Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Aún a riesgo de resultar un poco pesado, me ha parecido oportuno “rematar” las entradas sobre la gestión de las facturas en las empresas de hace unas semanas (si no las has leído ya ahora es un buen momento) con una última muy práctica en la que explicaré cómo hemos “resuelto” este “problema” en nuestra empresa.

Siguiendo la argumentación habitual de mis videos (espero que hayas visto, al menos, el de la semana pasada), empezaré por el final: qué problema queremos resolver, qué necesidad hay que satisfacer. En este caso es muy sencillo: el objetivo principal (en nuestro caso, te recuerdo que es una caso real) ha sido reducir el espacio “físico” ocupado por las facturas en papel, tanto las emitidas como las recibidas. Hay otro objetivo, también atractivo aunque secundario en nuestra empresa: mejorar la “gestión”, reducir el tiempo empleado en operaciones esporádicas con las facturas. Típicamente: enviar un duplicado a un cliente que ha perdido el original o consultar un gasto de un proveedor (entre otros usos).

Me gustaría destacar que no nos hemos planteado la “digitalización certificada de facturas”, a pesar de tener software propio susceptible de ser homologado por la AEAT. He comentado en alguna entrada anterior mis dudas sobre la efectividad práctica de esta medida y quien lo haya leído sabrá que no creo que represente una mejora efectiva en la empresa (y los últimos comentarios que he leído sobre el tema me reafirman en esta opinión).

Ahora que está claro el objetivo, vamos al grano. Empiezo con las facturas emitidas por nosotros. Como saben mis lectores, las facturas recibidas tienen un tratamiento muy diferente.

 Estamos hablando de unas 1.200 facturas al año que ocupan 4 archivadores al año, uno por cada trimestre. Si al año en curso le sumamos los 4 años que hay que conservar a disposición de una posible inspección tenemos 20 archivadores que ocupan algo más de 2 metros de estantería. No es mucho, pero es un premio que tiene su atractivo, y mucho más para empresas con mayor número de facturas.

Desde el 1 de enero ya no guardamos copia de las facturas emitidas. Cada vez que emitimos una factura, se imprime, se sella y se firma (un garabato) y, justo antes de meterla en un sobre para enviarla al cliente, se escanea. El proceso de escaneado lleva unos 3 segundos. Como nombre de fichero le damos el número de factura, 1234.pdf. A continuación, se arrastra el fichero PDF al expediente “Primer trimestre” dentro de la carpeta “Facturas emitidas/2010” de nuestro programa de gestión documental (que es, obviamente, ArchivaTech). Todo el proceso no lleva más de unos 15 segundos, menos del tiempo de doblar la factura y meterla en el sobre.

Me gustaría destacar que no introducimos ningún dato fiscal de la factura. Esto supondría un retraso enorme en el proceso de archivado que no compensaría en absoluto el ahorro en espacio y tiempo de gestión que buscamos. Los datos están en el programa de contabilidad y la repetición de éstos en la gestión documental no aporta nada nuevo.

Volviendo al proceso de archivo es importante señalar que hubo un paso previo de creación de la estructura de carpetas y expedientes, pero no llevó más de 5 minutos prepararla para varios años. Quedó, más o menos, así.

• Facturas emitidas:
  •  2010
    • Primer Trimestre
    • Segundo trimestre
    • Tercer trimestre
    • Cuarto trimestre
  •   2009…

Y otro tanto para las facturas recibidas.

Volviendo al procedimiento de archivado, algún lector puede objetar que ni es necesario firmar y sellar las facturas, ni guardar una copia escaneada. Basta con tener un programa capaz de “reproducir” una copia idéntica al original a petición del inspector que la requiera. Ambas cosas son ciertas, pero firmar lleva poco tiempo y a nuestros clientes les gustan más las facturas «aparentemente» más formales. Y en cuanto a escanear el original, nos quedamos más tranquilos con una copia “fotográfica” de la factura guardada en nuestra base de datos Oracle. Repetir una factura de hace varios años con el programa siempre te crea una cierta incertidumbre (sobre si lo que obtienes es «exactamente» una copia).

A partir de este momento, cuando un cliente nos pide un duplicado o incluso una aclaración sobre algún concepto, localizamos la factura con el programa de contabilidad si no sabemos el número o directamente en ArchivaTech si ya lo conocemos. La visualizamos en la pantalla y la imprimimos, enviamos por correo o simplemente consultamos con el cliente al teléfono.

¿Y qué pasa con las facturas de los años anteriores? Como bien sabes si has leído mi entrada sobre este tema, sostengo que el tratamiento del “archivo vivo” es muy diferente del “archivo histórico”. En este caso, el archivo histórico son estas facturas de años anteriores que no se consultan apenas pero que los responsables de la contabilidad se resisten a destruir “por si acaso”. Nuestra estrategia con estas facturas es escanearlas por trimestres creando un solo fichero PDF por cada periodo. Con nuestro ScanSnap 1500 (del que ya he comentado sus virtudes), o cualquier escáner similar, escanear 200 ó 300 facturas es cuestión de 5 minutos. En verano, aprovechando la relajación propia de las fechas, tenemos previsto digitalizar los años 2006 a 2009 y tirar a la basura estos 2 metros de papeles.

Y en cuanto a las facturas recibidas.

Con las del año 2010 el proceso que seguimos es similar al de las facturas emitidas. Cada factura que llega en papel se introduce en el programa de contabilidad: fecha, proveedor, base sujeta… los datos fiscales que marca la legislación. El programa asigna un número y el contable lo anota, con un rotulador rojo, en la propia factura. Ahora es cuando se escanea. Unos segundos, un número correlativo 1234, y tenemos el fichero en PDF. Se arrastra al expediente adecuado del programa de gestión documental y en unos segundos lo tenemos archivado para siempre. A continuación se le hacen dos agujeros, y se archiva. ¡No la destruimos! No hacemos “digitalización certificada” porque, como ya sabes, no creemos que compense el esfuerzo de volver a meter todos los datos contables, más la firma digital…

Cada vez que termina un trimestre nos llevamos ese archivador a un armario en un trastero. No eliminamos el papel, pero al menos sí ganamos espacio en el despacho del contable, que siempre anda escaso de hueco en las estanterías.

Con las facturas recibidas la mejora en la gestión es más evidente porque es relativamente frecuente tener que consultar alguna de los últimos meses y con el programa de gestión documental localizar y consultar una factura es un proceso que se realiza en unos segundos, frente al proceso mecánico de localizar una factura en un archivador con varios cientos de papeles de todos los tamaños y colores.

En cuanto al “archivo histórico” de facturas de años anteriores: aquí no podemos automatizar el proceso por la susodicha variedad de formatos, además de grapas y clips que aparecen con frecuencia. Estamos evaluando aún si compensará el esfuerzo (el tiempo) de digitalizar estos años, teniendo en cuenta que el espacio no lo vamos a ganar y la gestión tampoco mejorará sensiblemente porque estas facturas antiguas raramente se consultan.

Por cierto, de facturas electrónicas: nada. Ni nuestros clientes parecen tener el menor interés en que se las enviemos ni los proveedores se animan a enviarlas, con la excepción de algunas grandes empresas. A día de hoy son la excepción y preferimos imprimirlas y tenerlas todas en papel. Eso sí, nos ahorramos escanearlas porque las guardamos en ArchivaTech arrastrandolas directamente desde el correo electrónico.

Por supuesto que estoy seguro de que esto va a cambiar en breve, pero hoy no parece aún el momento, al menos para una PYME como nosotros. El día que cambie, lo comentaré.