Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Cómo utilizar un programa de gestión documental para mejorar la gestión de las facturas en una empresa.

He estado en bastantes conversaciones sobre este tema y muchas veces me ha parecido estar en el típico «diálogo de besugos» en el que todos hablan pero nadie escucha. Y el problema suele ser que hay pequeños matices que suponen sin embargo grandes diferencias en lo que se está diciendo, y en lo que los demás están entendiendo.

Creo que es similar a lo que ocurre con la firma electrónica. O el DNI electrónico: Autoridades de certificación, ficheros resumen, algoritmos de cifrados… conceptos que a todos nos suenan, pero pocos dominan.

Y, en el caso de las facturas, los nombres de las diferentes «versiones» son tan parecidos, que los equívocos son inevitables.

Así que, como siempre, empezaré desde el principio, desde cero, y no pienso entrar en detalles técnicos. Solo quiero dejar claros algunos conceptos básicos que debemos tener muy presentes. El que quiera ampliar la información puede consultar la página «oficial» de factura electrónica que, esta vez sí, es realmente buena, precisa y didáctica.

Primer concepto a tener en cuenta: no es lo mismo facturas emitidas que recibidas. ¿Parece obvio?, y lo es, pero no deja de dar lugar a equívocos. Aunque muchos conceptos son los mismos, el tratamiento que una empresa hace de las facturas que ella emite es muy diferente del correspondiente a las facturas que recibe, a las de sus proveedores (lo mismo vale para Administraciones, pero lo obviaré en adelante para ahorrar espacio). Y los requisitos legales lo son aún más.

Empecemos por las facturas emitidas. Son más sencillas de gestionar porque, como las creamos nosotros, tenemos el control sobre su formato, tanto el «formato estético» como en el contenido y en el «formato técnico» en el caso de facturas electrónicas.

Hasta hace poco, la única opción era imprimirlas en papel, por lo que me centraré primero en este formato.

Por supuesto, debemos tener un programa de contabilidad o un ERP (que es un programa que tiene incluida la contabilidad entre sus funciones) que genere las facturas y las imprima, al mismo tiempo que nos permite cumplir con las obligaciones contables y fiscales, sin necesidad de introducir los datos más que una vez. Hasta hace unos años se enviaba la factura «original» al cliente y debíamos guardar una copia en papel igual a la enviada, pero recientemente se permite a la empresa prescindir de la obligación de guardar la copia en papel, siempre y cuando sea capaz de reproducir cualquier factura a petición del inspector de Hacienda que lo requiera. En su momento me sorprendió enormemente que no se celebrara con grandes fiestas esta norma que permite eliminar metros y más metros cúbicos de archivos de las empresas. Pasó desapercibida, siendo, en mi opinión, una de las medidas más sencillas, acertadas y eficaces para reducir el tamaño de los archivos de papel en las empresas.

Me gustaría hacer una pequeña reflexión sobre este primer paso en la eliminación de papel superfluo. Normalmente cualquier programa de contabilidad te va a permitir sacar un duplicado de una factura, aunque sea de hace varios años (recordemos que las normas fiscales te obligan a guardar 4 años, más el corriente). Sin embargo hay situaciones en las que conseguir un duplicado «exacto» puede resultar un tanto complicado. Por ejemplo, cuando cambiamos el programa de contabilidad de la empresa. Si, además, renovamos los ordenadores, sea el servidor o el puesto de trabajo del contable, o está de baja el susodicho contable, y ha cambiado el tipo de IVA… En fin, a lo que voy es que ha veces no es tan sencillo obtener un duplicado de hace 3 ó 4 años con la seguridad de que sea, realmente, un duplicado, y no algo que se le parece mucho. Y el inspector no va a admitir excusas si le damos una «copia» que no es una copia.

