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Posts Tagged ‘gestion documental’

Hace unos días una lectora del blog me comentaba el (mal) uso que hacían algunos compañeros de trabajo de los documentos electrónicos que archivan en sus ordenadores. Por una parte, y como valor positivo, utilizan firma digital para mejorar la seguridad de los documentos (la famosa integridad, confidencialidad y demás características que aporta la firma digital). Pero a continuación guardaban estos documentos (archivos) en sus propios ordenadores. Cada uno con su propio sistema de clasificación, con sus claves personales. Cada uno a su manera.

Obviamente lo que ganan por un lado (firma) lo pierden por otro (archivo disperso). ¡Qué fácil es ver este error si lo comparamos con el clásico archivo físico de documentos en papel! me comentaba esta lectora. Y me parece un buen ejercicio. Comparar lo “físico” con lo “virtual”. Tratar de copiar las mejores cualidades del archivo en papel al implementar un sistema de archivo digital. Y evitar sus defectos o problemas.

Con esa guía en mente, voy a dar un repaso informal al que debería ser nuestro sistema de archivo digital ideal. (más…)

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En este blog siempre comento las ventajas de instalar un software de gestión documental para administrar los documentos que se manejan en la empresa, una vez que hemos dado el primer y fundamental paso de “convertir” en digitales aquellos que no lo sean. Doy por sentado que todo el mundo, todas las empresas y Administraciones, deberían instalar este tipo de software porque “todo son ventajas” y que el único motivo por el que no lo han hecho ya es por falta de tiempo (pocas veces) de presupuesto (a corto plazo, porque a la larga se ahorra dinero) o de ganas (ganas “en general”: falta de espíritu innovador, conformismo, rechazo al cambio… llámalo como quieras).

Sin embargo la realidad es que la mayor parte de las empresas (al menos las PYMES) y no digamos las Administraciones Públicas no tienen instalado un programa específico de gestión documental (al menos no el mío, pero creo que ni siquiera el de la competencia).

Si las bondades de este software son tan evidentes ¿cómo es que estas empresas aún funcionan? (más…)

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(Recuerda leer el post anterior antes que éste, que es la segunda parte)

Tras la primera selección del “tipo” de programa que buscas, que necesitas en tu empresa, deberías tener un grupo relativamente pequeño de programas entre los que elegir. Son programas que cumplen los requisitos imprescindibles para tí y cualquiera de ellos debería ser válido. Ahora se trata de elegir el mejor, el más adecuado de este grupo de elegidos.

Llevo más de 20 años oyendo decir que “todos los programas son iguales” pero esto no es así. Aunque un Fiat Panda y un Mercedes CLS tienen, ambos, 4 ruedas, un volante, un motor y te llevan a dónde tú quieres pero nadie, nadie, diría que “son iguales” (tampoco cuestan lo mismo), dos programas de ordenador pueden parecer iguales porque realizan las mismas funciones y cubren los mismos objetivos y, sin embargo, ser completamente diferentes en la práctica.

Y “la práctica” es el uso diario y el aumento en la productividad en la empresa. No olvidemos, que se olvida con frecuencia, que este software es, por encima de todo, una herramienta para facilitar el trabajo, para reducir el tiempo empleado en las tareas diarias. Seguro que no compras un coche por su hoja de características técnicas. Seguro que, como mínimo, vas a verlo en persona, a probar la comodidad de los asientos, el tacto de la palanca de cambios. Probablemente incluso te darás una vuelta antes de tomar la decisión final. Con el software pasa exactamente lo mismo.

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10 consejosHace unos días coincidía con un amigo abogado, del que ya he hecho algún comentario en este blog, y volvimos a comentar el (lamentable) estado de los papeles en su despacho. Tiene, literalmente, montañas de papeles por todas partes. Y cuando digo “todas” es “todas”, incluyendo su mesa, estanterías, sillas y suelo. ¡De su despacho! no solamente de su archivo. Tiene, además, cuatro trasteros llenos de papeles antiguos y cuando le piden un documento de su “archivo” tarda hasta dos días en encontrarlo, si es que lo encuentra.

