Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Después de tantas entradas «teóricas», creo que es el turno de una más práctica, casi totalmente práctica. Y de un tema tan poco «técnico» como éste, que no es más que la necesidad de ordenar los archivos. Puede parecer una tontería, yo mismo he dudado si merece la pena hablar de ésto hasta hace unos minutos, pero hay dos motivos por los que me he decidido ha tratar este asunto: en primer lugar porque es una petición que me hacen con relativa frecuencia los nuevos clientes de nuestro software: ayudarles a crear el «árbol de carpetas inicial». En segundo lugar, porque he revisado el servidor de ficheros de la oficina (como parte del procedimiento de control de las copias de seguridad que exige la norma ISO 27001) y me he encontrado un auténtico desastre (para mi vergüenza, lo reconozco).

Así que ahí van unos cuantos consejos básicos y evidentes que, sin embargo, ni muchos menos aplican todos los usuarios cuando archivan sus documentos, importantes o no. Si eres ordenado, sistemático y no tienes problemas para encontrar un documento entre miles, no necesitas leer este artículo. Si en tu empresa tus compañeros archivan los documentos y demás ficheros en el servidor de cualquier manera y el disco duro tiene cien gigas de archivos en los que nunca encuentras lo que buscas, quizás te interese anotar estos consejos basicos y redactar con ellos un «Protocolo de archivado de documentos» que guíe, y obligue, a todos.

Utilizaré como sistema de clasificación la estructura en árbol del explorador de Windows (o Mac, o Linux) por su sencillez y porque todos estamos familiarizados con ella. Algunos programas utilizan otros sistemas, los servidores pueden tener varios discos duros… pero al final una estructura jerárquica en diferentes niveles se puede representar como un árbol, aunque no todo sean carpetas. 

1.- Diseña la estructura básica antes de crearla. Utiliza Excel, o un papel y un bolígrafo. Pero es importante hacerlo antes y repasarla varias veces con los que la van a utilizar. Trabajar sobre la marcha siempre es una mala idea y da lugar a parches que desvirtúan la estructura original.

2.- No dejes que todo el mundo cree las carpetas. Es una regla básica para evitar un caos total. Solo unas pocas personas deben crear el árbol de carpetas, al menos en sus niveles básicos.

3.- Crea pocas carpetas en cada rama, especialmente en la carpeta raíz. Si el número de subcarpetas de una rama es muy grande, revísalos y plantéate dividirla en dos o tres grupos. Es difícil localizar un nombre en una lista de 20 ó 30. Acabas leyéndolos todos y perdiendo mucho tiempo.

4.- Utiliza nombre largos y descriptivos. Algunas personas parece que todavía están marcados por los famosos 8+3 caracteres del MS DOS. No hay que pasarse, pero es mucho mejor llamar a una carpeta «Drivers de los equipos de la oficina» que «Drivers», o «Escrituras y documentos oficiales» que «Doc_importan».

5.- Evita nombres genéricos. «Documentos», «Programas», «Seguridad»… No dicen nada al que no los ha creado. Y a éste tampoco si han pasado unos meses desde que lo hizo.

6.- Coherencia, simetría, criterio. Es increíble lo que hace el desorden continuado durante 1 año. Debo reconocer con sonrojo que en nuestro servidor había ¡10 copias completas! de la documentación de la ISO 27001. En carpetas diferentes, a diferentes niveles, con nombres distintos. Tener más copias no aporta más seguridad si están dispersas por ahí. Qué fácil es hacerlo bien, si tienes la cabeza bien ordenada. Por ejemplo:

   ISO 27001

      Versiones antiguas

         Versión 2 – 2008 – Diciembre

         Versión 3 – 2009 – Mayo

         Versión 4 – 2009 – Diciembre

¿Parece fácil? Para algunos está claro que no.

7.- Aprovecha los diferentes niveles para reducir la longitud de los nombres. Por ejemplo: «Programas propios» – «ArchivaTech» – «Manuales técnicos» – «Instalación.doc», «Configuración.doc»,»FAQ.doc»… Cuando consulto los documentos situados al final, estoy viendo toda la ruta. No hay que repetir todas las ramas.

Hay más consejos absolutamente evidentes que, sin embargo, muchos usuarios de ordenadores (es decir, todas las personas que trabajan en una oficina) no siguen. Por las prisas, por la falta de directrices, por que las he olvidado… Hay muchos motivos para ser desordenado y crear una montaña de papeles, en vez de un archivo ordenado. Por eso, quizás el consejo más importante es el primero: cualquiera (bueno, todos, todos, no, alguno no vale para ordenar) que se siente con un papel en blanco y le dedique un par de horas es capaz de diseñar un buen sistema de archivo pero todos acabaremos en el caos si vamos improvisando.