Aunque solo hace unos días comentaba que el camino hace la oficina sin papeles es largo y lleno de obstáculos es evidente que ya es una tendencia imparable. Son ya muchas las empresas, despachos de abogados o procuradores y Administraciones Públicas que están evolucionando hacia el uso del documento electrónico. Y los que no lo hacen miran, a veces con temor, otras con envidia, a los más «adelantados» conscientes casi todos que el fin del documento en papel se acerca por más que algunos aún lo nieguen.
Sí, es verdad que hemos oído esta cantinela muchas veces en los últimos años, pero todo llega, y los documentos electrónicos están llegando. Pese a la resistencia de algunos dinosaurios, sobre todo en el ámbito de la justicia, de algún que otro departamento informático atrincherado en su «bunker» en Ayuntamientos y empresas (que siguen usando equipos obsoletos, o se aferran al papel). El proceso es imparable, en forma de facturas electrónicas, digitalización certificada (lentamente), contratos firmados digitalmente o, simplemente, PDFs, documentos en Word o sencillos e-mails que se guardan ya por miles en los ordenadores de usurios de todo tipo.
Desde secretarias a ejecutivos, desde auxiliares a jefes de servicio, desde pasantes de 22 años a socios de despachos con 60. ¿Quién no tiene ya miles de documentos en su ordenador?
Pero el gran salto «cualitativo» se está dando con las nuevas normativas destinadas a promover la e-Administración y, más específicamente, el derecho de los usuarios a acceder a las AAPP por vía telemática. Ya no es un Ayuntamiento más o menos «moderno». Ya no es un concejal joven aficionado que empuja en ese sentido. Ahora se trata de leyes, de normas, que obligan a las AAPP a evolucionar a la Administración Electrónica.
Y el resultado final es que los papeles van desapareciendo, y los ordenadores se van llenando de documentos valiosos que ahora no tienen el respaldo del documento original en papel. ¡Ahora esos documentos electrónicos son los originales! Y, como tantas veces he dicho (compruébalo en mi video), no se pueden gestionar decenas de miles de documentos importantes, en los ordenadores de varios usuarios, dispersos entre miles de carpetas de Windows, de una forma «manual». De la misma forma que ninguna empresa lleva su contabilidad en papel, que todos usamos agendas electrónicas para organizar los correos electrónicos y teléfonos de nuestros «contactos», hace falta un software de gestión documental para almacenar de forma segura, clasificar y gestionar, en sentido amplio, esos miles de documentos.
La pregunta ya no es si necesito o no un programa de gestión documental
La pregunta es ¿cual?
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Este cambio es mecesario, de hecho muchas empresas lo estan utilizando , dentro de pocos años , la mayoria de las empresas, tendran que utilizarlos
A veces comento, medio en broma medio en serio, que hay 2 tipos de empresas: las que están pensando instalar un programa de gestión documental, y ¡las que ya lo han instalado!
Sin embargo, el proceso está siendo largo y, sobre todo, lento.
¡Pero llegará! Estoy de acuerdo contigo.