Creo que ya he comentado en varias ocasiones que a mi experiencia como «vendedor» de nuestro programa de gestión documental y la de ponente en talleres y jornadas se suma mi faceta de usuario «corriente» del programa. Tanto hablar de las ventajas de la gestión documental acabaron convenciéndome a mí mismo, así que hace un par de años instalamos nuestro propio programa en la empresa para disfrutar de las «grandes ventajas» que aporta.
La verdad es que MTC Soft no es la típica empresa que necesite un programa de gestión documental. Si no fuese por el precio tan bueno que conseguí y por mi interés particular en la instalación, seguramente nos habríamos apañado bien con el escáner. Es un «contraargumento» que utilizo con alguna frecuencia: si no tienes un número elevado de documentos (miles o decenas de miles al menos) y son pocos los usuarios de la empresa que acceden a ellos (menos de 4 ó 5), no necesitas un programa de gestión documental. En nuestro caso, los técnicos y programadores no generan apenas documentos por lo que básicamente lo utilizamos 2 personas. Pocas para justificar una instalación. A menos que sea gratis, claro.
El caso es que finalmente lo instalamos y en la copia de seguridad de la semana pasada pude comprobar que ya tenemos más de 7.000 documentos en la base de datos. Nota sobre seguridad: por si no has leído mi entrada al respecto, te recuerdo que hay que comprobar de vez en cuando que las copias de seguridad se realizan correcamente, lo que yo suelo hacer restaurándola en mi portátil. Además, es una exigencia de la norma ISO 27001.
Así que, como decía, soy un usuario habitual de un programa de gestión documental y creo que es una experiencia que puede ser interesante para los que os estáis planteando instalar un programa en vuestra empresa o despacho, por lo que voy a escribir varias entradas muy prácticas sobre cómo es el trabajo diario con estos programas. Una vez más recuerdo a los «expertos» en el tema que estas entradas están dirigidas a «gente normal» y carecen de interés para usuarios avezados.
Cómo es el trabajo con este software en un día corriente.
Mañana, por ejemplo, tengo que introducir la información de unas jornadas de 2 días a las que asistí la semana pasada en Tenerife. Como supongo que nos pasa a todos, llego con 20 tarjetas de visita, varios papeles con notas manuscritas, folletos comerciales de varias empresas, fotos y bastantes recuerdos importantes en la cabeza que, si no los paso a un documento escrito, olvidaré rápidamente.
Por supuesto que para este tipo de tarea los programas de gestión de clientes, los conocidos CRMs, son ideales. Pero aunque tenemos uno propio en la empresa para nuestros clientes, este tipo de contactos prefiero introducirlos en ArchivaTech que, además, me proporciona una perfecta gestión de documentos que no suelen aportar los CRMs.
El proceso habitual que sigo es el siguiente:
1.- Cojo una tarjeta de visita y la escaneo con buena resolución. La letra es pequeña y no queda bien con la resolución «estándar» y el documento también es pequeño, por lo que no se genera un documento demasiado grande. Además le paso el OCR al mismo tiempo para poder localizar a la persona y la empresa fácilmente y poder copiar y pegar su teléfono y correo electrónico llegado el caso. Todo ésto lo hago con un click de ratón porque tengo predefinido un perfil de documento que he llamado, precisamente, «tarjetas de visita».
2.- A continuación busco en el programa, en la base de datos, la carpeta adecuada para dar de alta a esta empresa. A estas alturas, después de 2 años, es difícil que no tenga ya un «contenedor», un sitio definido al que añadir este nuevo contacto. Si no es así, creo una subcarpeta en el lugar adecuado: «Contactos – Victor translator – Posibles Clientes», por ejemplo.
3.- El siguiente paso suele ser el más laborioso: crear un nuevo expediente para esta empresa. En muchas ocasiones ya tengo un expediente para un nuevo documento que recibo, por lo que me ahorro este paso. Pero los contactos nuevos suelen necesitar un nuevo expediente y es el momento de crearlo. Le doy un nombre, por ejemplo el de la empresa, añado código y fecha, y anoto los comentarios que me parecen oportunos, sabiendo que esta información me servirá también para localizar posteriormente estos documentos. Por ejemplo: «Empresa canaria interesada en gestión documental y que puede ser un distribuidor en el futuro«. Este proceso, que los documentalistas llaman en general «indexar» los nuevos documentos, es muy importante porque la «calidad» de nuestra base de datos depende de la información que introduzcamos.
4.- Por último, repaso mis documentos en papel para buscar alguno más relacionado con este contacto. Es el momento de escanear (ahora con resolución estándar y sin OCR), y romper, el folleto en papel, las notas manuscritas, la lista de precios… cualquier información de este nuevo «expediente». También puedo repasar el correo electrónico por si me ha enviado algún documento y lo quiero añadir al expediente. Una vez tengo todos estos ficheros en mi carpeta «temporal» en el disco duro (la carpeta en la que se crean los documentos que escaneo) los arrastro al expediente con el ratón y le indico al programa que los elimine del disco duro. Si están en la base de datos de la gestión documental no tienen que estar también en el disco duro.
5-. Finalmente, indico el nivel de seguridad del expediente para que solo yo acceda a esta información, o sea pública para el departamento de administración o incluso los técnicos. Esta parte es fundamental para cumplir con la LOPD y con la norma ISO 27001.
En función de la información que tenga, este proceso me puede llevar de 2 a 10 minutos de media. No es divertido. No hay atajos. Pero la satisfación de romper todos los papeles con los que llego a la oficina y la tranquilidad de saber que esa información está clasificada para siempre compensa de sobra el tiempo empleado. Después de 2 años de «rutina» de archivo, no hay día en el que no le de a la opción de «buscar» y localice un contrato, un cliente, un proveedor… en un momento, utilizando el sistema de búsquedas del programa.
Es un ahorro «directo» de tiempo, y de espacio, dos recursos muy valiosos.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
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