar sus documentos, instalación de un sistema informático de gestión de los documentos digitales, custodia «física» de los documentos en papel y destrucción, certificada o no, de todos o parte de los documentos escaneados.

Si te limitas a la digitalización simplificas tu oferta y tus necesidades de medios e infraestructura, pero puedes perder un tanto por ciento importante del mercado. Otra opción, es la que utilizo yo, es trabajar con empresas complementarias para poder ofrecer un «servicio completo» a tus clientes sin necesidad de dominar todas las tareas asociadas a la oferta.

Quizás el servicio más complicado de todos, por las necesidades de infraestructura, es precisamente el más sencillo conceptualmente: la custodia de los documentos en papel. Requiere unas instalaciones bastante grandes, infraestructura (estanterías, cajas, sistema de trasporte…) y por tanto una inversión importante. Para empresas que buscan un nuevo mercado puede ser muy atractivo precisamente porque esta necesidad de inversión hace que la oferta sea muy inferior a la de servicios más básicos, pero su complejidad, desde el punto de vista empresarial, la hace más complicada. (más…)

Read Full Post »

Older Posts »