Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Tal y como prometí, un breve resumen del contenido de mi presentación de la gestión documental en el salón de actos de la Confederación Granadina de Empresarios y las preguntas más interesantes de los asistentes.

Siguiendo mi guión habitual, primero hablé unos minutos de «teoría», en este caso utilizando el guión de «las 5 patas de un proyecto integral de gestión documental» que he utilizado en ocasiones anteriores. Puedes ver un video y una explicación del contenido en una entrada de este mismo blog de hace unas semanas. Una parte importante es saber los motivos de cada empresa para instalar este software (de esto hablé en la entrada anterior) y siempre pongo el ejemplo del archivo de los abogados o juzgados al que da miedo entrar por si se te cae encima, sin saber que la prensa local destacaba un accidente laboral en un juzgado granadino esa misma mañana (no es broma, llevaron al trabajador al hospital).

A continuación pasé a la parte «práctica», empezando por un ejemplo de escáner de sobremesa. Como es habitual también, utilicé un ScanSnap S1500 que tiene una relación prestaciones-precio sorprendentes. Y, también como es habitual, los asistentes que no conocían este tipo de escáneres se sorprendieron agradablemente. En la mayoría de las empresas que no han «entrado» aún en el proceso de digitalización de su documentación tienen una impresora multifunción que «también escanea». Cuando ven un escáner tan pequeño trabajando a 20 páginas por minuto y a doble cara se quedan muy sorprendidos. Y más aún del precio (poco más de 500€). Ya he comentado en varias ocasiones que mi instalación «ideal» en una empresa consiste en varios de estos escáneres junto a los usuarios más activos, frente al modelo habitual de una «supermultifunción» de varios miles de euros y un metro cúbico de tamaño colocada en alguna sala más o menos remota de la oficina. Es lo que llamo «informática distribuida» frente a «centralizada».

Una vez que los asistentes quedaron impresionados con el escáner (parece que vendo hardware y no software), les hice una demostración muy breve de nuestro programa de gestión documental, ArchivaTech, para ver de forma muy práctica las cualidades que deben buscar al evaluar este tipo de software, y que si eres lector habitual de este blog te sabrás de memoria: seguridad en el acceso, seguridad de los documentos almacenados, sistema de búsquedas potente, facilidad de uso y agilidad en la introducción de la información. La demo fue muy similar, incluso en extensión, al video de ArchivaTech de mi canal de You Tube (que supongo habrás visto después de tanto tiempo hablando de él).

Me gusta destacar en estas presentaciones de carácter general que lo importante es que los asistentes aprendan los conceptos básicos de la gestión documental y las cualidades que deben esperar de los programas porque de esta forma podrán juzgar cualquier programa que se estén planteando instalar (no solo el nuestro). De igual forma que al comprar un coche todos sabemos que debemos preguntar por la potencia, el consumo y la capacidad del maletero, hay que saber preguntar al «vendedor» de software de gestión documental por las características que son básicas para mi empresa, que no necesariamente son las que nos va a enseñar el comercial.

Por último, sin agotar los 40 minutos previstos porque no me gusta alargarme demasiado, pasamos a las preguntas del público, que no fueron muchas (nunca sé si eso es bueno o malo), aunque quizás las más interesantes me las hicieron en el desayuno posterior.

La primera fue muy llamativa: ¿cuánto vale? Evidentemente no hay una respuesta porque depende, mucho, de cada instalación. Lo importante es saber que los programas «clásicos» de las multinacionales se mueven en las decenas de miles de euros, mientras que los destinados a las PYMES han bajado mucho, al menos en España, en los dos últimos años. Estamos hablando ya de unos pocos miles de euros para 10 a 30 usuarios, lo cual es una bajada muy significativa en muy poco tiempo (hablando siempre de programas que utilizan bases de datos, no los juguetes que te regalan con el escáner).

Pero quizás lo más interesante es que ya son bastantes las empresas que ofrecemos programas en modalidad de «pago por uso» o «SaaS» (Software as a Service, en cuanto al pago), que no es más que una forma más fina o moderna de decir que se pueden alquilar por una cuota mensual, sin necesidad de comprar una licencia. No sé si fruto de la crisis o de esta tendencia al SaaS, alentada por el Cloud computing tan de moda, la realidad es que se pueden instalar programas con esta modalidad lo que facilita mucho la toma de la decisión al evitar un desembolso inicial importante.

La siguiente pregunta fue quizás más interesante, y no es la primera vez que me plantean esta cuestión. ¿Sirve un programa como ArchivaTech (insisto en que aquí se puede poner otro nombre, no es una pregunta solo para nuestro software) para mi necesidad concreta que son fotografías y videos de un programa de radio? O, en su versión general, ¿me sirve a mí, con mi estructura de archivos, este programa? Los programas de gestión documental (la mayoría) son «genéricos» en el sentido de que no están dirigidos a un sector concreto y no tienen una estructura concreta que responde a las necesidades de una empresa concreta. De hecho, la primera tarea a realizar al instalar un programa es crear la estructura en la que se va a almacenar la información, los documentos. Yo me adelanto aún más y recomiendo a nuevos clientes que tengan preparada esta estructura en una hoja de cálculo para que no la creen de una forma improvisada (y desordenada) conforme empiezan a dar de alta a los documentos. Hay que tenerla pensada de antemano y crearla, vacía, nada más instalar el programa. Es un pequeño trabajo inicial que, a cambio, permite al programa adaptarse a las necesidades de cada empresa, y no al revés.

Por último me gustaría destacar un comentario de varias empresas asistentes: realmente necesitaban un programa de gestión empresarial, no de gestión documental. Es un tema importante, distinguir la gestión de datos «alfanuméricos» (nombres, direcciones, fechas, cantidades…) de la gestión de documentos (ficheros Word, PDFs, contratos, nóminas…). Se puede utilizan un programa de gestión documental para llevar una pequeña gestión (yo mismo utilizo ArchivaTech como CRM muy básico), pero lo ideal es tener un programa de gestión específica para la empresa, que hay muchos y muy variados. Es un tema interesante así que lo desarrollaré más adelante en una entrada monográfica, ya que es un error bastante extendido.