Le pregunté por sus papeles, como si no me importara nada, y me confesó que siguen igual que la última vez que lo vi. Y pensé para mi: si me compra mi programa de gestión documental y me dice que le ayude a instalarlo en su bufete (que son 16 abogados) me meto en un buen lío. No sabría por dónde empezar. Confieso, un poco abochornado, que casi me alegré de que no me lo pidiera.

Luego, más tranquilamente, pensé en la mejor forma de afrontar un reto de este calibre. No es fácil. No es rápido. Pero se puede hacer. Hay varias formas de afrontarlo aunque quizás la mejor forma de digitalizar los archivos de un cliente tan complicado es planificarlo bien, y luego improvisar, para adaptarse a su forma de trabajar y hacer una transición al “mundo digital” lo menos traumática posible.

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El próximo jueves 18 de abril participo en un congreso de gestión documental en Bogotá. Hablaré de tres temas muy interesantes que ya he comentado ampliamente en este blog.

“Hacia un mundo digital: ¿Podemos destruir nuestros documentos en papel?”

Sin duda una pregunta “de moda” que, desafortunadamente, todavía no se puede contestar de forma afirmativa con rotundidad. Hace solo unas semanas comentaba la situación actual, en España, muy similar a la de Bogotá, por ejemplo. La conclusión es que los legisladores van, como siempre, muy por detrás de la “sociedad”, de la empresa privada. Por no hablar de los jueces, al menos los españoles, que viven rodeados de papeles y ajenos a las necesidades de un mundo “del siglo XXI”.

“Proyecto integral de digitalización”

Otro tema recurrente en este blog y en mis videos en mi canal de YouTube. La digitalización de los documentos es solo una parte de las tareas asociadas a un proyecto integral de sustitución de los “papeles” por documentos en formato electrónico. Antes de afrontar un proyecto en la empresa conviene ser consciente de que hay que contemplar otros aspectos que el mero “fotocopiado” de los documentos en papel.

“Programas de gestión documental”: Clasificación, Arquitectura, Características.”

Temas ya “clásicos” en este blog. De arquitectura de sistemas he hablado ampliamente en las últimas semanas porque es un tema interesante y bastante desconocido. No me repetiré porque solo tienes que echarle a un vistazo a esos posts. Sí adelante que tengo previsto un video con el contenido de esta presentación de Bogotá. (más…)

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Con frecuencia me consultan, a través de este mismo blog o en mi página Web, www.archivatech.es, sobre los pasos a dar para poner en marcha una “empresa de gestión documental”. Aunque es un asunto que he tratado “lateralmente” en varios post anteriores, voy a escribir uno específico para contestar a todos estos lectores interesados (y para ahorrarme algunas docenas de correos electrónicos de contestación).

Lo primero, sin duda: léete este blog. De arriba a abajo. No es imposible: un visitante del pasado SIMO me dijo que lo había hecho. Y no es broma. En estos 160 posts, escritos en los tres últimos años, hay mucha, mucha información interesante para alguien que quiere comenzar un proyecto relacionado con la gestión documental.

Lo segundo, si no lo has hecho hace un momento: léete el post “Las 5 patas de un proyecto de gestió documental” y visiona el video con detenimiento. Es un primer paso imprescindible: saber a qué “parte” de la gestión documental te quieres dedicar. Porque ese es el …

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Gestión documentalUno de mis lectores me plantea varias preguntas sobre un proyecto que va a presentar a un cliente y, específicamente, qué ventajas o inconvenientes tiene el enfoque de las “5 patas” frente al suyo. Creo que es un ejemplo interesante así que, tras pedirle su aprobación, le contesto “públicamente” para que pueda servir de ayuda para otras personas interesadas en proyectos similares.

Al final del post está su “propuesta”, que puedes consultar antes de leer las preguntas y respuestas, pero que intentaré reproducir en sus partes más importantes al contestar para ahorrarte esa consulta.

