Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, una gestoría sevillana, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente: sus primeras dudas, las primeras preguntas que me hizo no tenían nada que ver con el programa, con el uso, con la forma de instalarlo. Ni siquiera eran preguntas relacionadas con la «informática» en general.
Su preocupación principal era: «¿Cómo vamos a organizar los documentos?»
Yo, que soy ingeniero y le estaba hablando de software, podría haber contestado: «Y a mí qué me cuentas. Yo te instalo el programa y tú haces lo que quieras.» También podría haberle dicho que para eso están los biblioteconomistas (archiveros si me lees desde latinoamérica). Que, en definitiva, contratase a un consultor experto en organización de documentos, de información, y que a mí me tenía que preguntar sobre servidores, Oracle, memoria RAM o teclas de acceso. O, mejor aún, sobre cómo usar el programa, que es a fin de cuentas lo que nos compra y de lo que nosotros sabemos. El resto de sus dudas no tenemos por qué resolverselas.
Pero después de 25 años desarrollando y vendiendo software ya estoy más que acostumbrado a que me pregunten cuestiones que poco o nada tienen que ver con «lo mío«, así que le respondí lo mejor que pude y los dos juntos nos pusimos, bolígrafo en mano, a diseñar la estructura de carpetas que crearemos en ArchivaTech y servirá para clasificar sus decenas de miles de documentos.
Un día podríamos hablar de los «informáticos consultores» y las extrañas habilidades que deben tener los programadores y vendedores de software, pero hoy me quiero centrar en el problema, mucho más adecuado para este blog, de la clasificación de la información. Un problema que a las personas ordenadas, yo desde luego, nos plantea algunas dudas conceptuales, casi filosóficas.
Centremos el problema, empezando por este caso concreto. Su duda es la siguiente: tengo 4 departamentos, civil, laboral, fiscal y contable, cada uno de los cuales maneja sus propios documentos de cada cliente. La primera opción es crear 4 carpetas o apartados principales y dentro de cada una crear una carpeta para cada cliente. Sin duda es una opción válida. Pero la segunda opción tampoco es mala: en el primer nivel creo una carpeta para cada cliente y, dentro de cada una, las 4 subcarpetas correspondientes a cada departamento.Esta situación se presenta frecuentemente y en pocas palabras se resume con la pregunta: ¿cual es el «criterio principal» de orden y cual es el «secundario»?
La respuesta no es siempre fácil y buena prueba de ello es que habitualmente dedicamos más tiempo a resolverla al instalar un nuevo programa que a explicar a los usuarios cómo funciona nuestro software (algo ayuda que el programa sea fácil de usar, pero eso no reduce la dificultad de establecer criterios de orden, que es de lo que hablo hoy).
Voy a hacer un pequeño ejercicio de abstracción, de análisis. Reduzcamos el problema a un caso muy sencillo. Tengo 9 fichas de color azul: 3 cuadrados, 3 círculos y 3 triángulos. Otras 9 de color rojo, y las mismas formas. Y otras 9 verdes, también de los tres grupos comentados. ¿Cual sería el criterio principal de clasificación, colores o formas? Si elegimos los colores, crearé tres carpetas, una con el nombre «Azules», otra «Rojas» y otra «Verdes» y dentro de cada una de ellas crearé otras tres carpetas, «Cuadradas», «Circulares» y «Triangulares». La otra opción será elegir las formas y solo tendré tres carpetas de formas y, dentro de ellas, 9 con los colores.
Hace un par de días pregunté a mis hijos, por curiosidad, cómo las clasificarían ellos. Empezaron viendo las ventajas de clasificar por formas, para pasar a colores, y luego a formas de nuevo. Buscaban una solución que, obviamente, no existe. No hay una elección mejor que otra, en este caso, ya que las dos opciones son perfectamente «simétricas». Necesitaría información adicional, o que hubiese muchas más formas que colores, o algún otro dato que deshiciera el «empate» de este ejemplo.
En un caso «real», una gestoría con 20 usuarios, 4 departamentos y miles de expedientes formados por docenas de documentos, la decisión no es precisamente un juego de niños. A fin de cuentas hablamos de «productividad», de ahorro. De tiempo. De tiempo empleado en introducir la información, y en localizarla posteriormente. Tiempo que es dinero. Ahorro que es, a fin de cuentas, lo que buscamos al instalar un programa de gestión documental. Está claro por qué es la primera pregunta que nos hacen los nuevos clientes una vez han decidido poner nuestro software.
