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Posts Tagged ‘papeles en la oficina’

El mes de agosto es sin duda el más tranquilo del año y desde hace muchos años lo suelo aprovechar para preparar el nuevo «curso» (que empieza en septiembre). Y una de las tareas más duras es darle «un empujón» al trastero/archivo de la empresa. Ese despacho situado al final de la oficina que va acumulando papeles, carpetas, manuales, ordenadores e impresoras… y también alguna silla vieja y las cajas de los últimos equipos instalados. 

Hace un par de días le dediqué algunas horas y, mientras movía archivadores, tiraba viejos CDs de Oracle o decidía si tirar alguna impresora que no va bien, no podía dejar de pensar en las similitudes entre lo que estaba haciendo y la clasificación de documentos electrónicos que realizo con regularidad con mi programa de gestión documental. Las similitudes, y las diferencias. Voy a comentar alguna para ver si se puede aprender algo.

Pero empiezo por una pregunta previa, casi por una filosofía de trabajo (o de vida): ¿Es necesario ordenar? ¿Merece la pena «perder» tiempo clasificando, organizando mis documentos (o trastos)? (más…)

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Ya puedes oir la entrevista que me hicieron el jueves en la radio.

Creo que es interesante porque hablamos de muchos conceptos que se han tratado en este blog en los últimos meses.

Solo tienes que pinchar sobre una de las imágenes y buscar el botón de reproducir (a la izquierda, al final del artículo sobre el programa). Te lo copio. 

Si no quieres oir todo el programa, la entrevista empieza en el minuto 26:30 y termina en el 60:00.

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Esta tarde, jueves 8 de julio, a las 17:00 participo en un programa de radio dedicado a la gestión documental.

Con un formato a medias entre la «tertulia» informal y la entrevista, hablaremos del uso de los programas de gestión documental en la empresa, un contenido muy similar al tratado en el «desayuno TIC» de hace unos días. De hecho, el entrevistador acudió a esta jornada y le pareció que el tema es interesante dentro de su programa «Emprendedores Digitales».

Para los que leéis este blog, creo que es una buena ocasión de oir directamente muchas de las opiniones que vierto por escrito. Será más dinámico, sin duda, y más accesible de lo que parece. Si vives en Granada, 99.1 FM, pero si no, puedes oir el programa por Internet en cualquier lugar del mundo. Solo tienes que ir a la web del programa y hacer click en el enlace situado abajo, al final de la columna de la derecha (el de la imagen que he copiado, en el triángulo negro sobre el círculo verde). Incluso puedes oir el programa más adelante, una vez lo hayamos grabado y «subido» a la página. Habrá una reseña con un enlace que permite oirlo en cualquier momento.

Pero lo más interesante, sobre todo para los de fuera, es que puedes hacerme preguntas en directo usando Twitter. Ya sé que Twitter suena un poco friki a la mayoría, pero para este tipo de «interacción» en directo es perfecto. Tienes que tener una cuenta, claro, y utilizar la etiqueta (su nombre técnico es Hashtag) #edig (de Emprendedores DIGitales). De esta forma las preguntas o comentarios las recibimos en la radio prácticamente en directo y podré contestar a las más interesantes (o a todas, porque no creo que haya muchas).

Recuerda, el jueves 8 a las 17:00 (hora española).

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Tal y como prometí, un breve resumen del contenido de mi presentación de la gestión documental en el salón de actos de la Confederación Granadina de Empresarios y las preguntas más interesantes de los asistentes.

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de «teoría», en este caso utilizando el guión de «las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental» que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte «práctica», empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. (más…)

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Jueves 24 de junio a las 9:30El próximo jueves 24, a las 9:30, hablaré de gestión documental en el salón de actos de la Confederación de Empresarios de Granada. Será una presentación muy breve de los conceptos básicos de un proyecto de gestión documental (las «5 patas» que ya conoces de otras entradas) y una demostración de un programa de gestión, lógicamente ArchivaTech. Será muy breve, unos 40 minutos, más lo que se alargue con las preguntas de los asistentes. (Si vas a ir, no olvides confirmarlo a elardon@cea.es).

Como supongo que la mayoría de los lectores de este blog no sois de Granada, voy a resumir las ideas más interesantes que quiero transmitir a los asistentes a la charla. ¡Si vives en Granada no tienes excusa para no acudir, y llevar a todos tus amigos y conocidos que vivan sepultados en papeles, que seguramente son muchos! (muchos amigos, no papeles).

Mi objetivo principal en esta pequeña exposición será que las empresas evalúen la conveniencia de instalar un programa de gestión documental. (más…)

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Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. (más…)

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En septiembre escribí una entrada sobre este asunto y ahora complemento la información con un video, más ameno que leer todo lo que he escrito al respecto. (Puedes verlo también en You Tube)

Te recuerdo que las «5 patas» son:

(No he puesto enlace al software porque hay muchas entradas en las que comento este tema y no podría destacar una sobre las demás.)

En el video vuelvo a comentar que un proyecto «integral» no se limita a comprar un escáner o un software: hay que tratarlo como la combinación de nuevos «aparatos» (escáneres, destructores), nuevo software (gestión documental, OCR) y, sobre todo, nuevos hábitos de trabajo: nuevos «procedimientos».

Para un problema sencillo, gestionar unos cientos de documentos de 2 ó 3 usuarios, se pueden improvisar soluciones sencillas.

Para «liberarnos» de un almacén con cientos de miles de documentos en papel o dar un paso decidido hacia la «oficina sin papeles» o la «Administración Electrónica» hay que plantearse una estrategia bien definida, definir nuevas formas para manejar los documentos, cambiar hábitos… en definitiva, hay que coger el toro por los cuernos.

Esta entrada, en video, es un experimento. Me vendría muy bien que me comentaras si te parece bien o mal para repetir la «experiencia» más adelante, o limitarme a escribir y dejar los videos para mi canal de You Tube.

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Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa.

He estado en bastantes conversaciones sobre este tema y muchas veces me ha parecido estar en el típico «diálogo de besugos» en el que todos hablan pero nadie escucha. Y el problema suele ser que hay pequeños matices que suponen sin embargo grandes diferencias en lo que se está diciendo, y en lo que los demás están entendiendo.

Creo que es similar a lo que ocurre con la firma electrónica. O el DNI electrónico: Autoridades de certificación, ficheros resumen, algoritmos de cifrados… conceptos que a todos nos suenan, pero pocos dominan.

Y, en el caso de las facturas, los nombres de las diferentes «versiones» son tan parecidos, que los equívocos son inevitables.

Así que, como siempre, empezaré desde el principio, desde cero, y no pienso entrar en detalles técnicos. Solo quiero dejar claros algunos conceptos básicos que debemos tener muy presentes. El que quiera ampliar la información puede consultar la página «oficial» de factura electrónica que, esta vez sí, es realmente buena, precisa y didáctica. (más…)

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Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.

La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro. (más…)

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Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.

Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, (más…)

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