Estas son sus dudas:

1. Quisiera tu opinión con relación al sistema de gestión documental que te detallo líneas abajo y que se basa en 3 puntos, versus el sistema de gestión documental basado en las 5 “patas”.

Cuando comento en mi post que un proyecto “integral” tiene estas 5 “patas” o partes ya indico que no siempre son necesarios todos los “módulos”. En realidad, este que me plantea no está muy alejado, aunque hay algunas diferencias que me gustaría resaltar (y son válidas para cualquier proyecto). (más…)

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Balanza de costesObviamente la respuesta es SÍ o al menos esa es mi opinión. Pero hoy voy a intentar “convencer” a algunos aficionados recalcitrantes al papel impreso utilizando un razonamiento práctico, objetivo (si es posible) y exclusivamente económico. Para eso nada como la “teoría de juegos” de mi post anterior (léelo ahora mismo si no lo has hecho ya). Unas pocas cuentas (muy simplificadas) y una conclusión que, espero, sea positiva.

Instalar un sistema de gestión documental que me permita prescindir de los documentos en papel (o de la mayor parte de ellos) en mi trabajo diario es una decisión que tiene un coste importante. No solo la instalación inicial sino el tiempo de digitalización del archivo histórico y de los documentos nuevos que se van generando y recibiendo. El coste más “evidente” es el de adquisición de equipos (escáneres, un servidor nuevo, la licencia del programa, la formación inicial del personal…) Si montas software libre te puedes ahorrar la licencia pero probablemente te cueste más la formación (ya sabes mi opinión sobre el software libre :))

Sin embargo esto es lo de menos. (más…)

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Un caso de éxitoEn mis visitas a posibles clientes, con frecuencia me cuentan cómo han fracasado al intentar instalar un sistema de gestión documental. Es más corriente de lo que parece, probablemente porque poner en marcha un proyecto es más complicado de lo que parece.
No es fácil cambiar los hábitos de trabajo de todos los implicados, en una empresa o en una Administración Pública.
No se trata solamente de  instalar un programa y explicar cómo funciona. Es mucho más.

Por eso, cuando llamé hace unos días a un cliente al que instalamos nuestro software hace un año y me comentó lo contento que estaba y cómo se había librado de sus 10.000 expedientes, disfruté con sus comentarios, compartí su satisfacción y terminé la conversación con una agradable sensación del “deber cumplido”. Cuando el éxito cuesta, el premio sienta mejor.

Porque este “caso” tenía algunos problemas añadidos (en realidad siempre los hay) que hacían más fácil el fracaso, que casi lo justificaban.
Y ahora que la historia ha terminado bien, creo que es interesante repasar los aspectos más interesantes porque hay muchas enseñanzas que sacar que se pueden utilizar en situaciones similares.

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(Este post es la continuación de uno anterior que deberías leer antes, si no lo has hecho ya).

La solución para GoogleAntes de hablar de la solución me gustaría destacar que la falta de precisión en las búsquedas es un problema generalizado, presente en todos los sistemas de gestión de documentos. No solo se presenta en las búsquedas en Internet (la madre de todas las gestiones documentales) sino en muchas otras situaciones. El buscador de Google es un buen ejemplo, pero no es un caso aislado.

Por ejemplo, a escala local, en empresas o instituciones con bases de datos de cierto tamaño. Un investigador en un centro de referencia sobre el cáncer usa algunas palabras clave para localizar un artículo médico sobre determinadas proteínas y su efecto en el sistema inmunológico, y recibe 2.000 documentos como respuesta. Demasiados para echarles un vistazo. O yo mismo, si busco “MTC Soft” en mi programa de gestión documental, recibo cientos de documentos ya que es una palabra muy corriente en mi documentación. Cuanto mayor es la base de datos y más “popular” es la palabra que busco mayor es la lista de resultados que obtengo… y más tiempo necesitaré para encontrar el documento que me interesa.

El problema lo resume muy bien una frase que oí hace años hablando de Internet: “La información es poder, pero el exceso de información es caos“. (más…)

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