Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Los elementos necesarios

• Servidor, en el que se instala la base de datos en la que se almacenan todos los documentos y sus datos asociados.
• Puestos o clientes, que acceden al servidor y muestran la información de una forma clara.
• Escáner, en uno o más puestos de trabajo, para “alimentar” al sistema con los documento.s en papel.

Sistema de copias de seguridad, en el servidor o en cualquier punto de la red local.

En programas más avanzados se incorpora un servidor Web para permitir el acceso a los datos a través de Internet.

Caracterísiticas fundamentales

Las principales cualidades que debe tener un programa de gestión documental son:

• Introducción ágil de la documentación
• Seguridad: Control de acceso a los documentos
• Seguridad: Trazabilidad: registro de las operaciones que realizan los usuarios
• Seguridad: Robustez de la base de datos (y basada en un estándar)
• Sistema de búsquedas: potente (con opciones) y rápido
• Conexión con otros programas: internos o externos (no imprescindible)

Principales aplicaciones

Además de la evidente, la gestión de miles de documentos, hay otras aplicaciones en las que un sistema de gestión documental puede ser fundamental:

• Gestión de expedientes con archivos heterogéneos
• Control de entrada y salida de documentos (ayuntamientos, organismos oficiales…)
• Facturación electrónica: archivo de facturas emitidas y recibidas
• Cumplimiento de la LOPD: control de acceso a documentos “sensibles”
• Certificación ISO 27001: control de acceso a los documentos
• Certificación ISO 9001 y similares: archivo de registros