Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la pervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de «acceso», es más sencillo dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puedes meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

Otra comparación interesante es la utilización del espacio físico. Aquí el archivo digital gana por goleada. Nada (como mucho el espacio de un servidor) comparado con decenas de estanterias, carpetas, legajos, trasteros, habitaciones polvorientas, bóvedas, cuevas… Es una de las principales ventajas de la gestión documental digital.

Pero hay otra ventaja que me gusta mucho, a mí, que soy un gran aficionado (¿maníaco?) del orden: la capacidad casi ilimitada de crear carpetas y subcarpetas para clasificar la información.

Cuando explicaba a mis clientes como guardar sus documentos de WordPerfect en el disco duro, allá por el año 1988, me costaba mucho que captasen el concepto de «carpeta» (entonces decíamos «directorio»). Con la llegada de Windows, sobre todo a partir del 95, se hizo popular el sistema de archivo en carpetas con una estructura en «árbol» con diferentes niveles o ramas que se subdividían a su vez en más ramas (carpetas).

Pero antes de la popularización del concepto, me costaba mucho que mis clientes neófitos en el mundo de la informática entendiesen el concepto. Así que usaba un símil, una comparación con el mundo real. «Es igual que si compras una estantería nueva para guardar tus documentos en papel. Cada estante horizontal lo divides en varios compartimentos en los que, a su vez, puedes tener un archivador con varios cajones. El primer nivel son los diferentes estantes horizontales, el segundo las divisiones de cada uno y el tercero, si lo hay, los diferentes cajones del archivador.»

Y esto es lo que me gusta de un archivo digital: que tienes un número ilimitado de estantes horizontales, que los puedes dividir en un número ilimitado de compartimentos que a su vez pueden contener un número ilimitado de cajones, en los que caben un número ilimitado de expedientes o documentos. ¡Y todo ello gratis! sin ocupar espacio físico. No me digas que no es el sueño de un bibliotecario.

Aunque en la práctica no debe haber más de unas docenas de carpetas en cada «nivel», la realidad es que podemos tener varios miles de clasificadores y cientos de miles de documentos perfectamente clasificados y accesibles con solo 4 clicks de ratón. Y todo ello en un disco duro que no vale más de 100€. Es una ventaja abrumadora respecto al archivo físico.

Inevitablemente, mientras escribo esto tengo en mente una escena de la película «El nombre de la Rosa» que volví a ver hace unos meses. Con la biblioteca ardiendo, los monjes se afanan por salvar de las llamas 10 ó 12 libros, lo máximo que pueden llevar con las dos manos. Una biblioteca que ocupa un torreón tan grande que es un laberinto, destruida en pocas horas. Para siempre. ¿Cuánto valdría en ese momento una copia digital de todos los libros que se queman?

Aunque no hace falta recurrir a la imaginación de Umberto Eco. Conozco muchos casos de pérdidas de documentos por inundaciones, robos, una simple gotera o, peor aún, la incapacidad de encontrar el papel en un archivo caótico y completamente desordenado.

Pero vuelvo al sistema de clasificación: qué lujo tener una estantería en la que siempre puedo crear un nuevo estante, un nuevo cajón, ampliar la capacidad de cualquiera de ellos o incluso reproducir toda una parte para crear un nuevo espacio de archivo. Sin coste, sin esperas, sin ocupar espacio.

Acabo de girar la cabeza y recorro todo mi despacho: no hay ni un papel a la vista, salvo un par de estanterías en los que guardo algunos libros y viejos proyectos más por su valor estético y sentimental que por su uso. Se puede trabajar sin papeles. Y mejor que con ellos.