El largo y tortuoso camino hacia la «oficina sin papeles».
Hay veces en las que uno se pregunta si los legisladores son torpes, poco lúcidos o simplemente no se enteran de nada. La otra alternativa es peor: sabotean con los reglamentos el «espíritu de la Ley» que están redactando.
Aclaro lo del «espíritu de la Ley», un comentario que me hizo hace años un abogado. Cuando se promulga (o dicta o lo que sea) una «Ley», hay un fin último que se espera conseguir. Centrándonos en las facturas, creo que todos estaremos de acuerdo que «el espíritu de la Ley» es favorecer la eliminación del papel en las empresas, y AAPP, dar pasos hacia la e-Administración, simplificar la gestión de las facturas de los proveedores, en definitiva. A los políticos se les llena la boca hablando de estas cosas, y los empresarios no dejamos de demandarlas, continuamente, aunque con un resultado desigual.
Así que, cuando empecé a leer la «Resolución de 24 de octubre de 2007» sobre homologación de software de digitalización de facturas lo hice convencido de que finalmente el legislador nos proporcionaba un medio para destruir las facturas en papel que todas las empresas guardamos en nuestros «viejos» archivos. Pero el legislador, y no solo Dios, escribe con renglones torcidos y conforme leía el contenido de la resolución se apagaba mi optimismo.
Aunque algunos se resisten a reconocerlo, la digitalización de las facturas recibidas ha fracasado. ¿Quién conoce a una empresa que haya escaneado sus facturas en papel y las haya destruido? Yo no conozco una sola empresa. Sí, hay casos, alguno conozco a través de un tercero. Pero son empresas muy grandes con decenas de miles de facturas de unos pocos proveedores. Hay casos aislados. Pero no se hace una norma para un 1% de los usuarios, si es que llega. La digitalización certificada ha fracasado, no se utiliza de forma generalizada, y el culpable no tiene remordimientos ni parece que vaya a hacer nada por cambiar la situación.
Volvamos a la redacción de la Ley. Pongámonos en situación. Soy una PYME, un despacho de abogados, un departamento de un Ayuntamiento, una clínica… con, digamos, 3.000 facturas de proveedores al año (nota para el despistado: estamos hablando de facturas recibidas, de gastos; de las otras, las emitidas, hablaré otro día).
Tenemos 3.000 facturas al año que ocupan 4 ó 5 archivadores en mi estantería. Al año. Como hay que guardar al menos 4 años, más el «corriente», el volumen ya es de cierta entidad. Las empresas que conozco, y son muchas por mi trabajo de desarrollo de software de gestión (que incluye facturación y contabilidad), reciben las facturas en papel, las introducen en su programa de contabilidad (proveedor, fecha, número, concepto, cantidad, IVA…), las numeran con un rotulador rojo en una esquina (para que se vea bien el número correlativo, del 1 al 3.000 cada año) y les hacen dos agujeros para archivarlas en su carpeta de anillas. Si este no es el proceso más común, por favor que alguien me lo diga.
El «espíritu de la Ley» (este parece un artículo sobre poltergeist) es sustituir estos archivadores por su «versión electrónica», por los ficheros en PDF o JPG o similar que representen una «imagen fiel» del documento en papel. Perfecto, todos estamos de acuerdo. Una copia «fiel», una firma electrónica para garantizar que no se modifican, un poco excesivo pero vale, lo acepto, y un «cierre» trimestral de la base de datos en la que los guardo para garantizar, otra vez, que nadie cambia nada. Bueno, un poco exagerados con la seguridad, pero hasta ahora vamos bien. ¡Y nuestro programa de gestión documental encaja perfectamente! Bien.