En cuanto a mi respuesta a este caso, no al juego de las fichas, utilizo con frecuencia dos viejos trucos muy poco «tecnológicos» pero que me suelen dar muy buen resultado. En primer lugar les pregunto: ¿Cómo lo hacéis ahora mismo, antes de instalar el nuevo programa? Lo normal es que esta duda ya la tengan resuelta, sea porque tienen archivados los expedientes en estanterías y archivadores que ya tienen una estructura de orden definida, o porque ya escanean los documentos y los tienen guardados en carpetas en el servidor. Sin embargo, es muy frecuente que aprovechen la instalación del nuevo programa para mejorar un sistema del que conocen ciertos fallos, por lo que no siempre resuelvo el problema con esta primera pregunta.
El segundo «truco» (que utilizo para el análisis funcional de nuevas aplicaciones, no solo para este caso) parece obvio, pero no es tan sencillo de aplicar en la práctica. Lo que les digo es: «vamos a simular las tareas de un día corriente, lo que vas a hacer con el programa cada día«. Por ejemplo, un asesor contable busca las cuentas anuales de una empresa (cliente): ¿Cómo las encontrará más rápidamente? Y luego busca el DNI de los apoderados. Y luego el asesor fiscal de esa misma empresa busca algún documento. Esto, exactamente, hice el martes pasado en Sevilla. Y la respuesta surgió de forma natural: el criterio principal de clasificación será el nombre del cliente, que tendrá una carpeta en el primer nivel. Y dentro de CADA cliente se crean las 4 carpetas de los 4 departamentos, más una de documentación genérica. De esta forma será muy fácil, para todos, localizar TODA la información relativa a un cliente. Y estará TODA la información y documentos agrupada.
Sé que puede parecer trivial pero llevaban más de un año clasificando los documentos justamente de la otra forma. Y la conclusión la sacó el responsable de la gestoría. Yo solo le planteé estas dos sencillas preguntas.
Igual que ahora te planteo a tí: ¿conoces algún otro «truco» para ayudar a la gente a organizar sus papeles?
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
Efectivamente, si te dedicas al software y su venta, no deberías haber contestado la pertinente pregunta de tu cliente. En lugar de ello, y puesto que no forma parte de «lo tuyo», deberías haberle aconsejado que llamase a un archivero para que le explicase cómo organizar sus documentos sin preguntas filosóficas ni trucos, puesto que es el centro de «lo suyo».
Eso sería en un mundo ideal. Pero no tengo tantos clientes (o posibles clientes) como para ser tan estricto. Además, después de varios años hablando con tanta gente, algo se aprende. Y, quizás lo más importante, le podemos comentar cómo lo han hecho otros clientes en su situación. En este caso la referencia de otra gestoría que lleva usando el programa desde hace un año fue una buena guía para solucionar sus dudas.
Un saludo.
Como viene a comentar Carlos la clasificación no es cosa de trucos, sino de metodología. Lo propio de los pofesionales de la gestión de documentos y archivos (archiveros…).
La clasificación no es cómo voy a ordenar las carpetas, sino como mínimo radiografiar la actividad de la organización desde un punto de vista funcional, identificar los documentos esenciales para la continuidad del negocio, establecer los plazos de conservación y eliminación acorde con la legislación y cruzarla con la legislación de protección de datos personales para ejecutar las eliminaciones en el moco pertinente. El tema da para bastante.
Seguramente, tambien desde otras profesiones podríamos desarrollar algunos programas informáticos, pero no creo que sea nuestro ámbito ni sea lo correcto para nuestros clientes.
Lo más saludable es establecer colaboraciones estables entre profesioanles, y más ahora con los documentos electrónicos.
Saludos cordiales,
Estoy de acuerdo contigo Lluis, yo he sido el primero en comentar que dar consejos sobre clasificación «no es lo mío», pero tampoco hay que exagerar.
Igual que no necesitas llamar a un arquitecto o ingeniero de caminos para reformar el cuarto de baño, y sí para construir un rascacielos, las dudas de una gestoría de 7 ú 8 usuarios no necesitan una consultoría de 2 semanas de un experto. Las PYMES, estoy pensando en la mayoría de mis clientes, no pueden permitirse ciertos lujos, imprescindibles en otras empresas.
Pero, insisto, estoy de acuerdo contigo. A nosotros, MTC Soft, no nos gusta hacer lo que no es nuestra especialidad, aunque nos vemos obligados a hacerlo en algunos casos. Pero colaboramos con otras empresas, concretamente varias que se dedican a digitalización y tienen en su plantilla expertos en organización de archivos. Es nuestra relación «ideal». Cada uno aporta lo que mejor sabe hacer. Y así lo hacemos con empresas de copias de seguridad remota, o vendedores de hardware, o empresas de firma electrónica. Es lo ideal, en general, pero tampoco imprescindible en instalaciones sencillas, como es el caso.
