Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

El próximo jueves 24, a las 9:30, hablaré de gestión documental en el salón de actos de la Confederación de Empresarios de Granada. Será una presentación muy breve de los conceptos básicos de un proyecto de gestión documental (las «5 patas» que ya conoces de otras entradas) y una demostración de un programa de gestión, lógicamente ArchivaTech. Será muy breve, unos 40 minutos, más lo que se alargue con las preguntas de los asistentes. (Si vas a ir, no olvides confirmarlo a elardon@cea.es).

Como supongo que la mayoría de los lectores de este blog no sois de Granada, voy a resumir las ideas más interesantes que quiero transmitir a los asistentes a la charla. ¡Si vives en Granada no tienes excusa para no acudir, y llevar a todos tus amigos y conocidos que vivan sepultados en papeles, que seguramente son muchos! (muchos amigos, no papeles).

Mi objetivo principal en esta pequeña exposición será que las empresas evalúen la conveniencia de instalar un programa de gestión documental. Estamos en una época complicada en la que nadie gasta ni un euro sin necesidad y la pregunta que todos nos hacemos es ¿por qué me interesa hacer este gasto? ¿qué ventajas, qué ahorro va a suponer para mi empresa? Ya no se puede hablar de «mejorar la gestión», «ser más competitivos», «ahorrar tiempo» de una forma genérica. Hay que concretar, porque los departamentos financieros de las empresas no están dispuestos a aprobar ningún gasto que no sea realmente necesario, o suponga un ahorro (la palabra clave en estos tiempos).

(Nota: para ahorrar tiempo solo hablo de «empresas», pero cuando digo «empresa», hay que entender también despacho de abogados, gestoría, clínica, hospital… o AAPP, aunque los Ayuntamientos y Diputaciones no parece que vayan a gastar un duro en estos tiempos, y menos aún pagarlo.)

Así que, la pregunta a responder el jueves (y aquí) es ¿Por qué montar un programa de gestión documental en mi empresa?

Quizás la forma más sencilla y «honesta» de contestar sea decir porqúe lo han montado algunos de nuestros clientes más recientes. Y como me gustan las cosas sencillas, eso voy a hacer.

1.- «Necesito espacio». Es un clásico de este blog, lo que no lo hace menos significativo. Es, sin duda, el argumento más obvio, porque solo hay que echar un vistazo al archivo de una empresa, o al despacho de un amigo abogado, para darse cuenta que hay que hacer «algo» con esas montañas de papeles que ocupan un espacio muy valioso (literalmente). La solución técnica para librarse de todo este espacio es muy sencilla, comprarse un escáner, pero la puesta en práctica no lo es tanto: ¿quién va a escanear esos miles de folios? De hecho, en nuestros clientes «de volumen», el proceso de digitalización e «indexación» de esas montañas de papeles lo han contratado a una empresa externa que por la «módica» cantidad de 15 ó 20 céntimos por folio (depende del contenido) convierten todos los documentos en PDFs perfectamente clasificados. ¡Sale bastante caro ahorrar espacio! Claro que, además de librarnos del papel, guardarlos en un programa de gestión documental me va a permitir acceder a los documentos de una forma rápida (convirtiendo en segundos lo que antes eran 2 ó 3 días) y los va a poner a disposición de cientos o miles de usuarios (como en el caso de los 2000 médicos y enfermeras de un hospital). Para una empresa pequeña es difícil justificar este gasto por lo que la otra alternativa es más viable: hacerlo con el personal propio, de una forma sistemática en los «ratos libres». O contratar a un par de personas para que lo hagan, que siempre será más barato que contratar a una empresa.

2.- «No encuentro los documentos archivados». Este es un argumento importante, pero tiene una pega. Mientras que digitalizar, clasificar y guardar los documentos (sean en papel o electrónicos) requiere un trabajo y un esfuerzo «cierto», la ventaja de encontrarlos rápidamente es algo bastante intangible, sobre todo en las primeras semanas, o incluso meses, de uso. Hace falta que los usuarios estén muy convencidos para que acepten la «disciplina» de guardar todo en el programa, al menos de una forma ordenada. No digo que no se pueda hacer, estoy seguro de que sí se puede, pero hay que echar un buen «sermón» a todo el mundo si quieres que la implantación sea un éxito. Y comprobar que lo utilizan en las primeras semanas. Si no, se relajarán y no se habrá conseguido nada más que perder el tiempo unos días.

3.- «Distribuir la información». Como ya es el tercer argumento, va perdiendo peso. Esto es muy importante para empresas de cierto tamaño, sobre todo si hay usuarios en varias plantas de un edificio grande. El caso perfecto es algún hospital que ya he comentado. En las empresas muy pequeñas es un argumento secundario. En cualquier caso, no deja de ser importante que todo el mundo pueda acceder a toda la información (a la que «debe» acceder solamente, claro). Ahorra muchos paseos, pérdidas y búsquedas, sobre todo cuando el que «debía» tener determinado documento no ha venido hoy a la oficina y nadie sabe dónde está el maldito papel que necesito justamente ahora.

4.- «Seguridad». Lo he dejado para el final, no por que sea menos importante, sino porque lo es en menos «situaciones». Hay empresas en las que es fundamental asegurar la seguridad de sus documentos, ya sea porque no pueden permitir que se pierdan documentos, o que no accedan personas no autorizadas. Para estas empresas puede ser el argumento número uno (y tengo varias entradas sobre el tema). Pero en muchas PYMES, la LOPD suena lejana y los documentos habituales no tienen mayor transcendencia, por lo que este argumento no va con ellas.

En realidad la decisión final de montar o no un programa de gestión documental suele ser una combinación de factores, no uno solo. Es la famosa lista de «pros» y «contras» que ya he comentado en otras ocasiones y que solo se puede rellenar «bien», «racionalmente», ponderando la importancia de cada argumento en «mi» caso concreto.

De lo que sí estoy seguro es que el precio del software es lo de menos (nota para los defensores del software gratuito). Lo realmente importante es el coste, en tiempo y dinero, de introducir los documentos en el sistema, la disciplina necesaria para que los usuarios cambien sus hábitos de trabajo. Eso sí que es importante, y por eso siempre digo que nuestra obsesión al hacer software (no solo éste) es conseguir un sistema ágil y sencillo de usar.

Espero verte el jueves en Granada, o al menos a algún amigo, conocido, colega… que quiera discutir estos temas «en persona».