Pero entonces se le va la cabeza al legislador: «hay que introducir los datos representativos de cada factura»: proveedor, fecha (los de antes, no los repito). ¿Qué me estas diciendo? ¿Los datos de contabilidad? ¿Otra vez? Sí, TODOS los datos, introducidos de forma manual «para poder localizar las facturas por cualquiera de ellos». ¡Esto es absurdo! No quedamos en que estábamos sustituyendo un archivo en papel. ¿Acaso mi archivador me permite localizar las facturas en papel a partir de esos datos? Para eso YA TENGO MI PROGRAMA DE CONTABILIDAD. Si quieres la factura de un proveedor de hace 3 años, vas al programa de contabilidad y la localizas. Con el número, vas al archivador y la encuentras enseguida, para eso las tienes en orden y has escrito el número en rojo bien grande. Ahí sí tiene sentido meter todos estos datos porque son necesarios para los listados de IVA y Renta (o impuesto de Sociedades) y para la gestión de cobros y pagos. Pero ¿qué sentido tiene meter, de nuevo, todos estos datos ahora?
Lo que decía al principio: o el legislador no se entera de nada, o quiere sabotear el proceso que él debería facilitar. No lo puedo entender. No puedo comprender que se exija a los documentos electrónicos un nivel de seguridad y facilidad de gestión infinitamente mayor que a los documentos en papel que queremos sustituir. Así se entiende que España esté a la cola en la productividad, que las empresas y las AAPP no avancen hacia la e-Administración y que sigamos haciendo agujeros a las facturas y guardándolas en vetustos y polvorientos archivos.
En no sé cuantos artículos, folletos, conferencias y demostraciones los vendedores de estos programas homologados te explican que con un OCR zonal puedes capturar los datos de las facturas y ahorrar bastante tiempo de introducción. Para grandes volúmenes de facturas repetitivas puede ser muy efectivo, no para PYMES. Algunos programas han pensando sistemas más o menos ingeniosos para automatizar la entrada de estos datos. Todo esto es muy loable. Nosotros mismos quizás acabemos sacando una versión de ArchivaTech que lo haga, aunque no creo porque va en contra de nuestra visión del software que debe ser una herramienta de productividad: que te ayude a ahorrar tiempo de gestión. Es difícil justificar el tiempo necesario para destruir las facturas simplemente por el ahorro de espacio que representa. Yo, desde luego, no lo veo viable ni en mi empresas ni para la mayoría, si no la totalidad, de mis clientes.
Y, para terminar de dar la puntilla, resulta que el Ministerio de Economía y el de Justicia no se «entienden» entre sí. Si tienes un problema legal, un impago por ejemplo, puede que necesites la factura «original» porque el juez no tiene obligación de admitir como válido un documento escaneado que sí es válido para el inspector de Hacienda. ¡Con la Justicia hemos topado!
Así que, señores legisladores: a ver si se enteran de que el futuro es digital, la firma electrónica es mucho más segura que la manuscrita y la única forma de que las empresas e Instituciones españolas ganen en productividad es legislar con ánimo constructivo y «moderno» y no como nuestras abuelas lo harían.
Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal 
He leido tu articulo con interes, creo que tienes parte de razon en tus planteamientos pero te centras en un documento que esta «muerto».
La AEAT pondra todas las pegas del mundo para que el formato que utilices sea el papel tanto a la entrada como a la salida y por eso en la digitalizacion certificada de facturas existen esas «pegas» que bajo mi punto de vista no son tales pero… entiendo que para ti te puedan parecer.
Con mi software de gestion documental (que incorpora captura certificada) las facturas son guardadas de forma automatica sin utilizar OCR para leer las facturas, existen otras formas de hacer este trabajo. Leer los campos por OCR es obsoleto e ineficaz, estoy de acuerdo.
Sin embargo noto que eres un detractor de la digitalizacion certificada y que no le das la importancia que para nuestro sector tiene. Por poner un ejemplo y por no extenderme mas de la cuenta te dire que ultimamente muchos (muchos) Aytos estan utilizando esta tecnologia para sus registros de entrada (sevilla, valencia, dos hermandas, santa pola, etc..)
Hablamos pues de cientos de miles (o millones) de euros gastados en esta tecnologia para dar seguridad a los documentos digitalizados (que falta le hacen desde luego). ¿Crees que todos los deparatamentos de IT de estos Aytos, Diputaciones, Universidades se equivocan?
Me gustaria ver en tu blog algun comentario positivo sobre esta tecnologia que ha venido a dinamizar un sector que bajo mi punto de vista necesitaba ser revisado con urgencia con nuevos factores en cuanto a seguridad se refiere.