Espero que mañana, si alguien te pregunta por software de gestión documental, hables de nosotros. Yo lo hago, de mis colaboradores, cuando los clientes me preguntan.
Gracias por tu comentario.
En general, creo que el problema es que nuestra profesión no ha abordado seriamente las PYMES. Nuestra metodología permite el desarrollo de patrones funcionales de clasificación adaptables a cada caso concreto, pero manteniendo las ventajas de un sistema homogéneo de organización a organización, pero ciertamente los archiveros estamos más pendientes de organizaciones mayores, y sobretodo del sector público, la cual cosa deberíamos corregir para poder facilitar la «reforma del cuarto de baño», como bien dices.
Saludos.
El «olvido» de las PYMES parece que es una constante en nuestro país, a pesar de ser un país de PYMES.
Pero el problema no es solo que vosotros adaptéis vuestra metodología. También es que tienen poco dinero.
Aún así, estoy de acuerdo contigo en que deberían llamaros y pagar una «sesión» de consultoría que seguro que recuperan en poco tiempo con la mejora en la productividad.
Volviendo al tema: estamos de acuerdo: «Zapatero a tus zapatos». Un refrán que sigue vigente pero que no siempre se puede aplicar. Hay que «educar» a las PYMES para que contraten a los profesionales, pero esa es una tarea larga y lenta.
Me ha gustado tu artítulo desde mi punto de vista de especialista en gestores documentales y de contenidos, que no en documentación y archivo. Efectivamente, igual que Carlos y Lluís pienso que a la hora de estructurar el «archivo» de una empresa, la consultoría de los profesionales es la mejor manera de afrontar el proyecto, pero también es bien cierto que muchas PYMEs no pueden permitírselo igual que no pueden permitirse otros programas para la gestión de la documentación.
Como te digo, de todas formas, me ha gustado para partir de un punto de vista sencillo y (con tu permiso) te he citado en mi último artículo en mi blog, donde lo extiendo un poco hablando de otras formas de categorización y clasificación.
http://fegor.blogspot.com/2010/09/clasificaciones.html
Saludos.
Gracias por tu comentario, y por la cita. La verdad es que estoy sorprendido del «éxito» de este post en el que me meto «donde no me llaman» y en materias de las que no soy experto, solo aficionado. Aunque los ingenieros tenemos fama de tener la cabeza cuadriculada, la clasificación de archivos no es una asignatura de la carrera.
Creo que estamos todos de acuerdo en que lo ideal es un equipos «multidisciplinar» para acometer una instalación con éxito. Pero también estamos de acuerdo en que es un gasto que las PYMES no pueden afrontar. O pueden, pero no cuentan con él y es difícil «vendérselo», por más que ganen más con el tiempo.
Pero hay un comentario que hago extensivo a los expertos en archivística que me leen, más de los que pensaba, y que ya he realizado en otras ocasiones pero dirigiéndome a los ingenieros informáticos que suelen comentar mis post más técnicos: recordemos el nombre del blog. Me dirijo a «gente normal», a gestores, abogados, gerentes… ni a expertos en informática ni a expertos en gestión de la información.
En este país hay una tendencia a escribir para demostrar lo mucho que se sabe. Yo escribo aquí para que la gente «corriente» me entienda. Por eso hablo de «trucos» de experiencias concretas, en lenguaje sencillo. Este «estilo» parece que se entiende mal por algunos expertos, pero es el que he decidido para llegar a mis lectores «objetivo» que son, no lo oculto, mis posibles clientes.
En resumen, gracias por tu comentario y por la referencia. Me resulta reconfortante saber que hay quien lee los artículos hasta el final.
NOTA: ¿Nos vemos en el SIMO? Estaremos en el Stand H19
Hola Fernando, hola a todos. En general los archiveros estamos preparados para hablar con los ingenieros y con los informáticos de diseño de software y de lo que haga falta, porque al menos en mi caso, ya me he preocupado de dominar términos como interoperabilidad y metadatos necesarios, para pedirles a los ingenieros lo que necesito en su propio idioma. Como crítica a mi propio oficio dejadme que os diga que todos los archiveros estamos disponibles cuando se nos solicita, pero no nos ponemos en la puerta para decir, eh, que estamos aquí y estas son nuestras destrezas. Como probablemente hicieron un día los ingenieros.
Trabajemos juntos. El éxito está asegurado.
Hola Susana, gracias por tu comentario, con el que estoy plenamente de acuerdo.
El problema surge cuando el cliente no quiere hacer gastos que considera innecesarios. Hay una labor importante de «educación» para que se dé cuenta de que ese servicio «extra» le será muy valioso a lo largo del tiempo. Pero, igual que un ordenador «físico» es imprescindible, la asesoría-consultoría en la gestión de la documentación no es tan evidente.
