Gestión Documental Para Gente (Casi) Normal

Dentro de la variedad de escáneres adaptados a las diferentes necesidades de digitalización, los diseñados para digitalizar libros constituyen un grupo muy especializado. Hay solo un puñado de fabricantes en todo el mundo y los más importantes estaban en el CeBIT, en un mismo pabellón, lo que es sin duda una ocasión perfecta para conocer el “estado del arte” de esta tecnología. De hecho, pasó por nuestro stand un viejo conocido de una empresa granadina que se dedica exclusivamente a digitalizar documentos y que va a la feria todos los años para conocer los nuevos modelos.

Todos hemos pasado alguna vez por el laborioso proceso de fotocopiar algunas páginas de un libro, proceso especialmente farragoso si se trata de un ejemplar voluminoso. El intento de cerrar la tapa de la fotocopiadora sobre un libro colocado boca abajo se solía saldar con una imagen bastante pobre, interior curvado y una gran mancha negra en uno o varios bordes. Lógicamente, cuando hablamos de digitalizar bibliotecas enteras es impracticable seguir este procedimiento y los ingenieros han desarrollado soluciones muy especializadas que dejan en la prehistoria el antiguo “sistema”.

La primera novedad que salta a la vista es que le han dado la vuelta al escáner: El libro queda en la mesa “cara arriba” y el escáner, el sensor, está encima. Precisamente en el “sensor” encontramos dos versiones o técnicas: una utiliza simplemente una cámara digital de fotos. Ni siquiera una cámara especial. En uno de los modelos se podía ver perfectamente que se trataba de una Canon Eos 40D. El libro está en un soporte horizontal y un brazo sujetaba la cámara a unos 80 cm de altura. Seguramente por esta disposición se llama “escáneres aéreos” a estos modelos.

La otra técnica es más “convencional”. Se baja un cristal sobre el libro, aplanando la superficie a escanear, y un sensor recorre el cristal, de forma similar a las antiguas fotocopiadoras. Sin entrar en detalles técnicos (los expertos no deben leer esta entrada, salvo para añadir algún comentario) parece claro que estos modelos escanean con mayor resolución que los que utilizan cámaras. Son más indicados para libros antiguos con imágenes, fotografías, planos o, en general, documentos en los que necesitamos un mayor detalle y calidad en la imagen. Los que utilizan cámaras son suficientemente “buenos” para reproducir libros y son mucho más rápidos (no hay movimiento mecánico) y económicos. Una vez más la necesidad debe condicionar la decisión.

Hay un detalle curioso que llama la atención a los no iniciados en este mundo: la superficie sobre la que se apoya el libro no es continua. Hay dos rectángulos separados por un hueco de varios centímetros en el que se coloca el lomo del libro y, más interesante aún, las dos superficies se mueven en vertical (como una báscula) para acomodar el mayor espesor de uno de los lados. En el peor de los casos, en las primeras o últimas páginas, puede haber una diferencia de 6, 7… 10 cm de altura. De esta forma se evita, o al menos reduce, la curvatura característica de las imágenes de libros gruesos o con una encuadernación poco flexible.

Hay un tercer grupo o categoría, que no sabría decir si es mejor o peor, en el que la superficie de apoyo del libro no es horizontal. Está formando una V, más o menos a 90 grados. En esta postura el libro no se tiene que abrir completamente y las imágenes de las páginas no se distorsionan en la mayoría de las situaciones. Estos escáneres tienen no una sino dos cámaras digitales y algunos modelos incluyen luces adicionales para garantizar una imagen de calidad. Los más avanzados incorporan incluso un sistema que pasa automáticamente las páginas. Resulta bastante curioso ver al brazo mecánico “aspirar” una página, pasarla al otro lado y retirarse. Entonces unas pequeñas guías aplanan las hojas, se fotografían las dos páginas y se repite el proceso, una y otra vez… No te pierdas el vídeo que hice en la feria.

Parece claro que si quieres digitalizar los protocolos de una notaría, los libros de un registro civil, o de la propiedad, una biblioteca, … ésta es la mejor elección. Aunque el precio sea superior, reducir un 20 ó 30% el tiempo empleado en cada hoja supondrá un gran ahorro si tienes por delante varios millones.