Por ultimo, homologa tu software YA en breve alguien se estara comiendo tu queso sin que te des cuenta.
Saludos.
Gracias por tu comentario, Luis.
En realidad estoy de acuerdo con la mayoría de las cosas que comentas. Fíjate que con quien me «meto», a quien critico, es al legislador que tan torpemente ha redactado un reglamento que parece más adecuado para frenar la eliminación de las facturas en papel que para fomentarlo.
Si pudiera, le diría todo esto en la cara para ver si cambian el reglamento y facilitan las cosas (no lo espero). O, al menos, si las tienen en cuenta para futuras leyes.
Porque lo que estamos todos (creo) esperando es que se amplíe la digitalización certificada a otros documentos: contratos, nóminas, recibos, escrituras… y ámbitos, no solo la AEAT.
En ese momento, que llegará, es cuando tenemos previsto homologarnos, si es que hace falta. Ya incorporamos firma electrónica y otras medidas de seguridad que proporcionan mucha mayor validez a los documentos que guardamos en nuestro software que a los «papeles» que se guardan físicamente. Ahora hay que conseguir que los jueces se enteren y las leyes lo contemplen.
Otro punto que te quería comentar es que nuestro nicho de mercado, y de lectores al que va dirigido este blog (no olvides su nombre) es el de PYMES principalmente, que no tienen un volumen de facturas recibidas suficiente para compensar un software específico y un procedimiento tan farragoso. Otra cosa será cuando puedan destruir cualquier papel, no solo las facturas de los proveedores.
Una duda antes de terminar: ¿a qué te refieres con el «documento muerto»?
Gracias y un saludo.
Hola a los dos, Luis Sarrai y Fernando Moreno-Torres.
Se me plantean una serie de cuestiones después de haber leído vuestras opiniones en el blog. En parte podría estar de acuerdo con algunas de las opiniones que exponéis, al igual que me gustaría me pudieseis aclarar una serie de dudas que me surgen a raíz de la lectura de dichos comentarios. Si os parece bien, escribiré primero a Fernando y a continuación lo haré con Luís
Fernando: Efectivamente, y te doy la razón, sería estúpido realizar en una empresa un doble picado de datos (los datos obligatorios para la Digitalización certificada y posteriormente en el programa contable) por el hecho de poder destruir las facturas en papel, pues conlleva una gran perdida de tiempo. Pero, ¿Y si tengo un programa me permite, una vez realizada la conservación de esas facturas con sus datos obligatorios asociados llevarlos a Contabilidad automáticamente sin tener que picar de nuevo esos datos? Te lo cuento porque así lo hago yo. Es verdad que hay que picar esos datos obligatorios para su conservación, pero es sólo 1 vez en la vida y el programa me va a permitir una gestión integra de esas facturas (informes, envíos, impresión, ventas, gastos…) Para mi, muy útil.
En cuanto al tema OCR, debemos ser muy claros. No todos valen (en términos de productividad real para el usuario). Recordad que hablamos del documento factura, documento semiestructurado. Los OCR que «pueden valer» tienen precios muy poco accesibles para la PYME si queremos una automatización real. Me hace gracia cuando te dicen «oye, que mi software tiene OCR para extracción de datos» o mi escáner tiene OCR ¿me vale para extraer dichos datos? Ok. Haced la prueba y me cuestas. Dos puntos aclarativos:
1º. El OCR es zonal te obliga a crear una plantilla por cada factura de proveedor. Trabajo arduo si tengo un nº importante de proveedores.
2º Una vez extraídos los datos ¿Serán correctos? Vamos a comprobarlo (esto suele llevarnos unos minutos) para ver si, por ejemplo, el 7 no es un 1 o si la barra que separa el nº de serie/tipo de la factura es otro dato.
El porcentaje mas halagüeño en efectividad del OCR zonal no supera el 40%, así que ya me contareis….Por supuesto, con esto no pretendo desanimar a los usuarios de estas aplicaciones que ya utilizan o desacreditar los OCR del mercado, pues no los conozco todos.
