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Posts Tagged ‘gestion documental’

Gente contentaHay muchos estudios sobre las ventajas “objetivas” de utilizar un sistema de gestión documental “digital” frente al “clásico” archivo de los documentos en papel. Estudios detallados de los costes de un archivo en papel, uso de determinados metros cuadrados, tiempo para localizar un documento en el archivo, y para volverlo a guardar… Estudios que, inevitablemente, aconsejan digitalizar los documentos en favor de la agilidad de uso y ahorro de espacio de los archivos electrónicos.

Pero hay algo más. Al menos para mí que, como he comentado en varias ocasiones, soy un usuario habitual de nuestro propio programa de gestión documental. Tan habitual que lo utilizo prácticamente a diario.

Quizás yo no soy el usuario “tipo”, no porque haya desarrollado un programa de gestión documental, sino porque soy muy ordenado (hay quien usa la palabra “maniático”). Y claro, ese gusto por el orden, la limpieza y la casi obsesión (lo reconozco) por tener la mesa libre de papeles me convierte en un usuario predispuesto a disfrutar de las ventajas de un buen sistema de gestión de documento.

Pero el caso es que, usuario tipo o no, disfruto (literalmente) de mi programa casi todos los días. Y en muchos momentos. (más…)

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Información estructurada

Información estructurada

A los informáticos, especialmente a los que diseñamos bases de datos, nos encanta lo que yo llamo información estructurada. Creo que la expresión no es mía. Seguramente la he adoptado inconscientemente en algún momento. Pero lo importante es lo que significa.

Información estructurada son los datos que están perfectamente definidos y sujetos a un formato muy concreto. En una base de datos son campos con una definición específica: una fecha, un valor numérico en una factura, el tipo de IVA, el apellido de un cliente…

Son datos que responden a un diseño previo y no admiten ambigüedad. En el campo “nombre” pondrá “Fernando”, o “Enrique”, pero no un 27 ó la fecha de nacimiento. En la columna de tipo de IVA habrá un 21 (%), o un 18, 12 ó 7. Seguro que ahí no pone “Fernando”.

Por contra, la información desestructurada es todo lo contrario: libre y variada. El caso más extremo quizás sea una foto. Puede haber cualquier cosa: una flor, una montaña o tu perfil de Facebook. Otro ejemplo es un archivo guardado en un disco duro (o en un gestor documental): puede ser un contrato, una factura, una lista de tareas o, porqué no, una foto de tu novia.

Los programas más sencillos son los que trabajan solamente con información estructurada. Siempre pongo como ejemplo un programa de contabilidad. Tanto el diario de apuntes contables como el plan de cuentas forman la base de datos más sencilla imaginable. Es como una hoja Excel: fecha del apunte, valor, debe o haber y poco más.

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Digitalizar un archivoCon frecuencia, hoy mismo, me hacen la pregunta que da nombre a este post. Mi respuesta inicial es siempre la misma: “depende”. No de uno, sino de muchos factores. No se trata de evitar la respuesta sino de que las variables que influyen en el precio final son tantos y afectan tanto al valor que es literalmente imposible dar una estimación sin recabar más datos.

Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!

En la misma situación me encuentro con cierta frecuencia ante la pregunta del coste de digitalización de un archivo.

En realidad ya escribí con cierto detalle sobre este tema hace unos meses en un post anterior. No dejes de leerlo antes de seguir leyendo éste, porque lo escribo como una continuación de aquel.

Pero como complemento, voy a hacer algunos números más partiendo de los que ya hice en su día. (más…)

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Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo “físico” con lo “virtual”. Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)

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En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de “convertir” en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque “todo son ventajas” y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas “en general”: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? (más…)

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(Recuerda leer el post anterior antes que éste, que es la segunda parte)

Tras la primera selección del “tipo” de programa que buscas, que necesitas en tu empresa, deberías tener un grupo relativamente pequeño de programas entre los que elegir. Son programas que cumplen los requisitos imprescindibles para tí y cualquiera de ellos debería ser válido. Ahora se trata de elegir el mejor, el más adecuado de este grupo de elegidos.

Llevo más de 20 años oyendo decir que “todos los programas son iguales” pero esto no es así. Aunque un Fiat Panda y un Mercedes CLS tienen, ambos, 4 ruedas, un volante, un motor y te llevan a dónde tú quieres pero nadie, nadie, diría que “son iguales” (tampoco cuestan lo mismo), dos programas de ordenador pueden parecer iguales porque realizan las mismas funciones y cubren los mismos objetivos y, sin embargo, ser completamente diferentes en la práctica.

Y “la práctica” es el uso diario y el aumento en la productividad en la empresa. No olvidemos, que se olvida con frecuencia, que este software es, por encima de todo, una herramienta para facilitar el trabajo, para reducir el tiempo empleado en las tareas diarias. Seguro que no compras un coche por su hoja de características técnicas. Seguro que, como mínimo, vas a verlo en persona, a probar la comodidad de los asientos, el tacto de la palanca de cambios. Probablemente incluso te darás una vuelta antes de tomar la decisión final. Con el software pasa exactamente lo mismo.

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10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo “todas” es “todas”, incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su “archivo” tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

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