La otra opción, y por fin llego a la gestión documental, es escanear la factura justo antes de enviarla por correo al cliente (lo de «justo antes» es por si se firma, o se pone un sello, o «pagada» o lo que sea). Ahora lo que tenemos es una imagen fiel del original, una imagen «fotográfica», que podemos guardar como un fichero JPG o PDF. Si este fichero lo nombramos con el número de la factura, solo el número, ni siquiera el año, y la guardamos en una carpeta que se llame «Facturas emitidas 2010», tenemos una seguridad casi absoluta de que podemos imprimir al inspector una copia «idéntica» de cualquier factura de una forma rápida y segura. Si, además, firmamos el fichero digitalmente, entonces la seguridad es prácticamente absoluta.

La segunda parte de esta historia es que llega un momento en el que el número de facturas, ahora ficheros JPG o PDF, guardados en una carpeta del disco duro se pueden hacer complicados de manejo, además de que están demasiado «expuestos» a ser borrados, cambiados, renombrados… Ahora sí que ha llegado el momento de hablar de sistemas de gestión documental basados en un gestor de base de datos en los que guardemos estos miles de ficheros de una forma mucho más segura. Primero al limitar el acceso a los usuarios adecuados. Segundo al gestionar de una forma centralizada todos estos archivos. Tercero con un registro de las personas que introducen, modifican o borran las facturas. Además de facilitar el acceso, aunque en este caso no es relevante un sistema de búsquedas, a menos que añadamos el nombre del cliente, por ejemplo, al nombre de cada fichero. No creo que esto merezca la pena ya que, para localizar una factura por el cliente ya tienes tu programa de contabilidad.

Demos un paso adelante y empecemos a generar facturas electrónicas. No me resisto a copiar la definición de la página www.facturae.es que comentaba al principio:

Factura electrónica: Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.  En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede  transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

Ahora me ahorro el papel, y el escaneado posterior, pero sigo con el problema de conservar, de una forma segura, miles de archivos. No repetiré los motivos pero está claro que lo más adecuado es guardar estos ficheros en una programa de gestión documental. Una vez más, el número de factura es suficiente para identificar cada una porque el resto de los datos los tengo en mi programa de contabilidad y la clasificación por años y trimestres la tengo ya creada para las facturas en papel digitalizadas, con las que éstas conviven amigablemente.

Dos notas importantes: es necesario el consentimiento expreso del destinatario para enviarles una factura electrónica, por lo que durante un tiempo convivirán las facturas electrónicas y en papel. Y pronto (no diré cuando porque no paran de retrasarlo) será obligatorio que las facturas con las Administraciones sean electrónicas.

Y un paso más: facturas electrónicas en formato Facturae.

Curiosamente no existe un formato único de facturas electrónicas. Pueden usarse JPG, PDF, XML, HTML… Lo importante es que el fichero esté firmado electrónicamente, para lo cual vuelve a ser válido casi cualquier formato de firma.

Pero las facturas electrónicas «fetén», las buenas buenas son las que están en formato FACTURAE que es un fichero XML con una estructura determinada y, esta sí, perfectamente definida. La ventaja de utilizar este formato es que los programas de contabilidad y ERPs pueden tratar estas facturas de forma automatizada ya que pueden leer los valores de los diferentes campos que forman la factura. ¡Por fin podremos evitar teclear los datos! Emisor, CIF, fecha, base sujeta… el programa de contabilidad lo lee, lo importa si quieres, del fichero XML y evita al contable el trabajo de teclear cada dato.

Este debería ser el final de la historia, final feliz. Pero, como siempre, la implantación de este formato va a un ritmo bastante lento y estamos muy lejos de conseguir un uso generalizado de este formato.

En cualquier caso, una vez más tengo que recomendar que estos ficheros, que no dejan de ser un archivo en el ordenador, los guardes en un programa de gestión documental por los motivos ya ampliamente comentados.

En resumen, de una forma u otra, ya no hay que guardar copias de las facturas emitidas en papel, lo que supondrá un alivio para los archivos de la empresa.

De las facturas recibidas hablaré otro día porque este post se ha alargado mucho más de lo razonable.