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Posts Tagged ‘papeles en la oficina’

Destrucción de documentos¿Podemos digitalizar y destruir nuestros archivos documentales en papel?

Cuando hablamos del “fin del papel” (lo he hecho en varias ocasiones en este mismo blog) hay que distinguir claramente el futuro del pasado. Es fácil imaginar un futuro, casi un presente, en el que no generamos NUEVOS documentos en papel. Un correo electrónico, un PDF adjunto, una factura que te envían, una foto que guardas en el iPad, pero no imprimes.

Incluso para documentos con valor “jurídico”, como contratos entre empresas, la utilización de la firma digital nos permite evitar la impresión del documento y su firma manuscrita por cada una de las partes. En teoría, porque en la práctica la mayor parte de las personas que conozco prefieren la copia “física” en papel, firmada con un bolígrafo y, a ser posible, con un sello de cada empresa. Por no hablar de documentos “formales”, como escrituras y mandamientos judiciales, todavía lejos del formato digital.

Pero el camino está marcado y, lentamente, se va recorriendo. Es posible imaginar un mundo digital… en cuanto a los nuevos documentos se refiere.

Otra cosa es el archivo “histórico” en papel. Aquí queda mucho camino por andar.

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

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Nadie duda del éxito de Google. La mayoría de nosotros lo usamos a diario para buscar “algo” en Internet. Un artículo científico, una noticia local, el último modelo de ultrabook de Lenovo… El buscador sirve para todo.

Pero ¿por qué usamos Google y no los otros? ¿Por qué Yahoo ha fracasado?, a pesar de que llegó al mercado antes que Google y era la empresa de moda en los primeros años de Internet.

La palabra que lo define todo es “relevancia“. O “algoritmo”, que todo el mundo usa sin saber muy bien qué significa.

El éxito de Google fue mostrar en los primeros lugares de los resultados de las búsquedas aquello que realmente estábamos buscando.

Cómo lo hacen es un secreto tan bien guardado como la fórmula de la Coca Cola. Las famosas 200 variables (dicen) que contempla el algoritmo para clasificar las páginas Web y ordenarlas de tal forma que los resultados más “relevantes” aparezcan los primeros.

Pero yo no iba a hablar ahora del éxito de Google (es algo muy conocido) sino de su principal problema: la “basura”, los resultados “no relevantes” que aparecen con frecuencia donde no deberían, es decir, en la primera página de resultados. Un problema creciente que sufrimos todos con frecuencia. Un problema que a veces no podemos resolver, a pesar de cambiar las palabras para buscar, usar las comillas, añadir otras opciones… (más…)

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SIMO 2011El SIMO no es lo que era. La gran “Feria” de la informática, cita obligada de los profesionales y amantes de la tecnología, se ha quedado en un encuentro reducido, limitado y prescindible.

Sin embargo, esta reducción de tamaño también tiene algunas ventajas y, sobre todo, el nuevo enfoque estrictamente profesional lo hace mucho más eficaz. Los visitantes no han venido de paseo. Buscan respuestas concretas, productos concretos, posibles socios. Casi todas las consultas merecen la pena. Y no hay niños pidiendo caramelos o bolígrafos.

Este año el SIMO ha coincidido con el último lanzamiento de Apple, el iPhone 4S. Obviamente por casualidad. Apple no cuenta con el SIMO, como tampoco lo hacen los demás fabricantes cuando lanzan nuevos productos. El mercado es muy exigente y casi nadie espera para lanzar sus novedades. Puede que cuando lo hagas tus competidores te hayan adelantado.

Pero, a pesar de todo, tres días hablando con 40 ó 50 visitantes “profesionales”, además de con algunos expositores vecinos, proporcionan algunas noticias interesantes y reflexiones que voy a compartir con vosotros, de forma bastante desordenada.

1.- La gestión documental sigue de moda. Este año nos limitamos a poner información de nuestros dos programas de gestión documental: ArchivaTech y ArchivaClinic para que el visitante ocasional tuviera claro qué es lo que ofrecíamos. El resultado fue una sucesión casi ininterrumpida de personas interesándose por nuestra oferta. Hace tiempo que los programas de gestión documental dejaron de ser aplicaciones caras y complejas, exigentes en cuanto a los requisitos de los equipos de almacenamiento. Aplicaciones limitadas, en definitiva, a grandes empresas o Administraciones. (más…)

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Ahora, aplícate el cuento en tu empresa.

Hace unos días me recomendaron, y leí, un artículo con este sugerente título: “Por qué el software se está comiendo el mundo” (si prefieres el original en inglés, pincha aquí). Teniendo en cuenta que llevo casi 30 años desarrollando software, es normal que me gustase el título, y el contenido. Pero lo más relevante es que este artículo no interesa solamente a las empresas de software, interera a todas. Seguro que a tí también.

No se trata solamente, dice el autor,  Marc Andreessen y yo lo comparto, de que Apple valga más en bolsa que los 30 mayores bancos europeos, que tenga más dinero en metálico que el gobierno de los Estados Unidos (aunque parece que eso no es tan difícil), o que Google sea el auténtico dueño del destino de millones de hoteles, agencias, empresas… que dependen en gran medida de las decisiones del “gigante del software”. No, no es solo eso. Estamos hablando de que las empresas “no tecnológicas” que están triunfando lo consiguen gracias a un uso eficiente del software, a la utilización de las herramientas adecuadas para gestionar sus recursos, tratar con sus clientes, administrar sus servicios y productos.

Compañías aéreas, bancos, periódicos… y también gestorías, notarías, estudios de arquitectura… en todas ellas el software es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Y con frecuencia marca la diferencia entre una gestión eficiente o un desastre insostenible.

Un ordenador un poco más rápido, un escáner con el alimentador más grande, una impresora que le da la vuelta a las hojas en menos tiempo… son pequeñas diferencias que no tienen trascendencia. Pero la página Web de RENFE seguro que le hace perder clientes cada día (es un desastre). Y, por el contrario, la compañía aérea que mejor gestiona sus reservas, todas electrónicas por supuesto, vende más billetes, con un coste menor y fideliza a sus clientes.

No lo digo yo, lo dice el tal Marc Andreessen, que tiene un curriculum de inversor realmente impresionante.

¿Y todo ésto que tiene que ver con la gestión documental?

Pues TODO. No sé cuántas veces lo he dicho ya: un programa de gestión documental es, ante todo, una herramienta de productividad. Es una forma de reducir tiempo (costes) y espacio. Es un elemento clave para que la empresa funcione mejor, de mejor imagen, reduzca tiempos de gestión interna… para que pase al siglo XXI, a la “Sociedad de la Información” y deje de pertenecer a “los acaparadores de papel”.

¿No ha llegado ya el momento de que desaparezcan las montañas de papeles de las mesas y las estanterías? ¿Y los archivos polvorientos con decenas de miles de documentos que nadie va a consultar nunca? ¿Qué sentido tiene seguir funcionando como en la prehistoria cuando el mundo corre desbocado, con los iPhones y Blackberrys en la mano de cada adolescente que va al colegio?

Es difícil, pero hay que hacerlo: ¡líbrate ya del papel y entra en el futuro! (más bien el presente)

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Archivadores con las facturasAprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.

Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.

Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.

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