Tengo gran curiosidad por conocer la solución Archivatech.
Por último, decir que estoy totalmente de acuerdo con los muros que se encuentra esta ley y las diferentes administraciones, porque, nadie entiende que hacienda te permita la destrucción de la factura a efectos fiscales pero no la justicia si debes hacer entrega de dicho documento si tienes un problema legal.
De momento debemos conformarnos con lo que hay, pero espero y deseo que dicha ley se extienda a los diferentes ministerios y poderes (sobre todo el judicial que gran falta le hace) para poder dar un salto a la sociedad de la información y e-administración.
Luís: No entiendo muy bien el funcionamiento de tu software. Dices que tu software de gestión documental (que incorpora captura certificada), las facturas son guardadas de forma automática sin utilizar OCR para leer las facturas. ¿De forma automática? ¿Y como asocias los datos obligatorios a la imagen digitalizada para su conservación?
Si me lo explicas te lo agradecería.
Muchas gracias y espero vuestras respuestas.
Jaime
Hola Jaime: gracias por tu comentario, con el que no puedo estar más de acuerdo.
Me ha gustado y molestado a la vez tu comentario sobre la «exportación» de los datos al programa de contabilidad. Es, sin duda, la mejor opción y la tenemos contemplada si, finalmente, nos animamos a homologar nuestros programa. Me ha molestado porque ¡era un secreto! que no quería poner en el blog para no dar pistas a la competencia 😉
Obviamente te hago el comentario en tono informal porque la idea es bastante evidente y estoy seguro que, al igual que tú, otras empresas utilizan ese sistema. Curiosamente nosotros lo habíamos pensado «al revés», es decir, que se introdujeran los datos primero en el programa de contabilidad y se exportasen de él al de digitalización. El inconveniente es que hay que «entenderse» con programas de otras empresas, lo que no siempre es fácil.
Por lo demás, insisto en que estoy totalmente de acuerdo con lo que comentas y, por supuesto, te animo a conocer ArchivaTech. Hay un par de videos en la página Web y también lo puedes localizar en You Tube, buscando «gestión documental»: salen 1º y 2º. Pero es un poco antigua. Si quieres verlo, dímelo.
Hola Fernando: Muchas de nadas.
Estaré encantado de ver la demo de vuestro gestor documental.
En cuanto a la competencia, no debe preocuparnos en exceso, porque además de ser sana, hace que todos nos estrujemos más el cerebro y podamos ir diseñando aplicaciones que faciliten la vida al cliente final. Como digo yo siempre, la tarta es muy grande, y todos podemos coger una buena porción si somos avispados.
Hola de nuevo, nuestra gestion documental hace exactamente lo que dice Fernando, nos valemos de los datos contables para asociarlos a la gestion documental.
A si se aprovechan los datos introducidos, es la forma más eficaz de llevar a cabo una integracion de ambas plataformas a no ser que esten integradas ( me refiero a la contabilidad y la gestion) en nuestro caso solo pasa esto con la ERP que distribuye Clave Informatica (Elche) y nuestra gestión documental DigitalDOCU.
Saludos.
En nuestra empresa se envian todas las facturas se envian por email y las facturas que recibimos las escaneamos y archivamos. Recientemente han comprado un escaner Scan Snap de Fujitsu y va fenomenal porque reconoce, digitaliza y archiva cualquier tipo de documento.
Me encanta eso de «adicta al escáner». Y porque no has probado el «hermano mayor», el S1500, que es mucho, mucho más rápido.
Ahora la pregunta es: ¿una vez que has escaneado los documentos, los destruyes?
Y la otra pregunta, esta interesada, es: ¿guardáis los documentos electrónicos generados por el escáner en el disco duro, sin más?
¡Ojo con las copias de seguridad!
[…] en la práctica, no está funcionando. Al menos en las PYMES. Si quieres más detalles, consulta la entrada que escribí sobre este asunto hace unas […]
[…] a pesar de tener software propio susceptible de ser homologado por la AEAT. He comentado en alguna entrada anterior mis dudas sobre la efectividad práctica de esta medida y quien lo haya leído sabrá que no creo […]