Por nuestra parte, siempre nos gusta colaborar con otras empresas, de todo tipo, y centrarnos en nuestra especialidad.
Es posible que la asesoría-consultoría en la gestión de la información (cambia documentación por información, es más exacto) no sea tan valorada EN ESPAÑA. En UK, o en Alemania, en cualquier empresa mediana tienen semestralmente visitas del asesor-consultar diciéndoles como mejorar procedimientos, ahorrando tiempo y materiales básicos, así como gestión del software e implementación, si es necesario, de nuevas herramientas.
Yo trabajo en administración pública, y aquí, cada vez más, nos llaman y nos dicen, hala, audítame que esto es un asco y ya he visto lo que le has hecho al vecino.
Sí que nos falta un poco de educación, pero ya verás cómo éso se arreglará.
Totalmente de acuerdo contigo.
Evidentemente tenemos muchas cosas que aprender de UK y Alemania.
Hola Fernando, hola a todos.
Soy documentalista y, aunque estoy de acuerdo con que es «nuestro» campo de especialización el que teóricamente está más indicado para resolver el problema inicial de la organización de los documentos para pasarlos después (o no) a un programa de gestión documental, la verdad es que me han sorprendido los comentarios de algunos compañeros… me parece muy normal, además de muy razonable y muy común que en el momento de implementar el programa os hagan estas preguntas y que intentéis responderlas basándoos en la experiencia en otras implementaciones previas en empresas similares (casos de éxito).
Yo, sinceramente, incluso con mis casi veinte años de profesión, tengo serias dudas a la hora de presentar el proyecto que me han pedido para organizar la documentación de mi empresa. Seguramente vuestros casos de éxito me servirían también a mí… quizá los analizaría con una visión menos «ingenieril», a lo que seguramente contibuiría mi formación, pero, como decía alguien en un post anterior, lo mejor es que seamos profesionales «conectados», no se trata de que cada uno se quede en su «parcelita profesional», el resultado de una colaboración interprofesional seguro, seguro, que es mejor que si trabajamos aisladamente.
Por cierto, gracias por el blog. Me encanta el nombre y también el contenido. Gracias por tomarte el tiempo de hacerlo.
Ups, y perdonad que me enrolle tanto (lo véis, soy de Letras!!).
Sandra.
Hola Sandra. Gracias por tu comentario. Sienta bien, sobre todo en este post tan criticado.
No hay que decir que estoy de acuerdo contigo. El intrusismo profesional es una mala práctica, pero criticar un par de comentarios «informales» a un cliente parece un poco excesivo.
Además, creo que todos estamos de acuerdo en que «el diablo sabe más por viejo que por diablo» y tantas horas con los clientes tienen que servir para algo.
Además estoy de acuerdo con tu segundo párrafo en que lo mejor es colaborar y que cada parte contribuya en su «especialidad», aunque en instalaciones pequeñas no suele haber presupuesto para un «equipo» multidisciplinar, que sería lo ideal.
ya que te gusta el blog, espero que también le eches un ojo a los videos (solo tienes que buscar «gestión documental» en You Tube.
Un saludo.
Creo, y no es por dirimir polemicas, que los archiveros debemos ver también el punto de vista de los informáticos, y en particular de quienes al final deberán aprobar la aplicación de nuestras metodologías: los gerentes y los administradores.
En mi caso como docente encuentro muy valioso el gráfico que hace Fernando, pues me resulta muy útil para la formación de mis estudiantes de archivística, calor con la autorización de Fernando. Por el otro como Archivista es cierto que la clasificación de documentos de archivo es un asunto complejo que demanda conocimientos específicos que tenemos quienes hemos adquirido una formación universitaria en los programas universitarios de pregrado o postgrado de Archivística.
Mi conclusión, y lo digo por experiencia, es que los archivistas y los ingenieros de sistemas tenemos que «hablarnos» y además «escucharnos»; muchos errores se cometen en las empresas porque unos y otros creemos que tenemos la solución, cuando en realidad ésta viene de la mano de las dos disciplinas, y del trabajo cooperativo, colaborativo y profesional de archivistas e informáticos.
Gracias por tu comentario Carlos. No puedo estar más de acuerdo con él. Personalmente, cuando me encuentro un biblioteconomista entre el personal de un nuevo cliente me resulta mucho más sencilla la instalación. Desafortunadamente no es muy corriente, al menos en las PYMES.
Estoy encantado de que utilices los gráficos que preparé para esta entrada. Si quieres los originales no tienes más que decirlo.